Pracownik tworzy w systemie Ready_™ dokument, którego treść ma zostać zatwierdzona i uzyskać akceptację kierownictwa przed jego publikacją w Intranecie. Dla dokumentu uruchamiana jest procedura, która przejmuje kontrolę nad przebiegiem dokumentu oraz automatyzuje czynności wykonywane w systemie.
Procedura składa się z czterech etapów oraz czynności automatycznych wykonywanych w określonych ścieżkach
- PRZYGOTOWANIE – utworzenie dokumentu i wybranie osoby zatwierdzającej merytorycznie jego treść oraz zespołu akceptantów (osób, bez których aprobaty / podpisu dokument nie można uznać za obowiązujący.
- ZATWIERDZENIE – podpisanie / parafowanie dokumentu przez kierownika komórki merytorycznego (przygotowującego, odpowiedzialnego za merytoryczną treść dokumentu)
- AKCEPTACJA – aprobata / podpisanie treści dokumentu przez osoby wskazane na etapie PRZYGOTOWANIE. Etap ten będzie wykonywany tyle razy, ile wybrano osób mających zaakceptować dokument . Jeżeli dla dokumentu nie wybrano osób akceptujących, etap ten jest pomijany.
- PUBLIKACJA – w zależności od ustawionych parametrów na 1 etapie publikacja może zostać wykonana automatycznie (etap zostanie pominięty).
Dla każdego etapu przewidziany został mechanizm podjęcia decyzji pozytywnej lub negatywnej.
Podjęcie decyzji pozytywnej. Powoduje przejście do następnego etapu, a w przypadku ostatniego (trzeciego) etapu zakończenia procedury.
Podjęcie decyzji negatywnej powoduje wycofanie procedury do etapu 1, a w przypadku etapu 1, anulowanie zakończenie procedury.
Wszystkie kroki tej procedury będą zapisane w Historii dokumentu i są prezentowane w metryce dokumentu.
Od chwili przekazania dokumentu do zatwierdzenia, treść dokumentu nie może być zmieniana. Można tylko edytować metrykę.
Po opublikowaniu dokumentu metryka również jest blokowana. Zmiana rozdzielnika jest realizowana poprzez proces Publikacji dokumentu uruchomiany poza procedurą. Ponowna publikacja dokumentu wysyła mailowo informację o tym dokumencie, do wszystkich osób, które jeszcze nie potwierdziły jego przyjęcie, w szczególności do osób, które zostały dodane do rozdzielnika.
Jeżeli zajdzie konieczność zmiany treści uruchamiany jest proces: Aktualizacja treści dokumentu. W ramach tego procesu jest wywołana funkcja NOWE WYDANIE, która tworzy nowy dokument będący kopią dokumentu źródłowego. Dla nowego dokumentu również uruchamiana jest procedura zatwierdzania i akceptacji.
Dla etapów 2. ZATWIERDZENIE, 3. AKCEPTACJA ustawiono możliwość potwierdzenia poprzez aplikację mobilną. Funkcjonalność jest aktywna, gdy użytkownik dla którego przewidziano wykonanie danego etapu ma zainstalowaną na urządzeniu mobilnym aplikację Read_ oraz zarejestrował urządzenie w systemie.
Schemat procedury
Opis procedury
1. Przygotowanie dokumentu
Pracownik odpowiedzialny za przygotowanie treści dokumentu, tworzy nowy dokument wewnętrznym, (opisuje dokument, dodaje załączniki). Po zapisania dokumentu, uruchamiana jest procedura na etapie PRZYGOTOWANIE. Z prawej strony formularza dokumentu wyświetlany jest panel procedury, który zawiera dodatkowe parametry:
- Zatwierdzający – parametr obowiązkowy, należy wybrać pracownika merytorycznie zatwierdzającego treść dokumentu
- Akceptujący – parametr fakultatywny, można wskazać osoby akceptujące dokument, bez których zgodny / podpisu dokument nie ma charakteru formalnego, obowiązującego.
- opcja: Opublikuj automatycznie po zatwierdzeniu / akceptacji dokumentu – domyślnie opcja jest zaznaczona i etap 4 PUBLIKACJA pominięte, a czynności publikacji zostanie wykonana automatycznie.
Decyzja D-1
Aby zakończyć etap należy podjąć decyzję (wybrać ścieżkę procedury), czy dokument ma być przekazany do zatwierdzenie, czy procedura ma zakończyć działanie.
Warunek W-1
Sprawdzenie, czy:
- dokument posiada załącznik (plik)
Jeżeli warunek nie jest spełniony, wówczas procedura jest zatrzymana (zawraca do etapu 1).
1.1 Przekaż do zatwierdzenia
Czynność automatyczna, wykonująca operacje:
- Zmiana statusu dokumentu na PRZEKAZANY DO ZATWIERDZENIA
- Przekazanie dokumentu na stanowisko osoby wybranej jako Zatwierdzający.
Od tego momentu nie ma możliwości zmiany dokumentu – dodania załączników itp. Można tylko aktualizować jego metrykę np. rozdzielnik.
2. Zatwierdzenie dokumentu
Osoba wyznaczona do zatwierdzenia dokumentu otrzymuje wiadomość email, zawierającą załączniki dokumentu oraz przyciski ZATWIERDZAM, ODRZUĆ.
Alternatywnie na urządzeniu mobilnym otrzymuje powiadomienie o nowym dokumencie oczekującym na akceptację. W aplikacji mobilnej w module Worklow wyświetlane są przyciski ZATWIERDZAM, ODRZUĆ oraz załączniki dokumentu.
Decyzja D-2:
Aby zakończyć etap należy podjąć decyzję, czy dokument ma zostać zatwierdzony (przejście do czynności 2.2 Zatwierdzenie dokumentu) , czy odrzucony (przejście do czynności 2.1 Odrzucenie dokumentu).
2.1 Odrzucenie dokumentu
Czynność automatyczna, wykonująca operacje
- Zmiana statusu dokumentu na ODRZUCONY.
- Powiadomienie osoby uruchamiającej etap PRZYGOTOWANIE o odrzuceniu dokumentu
Po zakończenia czynności następuje przejście do etapu 1. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTU. Status dokumentu ODRZUCONY umożliwia jego edycję.
2.2 Zatwierdzenie dokumentu
Czynność automatyczna, wykonująca operacje:
- Zmiana statusu dokumentu na ZATWIERDZONY
- Dodanie potwierdzenie przyjęcia dokumentu.
- Wysłanie wiadomości email do osoby przygotowującej dokument z informacją o jego zatwierdzeniu.
Po zakończeniu czynności następuje sprawdzenie warunku W-2.
Warunek W-2
Sprawdzenie, czy wybrano osoby akceptujące dokument? Jeżeli wybrano choć jedną osobę następuje automatyczne przejście do etapu 3 AKCEPTACJA. W przeciwnym wypadku procedura przechodzi do czynności Zakończenie procedury (dokument nie jest publikowany automatycznie).
Po zakończeniu procedury (w przypadku gdy nie wybrano akceptującego) dokument może zostać opublikowany „ręcznie”.
3. AKCEPTACJA
Osoby wybrane jako akceptujący otrzymują wiadomość email zawierającą załączniki dokumentu oraz przyciski AKCEPTUJĘ, ODRZUĆ.
Alternatywnie na urządzeniu mobilnym otrzymują powiadomienie o nowym dokumencie oczekującym na akceptację. W aplikacji mobilnej w module Worklow wyświetlane są przyciski AKCEPTUJĘ, ODRZUĆ oraz załączniki dokumentu.
Decyzja D-3
Aby zakończyć etap należy podjąć decyzję D-3, czy dokument ma zostać zaakceptowany (przejście do czynności 3.1 Akceptacja dokumentu), czy ma zostać odrzucony (przejście do czynności: 2.1 Odrzucenie dokumentu).
3.1 Akceptacja dokumentu
Czynność automatyczna wykonująca operacje:
- Zmiana statusu dokumentu na ZAAKCEPTOWANY
- Usunięcie osoby z listy osób mających zaakceptować dokument
- Dodanie potwierdzenie przyjęcia dokumentu.
- Wysłanie wiadomości email do osoby przygotowującej dokument z informacją o jego zaakceptowaniu.
Po zakończeniu czynności następuje przejście do warunku W-3
Warunek W-3
Sprawdzenie, czy lista osób mających zaakceptować dokument jest pusta (czy wszystkie wyznaczone osoby zaakceptowały dokumenty). Jeżeli tak, to następuje przejście do warunku W-4. W przeciwnym przypadku, procedura jest zawraca do etapu 3 (dokument oczekuje na akceptację pozostałych osób).
Warunek W-4
Sprawdzenie, czy w parametrach dla 1 etapu zaznaczono opcję Opublikuj automatycznie po zatwierdzeniu / akceptacji dokumentu. Jeżeli tak, to następuje przejście do czynności automatycznej 4.1 Publikacja dokumentu. Jeżeli nie, procedura jest kierowana do etapu 4 PUBLIKACJA.
4. PUBLIKACJA
Decyzja D-4
Aby zakończyć etap należy podjąć decyzję, czy dokument ma zostać opublikowany (przejście do czynności 4.1 Publikacja dokumentu), czy zakończyć procedurę bez publikacji.
Warunek W-5
Sprawdzenie, czy dla dokumentu został określony rozdzielnik (grupy, pracownicy którym dokument ma być udostępniony / rozesłany). Jeżeli tak, to następuje przejście do czynności automatycznej 4.1 Publikacja dokumentu. Jeżeli nie, procedura jest kierowana do etapu 4 PUBLIKACJA.
4.1 Publikacja dokumentu
Czynność automatyczna wykonująca operację:
- Publikacja dokumentu w Intranecie (zablokowanie edycji metryki dokumentu, zmiana statusu dokumentu na OBOWIĄZUJĄCY, rozesłanie powiadomień do osób z rozdzielnika, które jeszcze nie potwierdziły przyjęcie dokumentu).
- Wysłanie wiadomości email do osoby przygotowującej dokument z informacją o jego publikacji.
Zakończenie procedury
Czynność ta kończy procedurę.
