Szablony księgowań są mechanizmem służącym do generowania zapisów księgowych oraz kosztowych z kategoriami i atrybutami. Przy ich wykorzystaniu na podstawie źródłowego dokumentu, którym może być dokument:
- faktury zakupu
- korekty faktury zakupu
- delegacji
Rozróżnia się następujące rodzaje szablonów księgowań:
- Szablony zapisów księgowych
- Szablony kategorii
Szablony zapisów księgowych wykorzystywane są przez systemy ERP, które do zaimportowania wymagają zapisów księgowych. Przykładem tego typu systemów jest m.in. Symfonia ERP. Natomiast szablony kategorii wykorzystywane są przez systemy typu Comarch Optima.
Pod względem dostarczania szablony dzielimy na:
- Aktywne klienta – szablony, które zostały utworzone i zmodyfikowane na potrzeby klienta. Szablony takie można m.in dowolnie modyfikować, usuwać. Szablony te nie podlegają aktualizacji wraz z nowymi wersjami Eksportera.
- Aktywne preinstalowane – szablony dodane automatycznie podczas instalacji aplikacji Eksportera. Podlegają potencjalnym aktualizacjom wraz z nowymi wersjami Eksportera. Nie ma możliwości ich modyfikacji ani usuwania. Definicje szablonu są w trybie do odczytu
- Nieaktywne – wszystkie pozostałe szablony. Nie można ich wykorzystać podczas generowania zapisów księgowych.
Uruchamianie modułu konfiguracji szablonów
W celu uruchomienia konfiguracji szablonów księgowań należy wejść do modułuUstawienia aplikacji
Po otwarciu modułu należy wyszukać EKSPORTER > SZABLONY KSIĘGOWAŃ
Otworzy się lista dostępnych szablonów jeżeli jest pusta, to można zainstalować szablony, lub też zaimportować z innego źródła.
Budowa modułu
Moduł składa się z dwóch paneli. Z lewej strony znajduje się panel listy dostępnych szablonów. Z prawej zaś wyświetlane są szczegóły szablonu. Przykładowy widok panelu szablonów przedstawia się następująco:
W górnej cześci modułu dostępne są następujące przyciski:
- Dodaj
- Instaluj
- Importuj
- Odśwież
Przycisk Dodaj pozwala na dodanie nowego szablonu. Szarzej proces dodawania nowego szablonu został opisany w dalszej części artykułu. Przycisk Instaluj służy do instalacji predefiniowanych szablonów księgowań. Importuj pozwala na zaimportowanie pliku z wyeksportowanym wcześniej szablonem księgowania.
W celu wyświetlenia w prawym panelu szczegółów szablonu, należy w panelu listy szablonów zaznaczyć wybrany szablon, np.:
W prawym panelu zostaną wyświetlone szczegóły szablonu. W zależności od konfiguracji szablonu może zawierać różne sekcje. Stałymi elementami są:
- Pasek narzędzi (różny w zależności od typu szablonu)
- Sekcja powiązania z typami dokumentów
- Sekcja powiązania z systemami ERP
- Sekcja powiązania z jednostkami rozliczeniowymi
- Mapowanie szablonów
Pasek narzędzi
Zawartość paska narzędzi zależy od typu szablonu. Najszerszy zakres operacji będzie możliwy do wykonania na szablonie Aktywnym klienta, mniejszy na szablonie aktywnym preinstalowanym, a najmniejszy na nieaktywnym.
Pasek narzędzi narzędzi na szablonie aktywnym klienta przedstawia się następująco:
Na szablonie aktywnym preinstalowanym pasek narzędzi przedstawia się następująco:
Szablon aktywny ma najmniej dostępnych opcji:
Poniżej opisano funkcje przycisków na pasku narzędzi szablonu:
- Edytuj – pozwala na edycję nazwy szablonu, przypisanie typu dokumentu oraz jakie rodzaje definicji będzie szablon zawierał.
- Klonuj – tworzy kopię dane szablonu w sekcji Aktywne klienta. Szablon ten może być następnie modyfikowany
- Włączony / Wyłączony – znacznik, który wskazuje, czy dany szablon może być wykorzystany podczas generowania zapisów księgowych / kategorii, czy też nie.
- Usuń – operacja całkowitego usunięcia szablonu. Usunięty szablon nie może być przywrócony.
- Eksportu definicję – operacja generuje dane szablonu do pliku JSON, który może zostać zaimportowany w innej instancji systemu.
Formatka dodawania, edycji i klonowania szablonu przedstawia się następująco:
Okno szablonu księgowania składa się następujących pól:
- Nazwa szablonu księgowania – nazwa widoczna na listach wyboru generowania zapisów księgowych, konfiguracji szablonów oraz parametrów księgowych.
- Typy dokumentów – lista wielokrotnego wyboru wskazująca na listę typów dokumentów, do których może być wykorzystywany szablon księgowania.
- Definiowanie zapisów księgowych – przełącznik wskazujący, czy szablon ma oferować definiowanie zapisów księgowych.
- Definiowanie kategorii / atrybutów – przełącznik wskazujący, czy szablon ma oferować definiowanie kategorii / atrybutów.
Powiązania z typami dokumentów
Jest to sekcja, która pokazuje informacje skonfigurowane w samym szablonie, i jako taka nie posiada własnej konfiguracji. Aby dodać / usunąć mapowanie z typem dokumentu należy uruchomić edycję szablonu (przycisk Edytuj na pasku narzędzi szablonu).
Powiązania z systemami ERP
W tej sekcji wypisane są konektory systemów ERP, dla których jest szablon jest przeznaczony. Pozwala to na ograniczenie widoczności szablonów księgowań dla konektorów, dla których wykorzystanie danego szablonu jest nieprawidłowe.
W przypadku szablonów, które mają tę sekcję pustą, oznacza to, że są one dostępne dla wszystkich konektorów.
Przykładowo dla systemu Comarch Optima poprawnym jest wykorzystanie szablonów generowania kategorii / atrybutów, ale nie zapisów księgowych (np. 4 i 5 wg 4).
Dla szablonów systemowych (aktywnych preinstalowanych) nie ma możliwości ręcznej zmiany przypisań. Operacja ta dostępna jest jedynie dla szablonów aktywnych klienta.
Przykładowy widok sekcji powiązań przedstawiono poniżej:
Okno powiązywania szablonu z systemem ERP przedstawia się następująco:
Po wskazaniu systemu ERP należy kliknąć przycisk „POWIĄŻ”, aby dodać powiązanie.
Powiązanie można usunąć klikając ikonkę kosza na liście systemów ERP.
Powiązanie z jednostkami rozliczeniowymi
Sekcja ta zwiera listę jednostek rozliczeniowych, do których może być przypisany szablon księgowania. Pozwala to rozróżniać szablony przeznaczone dla różnych firm. Okno wiązania przedstawia się następująco:
Po jednostki rozliczeniowej należy kliknąć przycisk „POWIĄŻ”, aby dodać powiązanie.
Powiązanie można usunąć klikając ikonkę kosza na liście powiązanych jednostek rozliczeniowych.
Definicje księgowań
Sekcja zawierająca listę zdefiniowanych pozycji księgowych. Dla systemów aktywnych klienta podlegają dodawaniu edycji oraz usuwaniu, natomiast dla szablonów aktywnych preinstalowanych możliwy jest wyłącznie podgląd.
Przykładowy widok definicji szablonu przedstawia się następująco:
Dokładne informacje na temat tworzenia, edycji i usuwania szablonów księgowań dostępne są w artykule Zapisy księgowe.
Definicje kategorii i atrybutów
Sekcje zawierają listę zdefiniowanych kategorii i atrybutów. Przykładowy widok takich sekcji przedstawia się następująco:
Dokładne informacje na temat tworzenia, edycji i usuwania szablonów kategorii i atrybutów dostępne są w artykule Zapisy kategorii i atrybutów.
