Intranet - Twoja baza aktualnej wiedzy w firmie

Przejrzysty dostęp do opublikowanych dokumentów

Kategorie dokumentów pozwalają na szybkie odnalezienie właściwego dokumentu wraz z metadanymi.

• Kategorie i filtry- łatwe wyszukiwanie.
• Często wykorzystywane dokumenty oznaczaj jako ulubione.
• Podgląd załączników bez pobierania.

Ekspresowa publikacja nowych zarządzeń

Dodaj załączniki, kategorie dokumentu, wskaż działy, grupy lub indywidualnie pracowników, którzy powinni się zapoznać z zarządzeniem
i gotowe!

• Kreator publikacji nowych zarządzeń.
• Obsługa wielu statusów: obowiązujący, wycofany, zmieniony, wygasły.
• Konfigurowalna metryka zarządzeń.

Udostępnianie zarządzeń

Z niektórymi zarządzeniami powinna zapoznać się cała firma.

Dla tego typu dokumentów szczególnie ważna jest intuicyjność i dostęp do wielu kanałów komunikacji.

• Pracownicy potwierdzają przyjęcie dokumentu jednym kliknięciem.
• Wiele kanałów informowania o nowych dokumentach: strumień powiadomień, powiadomienie mail, aplikacja mobilna.
• Potwierdzenie w historii, każdej czynności na dokumencie.

Wielostopniowy schemat akceptacji

Przygotowane nowe zarządzenie przed publikacją powinno zostać zatwierdzone?

System pozwoli w zautomatyzowany sposób zebrać wszystkie konieczne akceptacje!

• Konfigurowalna procedura obiegu zarządzenia.
• Automatyczna publikacja dokumentu po akceptacji.
• Możliwość wskazania zastępowanego dokumentu.

Łatwe zarządzanie i kontrola

W systemie dostępny jest przejrzysty raport zawierający listę użytkowników, którzy powinni
i którzy zapoznali się z zarządzeniami.

• Możliwość wysłania przypomnienia do użytkowników o opublikowanych już dokumentach: powiadomienie systemowe, mail, w aplikacji mobilnej.
• Definiowanie i zarządzanie grupami.
• Systemowe grupy zgodne ze strukturą organizacyjną.

Co to jest intranet w firmie?

Intranet w firmie jest wykorzystywany przede wszystkim jako platforma do komunikacji wewnętrznej i zarządzania pracownikami. To rozwiązanie daje naprawdę sporo możliwości, a jednocześnie sprawdzi się zarówno w średnich, jak i dużych przedsiębiorstwach. Warto też zaznaczyć, że w firmowym intranecie pracownicy znajdą bogate zasoby wiedzy, które znacznie ułatwią im wykonywanie codziennych obowiązków. Oprócz tego intranet pozwala stworzyć przyjazną przestrzeń, łączącą pracowników i kadrę zarządzającą. Tym samym znacznie usprawni rozwiązywanie ewentualnych problemów czy wątpliwości. Oprócz tego intranet stanowi miejsce wymiany wiedzy i doświadczeń, a do tego umożliwia ogłaszanie ważnych informacji.

Co zawiera nowoczesny intranet w firmie?

Bazę pracowników

Intranet stworzony dla przedsiębiorstwa bardzo często daje dostęp do bazy pracowników. W końcu w znaczący sposób ułatwia to znalezienie osób odpowiedzialnych za konkretne zadania czy po prostu zajmujących określone stanowiska. Wówczas komunikacja wewnętrzna staje się jeszcze sprawniejsza. W inteligentnym, a do tego dopasowanym intranecie pracownicy będą mieli dostęp nie tylko do imion i nazwisk, ale również do firmowych e-maili, numerów telefonów oraz zdjęć. To znacznie umożliwia natychmiastowe rozpoznanie pracownika.

Dokumenty firmowe

Z poziomu intranetu można zyskać dostęp do wielu przydatnych dokumentów typu regulaminy pracy, warunki wynagrodzenia czy nawet wzory wniosków urlopowych. Poszczególne przedsiębiorstwa dodają tam również wzory dokumentów firmowych. Sprzyja to automatyzacji pracy, a przede wszystkim znacznie ułatwia wykonywanie obowiązków, ponieważ pracownicy mają stały dostęp do najpotrzebniejszych dokumentów – nawet tych, które znajdują się w archiwum.

Intranet w firmie powinien być maksymalnie dostosowany do konkretnego działu lub struktury organizacyjnej. Dotyczy to również dostępu do dokumentów firmowych.

Baza wiedzy

W firmowym intranecie powinna znaleźć się baza wiedzy, która jest tak potrzebna szczególnie nowym pracownikom. Dzięki temu ich wdrożenie stanie się jeszcze szybsze i łatwiejsze. Zyskają wtedy wgląd do wszystkich niezbędnych informacji, a do tego otrzymają niezbędne informacje, dotyczące sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Istotne jest także to, że baza wiedzy jest dostępna przez cały czas, więc w każdej chwili nowi lub bardziej doświadczeniu pracownicy mogą uzupełnić swoją wiedzę, przypomnieć sobie regulamin firmy bądź zapoznać się ze zmianami, jakie zaszły w ostatnim roku.

Baza linków

Jedną z najchętniej odwiedzanych stron intranetu jest baza linków. W końcu to właśnie przy pomocy tej zakładki pracownicy bez problemu znajdą odpowiednie wnioski, podstrony czy po prostu artykuły. Wówczas zaprojektowany intranet stanie się jeszcze bardziej intuicyjny, a przede wszystkim naprawdę szybki w obsłudze – nawet dla nowych pracowników. Wystarczy tylko zadbać o to, żeby w takiej bazie znalazły się naprawdę różne odnośniki – od tych przenoszących do paneli logowania, aż po wewnętrzne strony firmowe czy po prostu do artykułów z potrzebną wiedzą. W ten sposób pracownicy nie będą musieli ręcznie zapisywać najpotrzebniejszych linków, bo znajdą je właśnie w tej bazie.

Możliwość składania wniosków

Intranet pomaga nie tylko w sprawniejszym obiegu dokumentów, ale również w składaniu wniosków. To znacznie skraca czas oczekiwania na odpowiedź, a przy okazji to wyjątkowo wygodna opcja zarówno dla pracowników, jak i dla kadry zarządzającej bądź działu HR. Poza tym ułatwia to porządkowanie dokumentów, ich archiwizowanie lub po prostu wypełnianie.

Aktualności i wydarzenia firmowe

Intranet stanowi system powiadomień i ogłoszeń, co znacznie ułatwia zwiększenie zaangażowania pracowników. Wystarczy, że znajdzie się tam funkcja do samodzielnego dodawania informacji – nie wszystkie muszą dotyczyć pracy, ale również sprzedaży prywatnych przedmiotów oraz tworzenia własnych wydarzeń, które mają zwiększać integrację między pracownikami.

Komunikacja wewnętrzna przy pomocy intranetu stanie się jeszcze bardziej kompletna, jeśli znajdą się tam aktualności i informacje z życia firmy. Szczególnie dobrze sprawdzają się fotorelacje z ważnych wydarzeń typu szkolenia, imprezy branżowe lub okolicznościowe przyjęcia. Warto również wyróżniać pracowników za ich osiągnięcia – prywatne i służbowe.

Jakie zalety ma intranet w firmie?

Oszczędność czasu

W firmie intranet przydaje się zawsze wtedy, gdy trzeba jeszcze lepiej zadbać o zarządzanie czasem. Z tym rozwiązaniem skutecznie jest gospodarowanie nim, a pracownicy staną się jeszcze bardziej produktywni. Znajduje się tam system powiadomień do, które mają wszyscy pracownicy. Dzięki temu w jednym, wspólnym miejscu są dodane wszystkie niezbędne informacje, a do tego system jest bardzo przejrzysty, co znacznie skraca czas szukania wiadomości, ich przetwarzania i wdrażania. To skutecznie przyspieszy realizację wielu procesów biznesowych.

Poprawa komunikacji między pracownikami a zarządem

W firmie intranet bardzo często jest wykorzystywany do usprawnienia kontaktów między pracownikami a kadrą zarządzającą. Ze strony managementu zazwyczaj jest to związane z publikowanie treści czy fotorelacji z życia firmy. Poza tym pomocny jest dodatkowy moduł z indywidualnym kalendarzem dla każdego pracownika, oraz dziennik korespondencji. To właśnie tam można umieszczać informacje dotyczące dni wolnych, godzinach pracy i wnioskach urlopowych. To poprawi efektywność zarządzania poszczególnymi projektami biznesowymi.

Szybki dostęp do informacji

Z poziomu intranetu pracownicy oraz kadra zarządzająca mają dostęp do wszystkich aktualnych czy nawet zarchiwizowanych informacji. Szczególnie pomaga w tym baza wiedzy bądź FAQ stworzony przez dział HR. To na pewno przyda się nie tylko nowym, ale również tym bardziej doświadczonym pracownikom.

Zaleta intranetu w firmie związana ze wglądem do informacji ma również nieco inny wymiar. Chodzi tu o możliwość szybkiego odbierania i wysyłania wiadomości w jednym miejscu. Jest to idealna alternatywa dla tradycyjnych e-maili bądź Google Drive.

Intranet w firmie pozwala redukować koszty

Bardzo ważną korzyścią intranetu jest możliwość zredukowania kosztów związanych z zarządzaniem. Nowoczesny system obiegu dokumentów w firmie ułatwia funkcjonowanie i przepływ wiadomości. Jednocześnie pełni funkcję e-mailu, newslettera i pozwala na aktualizowanie istotnych dokumentów w czasie rzeczywistym. Z pomocą intranetu można zorganizować zdalne szkolenie lub zebranie – bez względu na to, czy zespół pracuje zdalnie, czy stacjonarnie. Tym bardziej że system intranet można włączyć nawet na urządzeniu mobilnym.

Jakie narzędzia zapewnia intranet?

Bez względu na to, czy intranet w firmie jest „szyty na miarę”, czy wykorzystywane jest gotowe rozwiązanie, to i tak zostaną w nim uwzględnione najważniejsze narzędzia. To właśnie one sprawiają, że intranet stworzony dla przedsiębiorstwa spełnia najważniejsze funkcje. Wśród tych narzędzi warto wymienić:

• Narzędzia informacyjne – obejmuje to moduły, zawierające aktualne informacje o tym, co dzieje się w firmie. Dokładna forma zależy od rodzaju intranetu, ale często jest to system powiadomień, rozsyłany do pracowników.
• Narzędzia biznesowe – dotyczy to wszystkich elementów, które są niezbędne do prowadzenia działań biznesowych, czyli np. e-learning, służący do szkolenia pracowników, baza wiedzy, a także blogi prowadzone przez zatrudnione osoby.
• Narzędzia integrujące – są to elementy ułatwiające integrację pracowników, gdzie mogą podzielić się swoimi spostrzeżeniami, wiedzą oraz informacjami na swój temat. Zazwyczaj w tym celu wykorzystywana jest firmowa poczta e-mail, fora internetowe, chaty, ankiety oraz inne miejsca do wewnętrznej komunikacji.
• Narzędzia organizacyjne – tego typu moduły są szczególnie ważne dla pracodawcy i kadry zarządzającej, ponieważ obejmują spis firmowych procedur, zarządzenia dotyczące delegacji, badania opinii pracowników, elementy związane z księgowością lub samymi fakturami, a także kalendarze z firmowymi wydarzeniami, wnioski urlopowe bądź kontakty do nadrzędnych osób z poszczególnych działów.

Czy warto wybierać indywidualnie zaprojektowany intranet?

Skuteczny elektroniczny obieg systemu dokumentów i jeszcze lepsza komunikacja wewnętrzna – to wszystko zapewnia intranet w firmie. Jednak każde przedsiębiorstwo ma nieco inne wymagania. Dlatego gotowe rozwiązanie nie zawsze jest najlepszą opcją. Wówczas dużo skuteczniej sprawdzi się indywidualnie zaprojektowany intranet. Dzięki temu można zdecydować, jakie mają być funkcje tego systemu, a przede wszystkim określić dostęp, jaki mają mieć do niego poszczególni pracownicy. Warto też podkreślić znaczenie indywidualnie dopasowanego wyglądu – najlepiej, jeśli będzie odpowiadać identyfikacji wizualnej firmy. Jednak, że w wielu przypadkach taki spersonalizowany system powiadomień nie jest konieczny. Przede wszystkim dotyczy to dużych przedsiębiorstw, mających konkretne wymagania bądź branż ze specyficznymi produktami lub usługami Dlatego warto najpierw poznać narzędzia, jakie są oferowane w gotowym systemie, a potem zdecydować, czy ta opcja jest wystarczająca.

Jak stworzyć skuteczny intranet?

Nowoczesny wygląd

Pracownicy oraz management jeszcze chętniej będą korzystali z nowocześnie prezentującego się intranetu. Taki system zachwyci intuicyjnością, a także efektownym designem. Kluczowe znaczenie ma również intuicyjny i przejrzysty układ w połączeniu z atrakcyjnymi treściami.

Newsletter

Newsletter dla pracowników to niezastąpiony element skutecznego intranetu. Przy jego pomocy z łatwością można powiadomić inne osoby o nowych treściach, które zostały opublikowane. Poza tym przypomni o zbliżającym się wydarzeniu.

Wymiana opinii

W firmie intranet ma angażować pracowników i stworzyć dla nich strefę, gdzie będą mogli dzielić się swoimi wrażeniami czy opiniami. Właśnie z tego powodu warto postawić na system z możliwością komentowania wszystkich wpisów. Doskonale sprawdzi się też grupa dyskusyjna, ponieważ tam pracownicy z jeszcze większą pewnością przejdą do dzielenia się swoją wiedzą i zdobytymi informacjami.

Innowacyjne rozwiązania w firmie

Komunikacja wewnętrzna w firmowym intranecie to doskonała przestrzeń do zdobywania informacji na temat preferencji pracowników. Wystarczy, dodać tam ankiety lub rozpocząć dyskusję. Poznanie ich opinii na temat nowych rozwiązań czy innowacji, pozwoli na realizację oczekiwań obu stron – pracowników i kadry zarządzającej. To zapewni kolejne korzyści, a do tego pozwoli wypracować kompromis, który zyska uznanie wśród całego zespołu. Szczególnie jest to istotne, jeśli ma się zamiar zainwestować więcej pieniędzy w jakąś nowinkę. Niechęć pracowników może wpłynąć negatywnie na realizację zakładanych celów, ale znając ich opinie można się przed tym uchronić.