Konfiguracja aplikacji Dzienniki
Konfiguracja aplikacji Dzienniki odbywa się w Panelu sterowania i i może ją wykonać jedynie Administrator Biznesowy.
Dodanie, modyfikacja lub usunięcie dzienników
Domyślnie w systemie zdefiniowane są:
- Dziennik korespondencji przychodzącej
- Dziennik korespondencji wychodzącej
- Rejestr faktur przychodzących
- Rejestr faktur wychodzących
Aby zdefiniować nowe dzienniki lub dokonać modyfikacji już istniejących, przechodzimy do Panel sterowania -> Dokumenty -> Dzienniki.
Dodanie nowego dziennika
Aby utworzyć nowy dziennik, klikamy ikonę Nowy, wypełniamy wyświetlony formularz i klikamy Zapisz.
Uwagi do wypełniania wybranych pól
- Nazwa – nazwa dziennika, która będzie wyświetlana w panelu nawigacji
- Typ dziennika – do wyboru opcje Korespondencja oraz Faktura VAT – w zależności od dokumentów, które chcemy rejestrować w dzienniku.
- Rodzaj – do wyboru z listy: przychodzące, wychodzące i wewnętrzne. Rodzaj dokumentów, które będą rejestrowane w dzienniku.
- Nadrzędny – wybór, gdzie na drzewku z dziennikami ma się wyświetlić nowo dodany dziennik.
- Szablon numeracji – istnieje możliwość zdefiniowania własnego szablonu numeracji bądź edycji tego, który jest dostępny. Zostało to opisane w punkcje Zmiana szablonu numeracji.
- Znak akt – Jeśli dodatkowo chcemy, aby do numeru dopisywany był numer z JRWA.
- Jednostka rozliczeniowa – do wyboru zdefiniowane spółki w przypadku, gdy firma posiada więcej niż jedno miejsce wpływu i archiwizacji dokumentów.
- Stanowisko rejestracji – rejestracja nowego dokumentu za pomocą formularza rejestracji korespondencji umożliwia automatyczne przekazanie utworzonego dokumentu na wskazane w tym polu stanowisko.
- Uzupełniając pole Wyrażenie sortujące numer ewidencyjny ustalamy regułę, wedle której będą sortowane dane na liście w module Dzienniki w kolumnie Nr.
UWAGA
Po zapisaniu zmian, konieczne jest wylogowanie się i zalogowanie ponowne wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do dzienników (są w grupie KORESPONDENCJA – DZIENNIKI).
Edycja dziennika
Aby edytować dziennik:
- dwukrotnie klikamy nazwę dziennika na drzewku lewym przyciskiem myszy lub
- zaznaczamy go na drzewku, po czym klikamy przycisk Edycja.
Okno edycji dziennika jest takie samo, jak okno dodawania nowego.
Usuwanie dziennika
Dzienniki mogą być usuwane pojedynczo. Aby usunąć dziennik, zaznaczamy go na drzewku i klikamy ikonę Usuń. Następnie potwierdzamy chęć wykonania tej operacji klikając przycisk Tak w wyświetlonym oknie. Usunięte dzienniki nie mogą być przywracane.
Zmiana stanu licznika
Dla szablonów numeracji zawierających znacznik numer (np. numer w roku) możemy zmieniać stan licznika. Aby tego dokonać, zaznaczamy dziennik na drzewku, po czym klikamy ikonę Zmień stan licznika.
Zmiana szablonu numeracji
Numer ewidencyjny możemy modyfikować poprzez przejście do Panel sterowania -> Ogólne -> Szablony znaków, a następnie wyszukanie Szablonu numeru ewidencyjnego dla pism w rejestrze.
Szablon definiujemy za pomocą znaków, których lista znajduje się poniżej. Po wybraniu pozycji z tej listy i kliknięciu odnośnika wstaw umieszczonego obok, element zostanie dodany w polu Szablon. Separatory pomiędzy znakami wybieramy sami, wpisując je ręcznie. Separatorem może być np. znak / lub –.
Licznik resetuje się w zależności od zastosowanych znaczników, jeśli znaczniki zawierają w sobie licznik będzie resetowany według najmniejszego – jeśli w szablonie jest {DD} – licznik będzie resetował się codziennie jeśli w szablonie jest {MM} – licznik będzie resetował się co miesiąc jeśli w szablonie jest {RR} – licznik będzie resetował się co rok.
Konfiguracja wydruku kopert
Dodanie logo oraz znaczka możliwe jest poprzez wejście w Panel sterowania -> Dokumenty -> Konfiguracja wydruku kopert, a następnie wgranie zdjęcia logo oraz zdjęcia znaczka na serwer.
W panelu wyświetlony jest podgląd koperty z obecnie wybranymi grafikami. Aby wyświetlić Eksplorator obrazków i dodać/nadpisać grafikę, klikamy odnośnik przejdź w instrukcji.
Aby dodać plik, klikamy ikonę Dodaj w Pasku narzędzi i wybieramy plik z dysku. Ważne jest, aby:
- plik logotypu nazywał się logo.png
- plik znaczka nazywał się stamp.png
Konfiguracja dyspozycji / form wysyłki
Istnieje możliwość zdefiniowania nowych form wysyłki bądź uaktualnienia kosztów dla wybranych dyspozycji.
W tym celu przechodzimy do Panel sterowania -> Dokumenty -> Formy wysyłki i wyświetlamy zawartość słownika:
Po wyświetleniu dowolnej pozycji otrzymujemy formularz zawierający poniższe pola:
- W polu Nazwa wpisujemy rodzaj przesyłki, np. list polecony
- W polu Koszt podajemy cenę netto w walucie domyślnej z przecinkiem lub kropką.
- W polu Waga podajemy wagę przesyłki podając jednostkę, np. 5g
- Wartość w polu Lp. (liczba naturalna) decyduje o kolejności definicji na liście. Im większa liczba, tym dalsza pozycja.
- Jeśli w systemie zdefiniowano szablon „R-k” dla listu poleconego, możemy go wskazać na liście lub dodać po kliknięciu ikony .
- Zaznaczony checkbox Kurier sprawi, że opcja ta zostanie wyświetlona obok listy Dyspozycje na formularzu dokumentu, a koszt zostanie pobrany z pola Odbiorca.
- Opcję W książce zaznaczymy, jeśli korespondencja danego typu ma być drukowana w książce pocztowej.
Konfiguracja Kategorii dokumentów
Kategorie dokumentów możemy zdefiniować przechodząc w Panel sterowania -> Dokumenty -> Kategorie dokumentów i wyświetlając słownik.
Aby dodać nową kategorię wybieramy opcję Nowy i uzupełniamy pola zgodnie z poniższą podpowiedzią:
- Nazwa – nazwa wyświetlanej kategorii dokumentu
- Opis – opis jaki się automatycznie generuje na dokumencie po wybraniu danej kategorii dokumentu
- Domyślnie DO – uzupełniamy w przypadku, gdy chcemy aby wszystkie dokumenty z danej kategorii były przekazywane automatycznie do wybranego użytkownika.
- Typ dokumentu – w przypadku korespondencji wybieramy z listy Pismo.
