Ustawienia aplikacji

Modyfikacja ustawień dostępna jest tylko dla użytkownika posiadającego rolę (przynależącego do grupy) INTRANET – ZARZĄDZANIE.

Kategorie

Słownik / rejestr kategorii pozwala na klasyfikację dokumentów, co ułatwia pracownikom ich późniejsze wyszukanie. Dla każdej z kategorii  można osobno określić, czy dla opublikowanego  dokumentu wymagane jest potwierdzenia przyjęcia. Słownik kategorii umożliwia tworzenie struktury drzewiastej (dodając kategorię można wskazać kategorię nadrzędną). Struktura drzewiasta słownika kategorii umożliwia W przypadku, gdy w Intranecie jest publikowana dokumentacja z różnych działach, często opracowywanych na potrzeby własne, można dodać osobne kategorie w których zarządzanie zostanie przypisane odrębnemu zespołowi (grupie). Innym przykładem wykorzystania  dodatkowych atrybutów  może być kategoria Tablica ogłoszeń. W kategorii takiej każdy z pracowników może dodać własne ogłoszenie, które skierowane jest do innych współpracowników np. informacja o zamkniętym bufecie, czy ograniczonym funkcjonowania archiwum zakładowego. Dokumenty publikowane w kategoriach nie mających charakteru formalnego, można udostępnić szerszej grupie pracowników oraz wyłączyć dla nich konieczność potwierdzania przyjęcia przez adresatów.

Dodanie nowej kategorii

1. Przejść do modułu Intranet.
2. Kliknąć na ikonie Ustawienia aplikacji (pasek narzędzi nad listą pozycji). Otwarte zostanie okno z Rejestry zawierające obszary konfiguracji aplikacji.
3. Kliknąć na przycisk OTWÓRZ dla sekcji Kategorie. Otwarte zostanie okno z listą pozycji rejestru Kategorie.
4. Kliknąć na ikonie Dodaj (pasek narzędzi nad listą pozycji).
5. Uzupełnić pola: Nazwa, Kolejność. 
6. Kliknąć na przycisk ZAPISZ.

 

Grupy pracowników

Możliwość definiowania grup pracowników, którym będą udostępniane dokumenty. W wykazie widoczne są tylko grupy, które:

• dodane zostały w ramach aplikacji Intranet
• systemowe, tworzone na podstawie struktury organizacyjnej (skład grupy tworzony jest automatycznie).

Grupy tworzone w oparciu o strukturę organizacyjną wyróżnione są ikoną . Standardowo w systemie zdefiniowana jest grupy:

• Pracownicy – systemowa zawierająca wszystkich pracowników
• INTRANET – TWORZENIE DOKUMENTÓW – pracownicy posiadający uprawnienie dodawania i publikacji dokumentów
• INTRANET – ZARZĄDZANIE – pracownicy posiadający rozszerzone uprawnienia do zarządzania publikowanymi dokumentami.

Modyfikacja opisu grupy lub jej składu możliwa jest tylko dla grup tworzonych w ramach aplikacji tzn. nie jest możliwa da grup systemowych). Więcej o grupach domyślnych opisane zostało w artykule: Zarządzanie uprawnieniami.

Dlaczego powinno się stosować grupy przy publikacji dokumentu?

Każda nowa osoba rozpoczynająca race powinna zapoznać się z szeregiem dokumentów począwszy od  organizacyjno-prawnych tj. regulamin pracy, a skończywszy na  instrukcjach dla zajmowanego stanowiska. Zamiast przekazywać nowej osobie szereg dokumentów, można je opublikować w Intranecie ze wskazaniem grup adresatów (np. regulamin pracy – grupa adresatów Pracownicy). Adresując regulamin pracy grupie systemowej Pracownicy, uzyskujemy to, że każdy nowy pracownik logując się do systemu,  będzie go widział na liście dokumentów do potwierdzenia – jeszcze nie potwierdził jego przyjęcia. Analogicznie, gdy pracownik zostanie usunięty z grupy, wówczas automatycznie dokumenty, których adresatem była dana grupa, przestaną być dla niego widoczne w module Intranet.

Dodanie nowej grupy

1. Przejść do modułu Intranet. 
2. Kliknąć na ikonie Ustawienia aplikacji (pasek narzędzi nad listą pozycji). Otwarte zostanie okno z Rejestry zawierające obszary konfiguracji aplikacji.
3. Kliknąć na przycisk OTWÓRZ dla sekcji Grupy pracowników. Otwarte zostanie okno z listą pozycji rejestru Kategorie.
4. Kliknąć na ikonie Dodaj (pasek narzędzi nad listą pozycji).
5. Uzupełnić pole: Nazwa.
6. Kliknąć na przycisk ZAPISZ (grupa nie posiada jeszcze pracowników, kontynuować czynności zgodnie z opisem Dodanie pracownika do składu grupy od pkt. 3).

Dodanie pracownika do składu grupy

1. Wyświetlić wykaz grup (wykonać kroki 1-3 zgodnie z opisem Dodanie nowej grupy).
2. Odszukać grupę i dwa razy kliknąć na wybranej pozycji wykazu grup.
3. W formularzu edycji grupy:
   1. Kliknąć na zakładce Pracownicy
   2. Z listy pracownicy (po lewej) zaznaczyć pracownika
   3. Kliknąć na ikonie  Dodaj zaznaczone do listy użytkowników należących do grupy.

Usunięcie pracownika ze składu grupy

1. Wyświetlić wykaz grup (wykonać kroki 1-3 zgodnie z opisem Dodanie nowej grupy).
2. Odszukać grupę i dwa razy kliknąć na wybranej pozycji wykazu grup.
3. W formularzu edycji grupy:
   1. Kliknąć na zakładce Pracownicy
   2. Z listy Do grupy należą pracownicy (po prawej) zaznaczyć pracownika
   3. Kliknąć na ikonie  Usuń zaznaczone … .

Zaplanowane zadania

Aplikacja ma wbudowane dwa zadania:

• przypomnienia – wysyłanie przypomnienia o dokumentach, które wymagają potwierdzenia odczytania.
• zmiana statusu – aktualizacja statusu dokumentu w zależności od daty jego obowiązywania (ważności) np. z OBOWIĄZUJĄCY na  WYGASŁY (więcej o statusach  opublikowanych w artykule Intranet dla dociekliwych).

Zadania wykonywane są automatycznie w określonym przez zarządzającego aplikacją harmonogramie.  W razie potrzeby, zarządzający aplikacją, może również samodzielnie uruchomić dane zadanie.

Zmiana harmonogramu wysyłania przypomnień

1. Przejść do modułu Intranet.
2. Kliknąć na ikonie Ustawienia aplikacji (pasek narzędzi nad listą pozycji).
3. W obszarze Zaplanowane zadania kliknąć na przycisk PRZYPOMNIENIA.
4. Wybrać dni tygodnia i ustalić godzinę, o której ma być wysyłane przypomnienie.
5. Kliknąć na przycisk WYKONAJ.

Wysłanie przypomnień adhoc

1. Przejść do modułu Intranet.
2. Kliknąć na ikonie Ustawienia aplikacji (pasek narzędzi nad listą pozycji).
3. W obszarze Zaplanowane zadania kliknąć na przycisk PRZYPOMNIENIA.
4. Zaznaczyć opcję Wyślij przypomnienia teraz.
5. Kliknąć na przycisk WYKONAJ.

Przypomnienie zostaną wysłane do każdego pracownika, który nie potwierdził przyjęcia choć jednego dokumentu. W przypadku, gdy powiadomienia są wysyłane w formie wiadomości email, pracownik otrzyma jedną wiadomość z listą dokumentów, które wymagają potwierdzenia przyjęcia. Zobacz również: Jak wysłać przypomnienia dla wybranego dokumentu.

Powiadomienia

Powiadomienia są wysyłane do pracowników, gdy:

• jest publikowany nowy dokument,
• wykonywane jest zadanie przypomnienia.

Powiadomienia mogą być wysyłane pracownika za pomocą jednego z dwóch kanałów:

• powiadomienia systemowe – widoczne dla zalogowane użytkownika
• wiadomości email

Formę powiadomienia zależy od modelu pracy w systemie Ready_™. W sytuacji, gdy pracownicy obsługują pocztę email poza systemem, zaleca się ustawienie kanału wiadomość email.

Włączenie wysyłanie powiadomień na adres email

1. Przejść do modułu Intranet.
2. Kliknąć na ikonie Ustawienia aplikacji (pasek narzędzi nad listą pozycji).
3. W obszarze Powiadomienia kliknąć na przycisk ZMIEŃ.
4. Z listy kanałów powiadomień, wybrać wartość wiadomość email. 
5. Kliknąć na przycisk ZAPISZ.