Opis aplikacji

Eksporter jest narzędziem służącym do eksportu wskazanych dokumentów typu:

• faktura zakupu,
• korekta faktury zakupu,
• faktura sprzedaży,
• korekta faktury sprzedaży,
• delegacje

do wskazanego w konfiguracji systemu finansowo – księgowego.

Eksport dokumentów jest procesem złożonym z dwóch etapów. Pierwszym z nich jest generowanie danych
księgowych, które to dane są przetwarzane na treść eksportu. Następnie treść ta jest
eksportowana do systemu finansowo – księgowego w różnej postaci:

• poprzez dedykowany plik eksportu,
• usługą sieciową.

Dostępność form wymiany danych jest uzależniona od systemu finansowo – księgowego, do którego adresowany jest eksport.
Komponentem eksportującym dane do systemu finansowo – księgowym jest tzw. konektor. Nazwa ta
będzie wykorzystywana w dalszej części dokumentacji.

Obsługiwane systemy finansowo – księgowe

Eksporter obsługuje następujące systemy finansowo – księgowe:

• Symfonia Sp. z o.o.
  • Symfonia Finanse i Księgowość (ERP oraz 50cloud),
  • Symfonia Start 2.0 Mała Księgowość
• Comarch S.A.
  • Optima ERP Księgowość
  • Optima ERP Handel
• RAKSSQL
• Soneta enova365
• Insert (Rewizor/Rachmistrz, Subiekt, Navireo)
• Assecco Fakir
• Streamsoft Prestiż

Oprócz powyższych systemów Eksporter posiada swój własny format XML do wykorzystania w eksporcie dedykowanym do innego
systemu finansowo – księgowego.

Pierwsze kroki

Proces konfiguracji eksportera umożliwia poprawny eksport dokumentu faktury lub delegacji do systemu finansowo – księgowego. W tym celu należy wykonać następujące czynności:

1. Wskazać konektor (inaczej system finansowo – księgowy).
2. Wybrać sposób wymiany danych.
3. Zainstalować lub utworzyć  szablony księgowań.
4. Zaimportować słowniki jak: rejestry VAT, stawki VAT, typy dokumentów, rodzaje kosztów / przychodów, MPK, dodatkowe analityki, formy płatności.
5. Skonfigurować ustawienia księgowe.

Przejście powyższego procesu konfiguracji wraz z prawidłowym i kompletnym opisem faktury / delegacji pozwoli na udany eksport dokumentu do systemu finansowo – księgowego.

Konfigurację przeprowadza się w module Ustawienia aplikacji, który należy uruchomić z menu aplikacji:

Po uruchomieniu konfiguracji widoczne są następujące zakładki:

• KONFIGURACJA – wykonanie czynności 1-3 oraz 5
• SZABLONY KSIĘGOWAŃ – realizacja kroku 3
• KONFIGURACJA KONT – dodatkowa (opcjonalna) konfiguracja
• KATEGORIE DELEGACJI – realizacja kroku 5 na potrzeby eksportu delegacji
• SŁOWNIKI – wykonanie kroku 4

Szczegółowy opis konfiguracji znajduje się w artykułach poświęconym zakładkom.

Po poprawnym skonfigurowaniu następnym etapem jest eksport. Etap jest zawsze poprzedzony generowaniem zapisów księgowych. W momencie, gdy dane księgowe są prawidłowo wygenerowane, istnieje możliwość wyeksportowania dokumentu do systemu finansowo – księgowego.

Zakres eksportowanych danych

Eksporter eksportuje dane w oparciu o wyżej wymienione typy dokumentów. Postać i zakres eksportowanych danych zależy od
systemu finansowo – księgowego.  Maksymalny zakres danych zawiera:

• Dane nagłówkowe faktury, w tym:
  1. Sprzedawca lub nabywca (zależnie od typu dokumentu)
  2. Numer faktury
  3. Data wystawienia
  4. Data sprzedaży
  5. Opis
  6. Wartość netto
  7. Kwota VAT
  8. Wartość brutto
  9. Rodzaj kosztów (ma zastosowanie podczas generowania zapisów księgowych lub kategorii)
  10. Waluta (wraz z ustawionym kursem dla walut innych niż PLN)
  11. Typ dokumentu księgowego (pole to może nie być bezpośrednio eksportowane, natomiast jego ustawienia
      wpływają na generowanie danych księgowych)
  12. Procedury JPK
  13. Forma płatności
  14. Termin płatności
  15. Numer konta bankowego sprzedawcy (tylko dla faktur zakupu i korekt faktur zakupu)
  16. Data wpływu

W ramach korekt faktur zakupu eksportowane są dane dokumentu korygowanego, tj. numer dokumentu oraz data korekty (czyli data sprzedaży). System Ready_™ przewiduje dwa tryby obsługi dokumentów pierwotnych na korekcie:

• • Ze wskazaniem dokumentu pierwotnego, przez co należy rozumieć wybór z listy zarejestrowanego wcześniej
    dokumentu faktury zakupu. Numer dokumentu oraz data sprzedaży ze pobierane są ze wskazanego w polu
    dokumentu.

• • Bez wskazania dokumentu pierwotnego (brak w polu korygowany dokument ikony dokumentu), czyli na dokumencie korekty został wprowadzony ręcznie numer dokumentu podlegającego korekcie. W tym przypadku pobierany jest numer dokumentu z tego pola, a za datę sprzedaży dokumentu pierwotnego uznaje się datę sprzedaży wskazaną na korekcie.

• Zapisy księgowe, w tym:
  1. Rejestry VAT,
  2. Zapisy księgowe.

Kwestia generowania i eksportowania danych zapisów księgowych będzie omawiana w dalszej części instrukcji.