Konfiguracja konta pocztowego

Dodanie pierwszego konta email w systemie.

Chcąc korzystać z aplikacji poczta konieczne jest nadanie odpowiedniego uprawnienia użytkownikom, czyli dodanie ich do grupy POCZTA – DOSTĘP.

Przed przystąpieniem do wysyłania i odbierania wiadomości email, musimy odpowiednio skonfigurować klienta poczty email. Po wejściu do aplikacji Poczta e-mail po raz pierwszy system poinformuje nas, że może samodzielnie spróbować skonfigurować skrzynkę pocztową. Pojawia się okno z możliwością wpisania adresu email oraz hasła. Można także wskazać datę, od której system powinien pobrać dostępne na serwerze wiadomości e-mail. Wiadomości starsze niż wskazana data nie zostaną pobrane.

Po kliknięciu przycisku Utwórz konto zostanie ono dodane. Jeśli system nie był w stanie pobrać ustawień serwera poczty e-mail, aby wysyłać i odbierać wiadomości, może być konieczna ręczna konfiguracja szczegółowych ustawień konta pocztowego opisana w punkcje Zaawansowana konfiguracja.

Dodanie kont pocztowych dla pozostałych użytkowników.

Z konta Administratora Biznesowego istnieje możliwość skonfigurowania kont pocztowych dla pozostałych użytkowników bez konieczności logowania się na ich konta. Aby użytkownicy mogli korzystać z aplikacji poczta konieczne jest nadanie im odpowiedniego uprawnienia, czyli dodanie ich do grupy POCZTA – DOSTĘP.

W tym  przypadku, po zalogowaniu się na konto Administratora Biznesowego przechodzimy do Centrum -> Pracownicy -> Konta użytkowników, otwieramy okno użytkownika, a następnie wybieramy zakładkę Konta Pocztowe.

Po wybraniu przycisku Dodaj pojawia się okno z możliwością wpisania adresu email oraz hasła. Można także wskazać datę, od której system powinien pobrać dostępne na serwerze wiadomości e-mail. Wiadomości starsze niż wskazana data nie zostaną pobrane.

Po uzupełnieniu wymaganych danych i wybraniu przycisku UTWÓRZ KONTO, dodane konto pocztowe pojawi się na liście.

Dwukrotnie klikając w konto pocztowe znajdujące się na liście lub zaznaczając je i wybierając przycisk Edytuj, możemy przejść do zaawansowanej konfiguracji.

Zaawansowana konfiguracja

Do skonfigurowania konta pocztowego potrzebujemy poniższych informacji zawartych na zakładkach Ogólne, Serwery, Foldery specjalne.

Zakładka Ogólne:

Zakładka ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące skonfigurowanego konta pocztowego dotyczące nazwy konta oraz imienia i nazwiska użytkownika. Ponadto:

• W polach Adres e-mail oraz Zwrotny adres e-mail podajemy pełny adres naszego konta email.
• Zaznaczony checkbox Konto synchronizowane oznacza, że wiadomości będą synchronizowane automatycznie. Jeśli opcja pozostanie niezaznaczona, reguła będzie obowiązywała podczas synchronizacji automatycznie wyzwalanej z przeglądarki (opcja Wyślij / Odbierz)
• Jeśli korzystamy z konta, które nie jest naszym kontem służbowym, możemy zaznaczyć checkbox Konto prywatne. Adres taki nie będzie wyświetlany jako podpowiedź podczas wpisywania adresu odbiorcy przez naszych współpracowników.
• Jeśli chcemy otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach w pasku Windows (Notifier), zaznaczamy opcję Powiadamiaj o nowych wiadomościach.
• W sekcji Szablon i stopka wybieramy szablon zdefiniowany w Ustawieniach aplikacji. Szablonem nazywamy pewien układ zawierający np. logo firmy i dane teleadresowe firmy. Dane takie jak: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu komórkowego, wpisane w polu Stopka wiadomości, wraz z szablonem stworzą pełną stopkę.

Zakładka Serwery:

Najważniejsza zakładka podczas konfigurowania konta pocztowego – uzupełniamy tu informacje o hoście i portach serwera pocztowego oraz uzupełniamy dane do logowania – login i hasło.

Zakładka Opcje:

Dostępne opcje dotyczą:

• Archiwizowania wiadomości – opisane zostały w rozdziale: Dodatkowe opcje konfiguracyjne konta pocztowego – Archiwizacja wiadomości
• Opcje synchronizowania:
  • Wybierając odpowiednią opcję z listy Flagi „przeczytane” możemy określić, czy pobrane z serwera pocztowego wiadomości mają zostać przeniesione do systemu jako nieprzeczytane, czy zgodnie ze stanem z serwera – oznaczone jako przeczytane lub nieprzeczytane.
    Wybór opcji synchronizuj powoduje automatyczną synchronizację flag z wartością na serwerze, pozostałe działają tylko w momencie pobierania wiadomości i nie są już później synchronizowane!
  • Z listy Usuwane wiadomości wybieramy, co ma się stać z usuwaną wiadomością
  • Pole Optymalizuj dla pozostawiamy puste. W sytuacjach awaryjnych (np. kiedy przychodzące wiadomości są puste) możemy wybieramy z listy rodzaj serwera – po uzgodnieniu z informatykiem.
  • Jeśli nasza skrzynka na serwerze zawiera wiadomości z kilku lat, możemy – w polu Zakres synchronizacji – podać datę, od której wiadomości mają zostać pobrane do systemu

Zakładka Foldery

Aby odwzorować drzewko folderów z serwera i wyświetlić je w panelu nawigacyjnym Foldery, klikamy przycisk Odśwież. Na wyświetlonym drzewie możemy dokonywać kolejnych operacji:

• Dodanie nowego folderu na serwerze pocztowym
• Dodanie nowego folderu lokalnie (nie będą widoczne na serwerze pocztowym)
• Dodanie nowego folderu wyszukiwania, inaczej filtry wiadomości, czyli katalogi, w których przechowywane są wiadomości spełniające określone kryteria, np. wiadomości niewykonane.
• Edycja folderu
• Usuwanie folderu
• Subskrybuj i odsubskrybuj folder – Domyślnie wszystkie zaimportowane foldery są synchronizowane. Możemy jednak te ustawienia zmienić. Jeśli np. nie mamy potrzeby pobierania wiadomości z określonego folderu z serwera pocztowego, możemy wskazać taki katalog na drzewku i wybrać opcję odsubskrybuj. Po zapisaniu nazwa folderu będzie wyszarzona. Aby przywrócić synchronizację, zaznaczamy wyszarzoną pozycję na liście i wybieramy opcję subskrybuj folder.
• Foldery IMAP pozwala na subskrybowanie wybranych folderów z serwera. Po wybraniu tej opcji zostaje wyświetlone drzewo folderów z serwera. Elementy oznaczone na niebiesko są już synchronizowane, natomiast czerwone nie.
• Ustaw wysoki priorytet synchronizacji pozwala na synchronizowanie wybranych folderów z większą częstotliwością niż pozostałe. Są to katalogi o tzw. wysokim priorytecie. Na drzewku ich nazwy wyróżnione są kolorem czerwonym. Domyślnie takim folderem jest Skrzynka odbiorcza (INBOX).
• Ustaw niski priorytet synchronizacji pozwala na synchronizowanie wybranych folderów z mniejszą częstotliwością niż pozostałe.

Zakładka Foldery Specjalne

Na potrzeby konfiguracji w zakładce Foldery specjalne wystarczające jest kliknięcie przycisku Ustaw domyślne.

Po wypełnieniu powyższych danych, klikamy przycisk OK.

Zakładka Reguły

Zakładka pozwala na zdefiniowanie reguł (spam) dokładna jej funkcjonalność została opisana w rozdziale Definiowanie reguł spam.