Generowanie zapisów księgowych jest operacją uzależnioną od konfiguracji konektora. Należy przyjąć, że każdy z konektorów obsługiwanych w systemie wymaga do eksportu wygenerowanych danych księgowych.
Operacja ta może realizowana na różne sposoby, w tym:
- automatycznie podczas eksportu dokumentu(ów) do systemu finansowo – księgowego,
- automatycznie podczas obiegu faktury zakupu,
- ręcznie z poziomu zakładki Księgowe na dokumencie faktury zakupu oraz delegacji.
Pierwsza z dwóch wyżej wymienionych metody wykorzystuje globalną konfigurację oraz ustawienia szablonów zapisów księgowań. Składa się na to następujące ustawienia:
- ustawienia w konfiguracji:
- konektor (należy przez to rozumieć wybranego dostawcę oraz system finansowo – księgowy. Patrz sekcja System),
- ustawienia danych na typie dokumentu, w tym globalny szablon dla typu dokumentu (zdefiniowane w sekcji Księgowe),
- przypisanie szablonu księgowania do typu dokumentu księgowego wskazanego na dokumencie.
Cała operacja jest wykonywana w tle.
Ostatnia z metod realizowana jest w pełni przez użytkownika. Wymaga ona wykonania następujących operacji:
- otworzyć formatkę dokumentu faktury lub delegacji. Przykład zobrazowano operacje na dokumencie faktury zakupu,
- przejść na zakładkę Księgowe
- wybrać jedną z opcji dot. generowania danych księgowych.
Dostępne opcje generowania to:
- Generuj dane księgowe
- Wybierz szablon
Kliknięcie przycisku Generuj dane księgowe (1) spowoduje wygenerowanie danych na konfiguracji opisanej powyżej.
Opcja Wybierz szablon pozwala na wskazanie szablonu księgowania z listy dostępnych dla danego typu dokumentu księgowego.
Klikniecie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie danych księgowych według wskazanego szablonu. Opcja ta pozwala na obsługę wyjątkowych przypadków faktur, które wymagają wytworzenia innych zapisów księgowych niż dostępnych standardowo.
