Konfiguracja

Konfiguracja aplikacji Wnioski Zakupowe

Aplikacja Wnioski Zakupowe może być skonfigurowana przez użytkownika zalogowanego jako Administrator Biznesowy, który ma dostęp do Ustawień Aplikacji.

Przechodząc do Ustawień Aplikacji na zakładce Wnioski znajdują się poszczególne opcje:

• Formularze i kategorie,
• Ustawienia.
• Automat akceptacji faktur,
• Grupy

Formularze i kategorie

Domyślnie system instaluje 14 formularzy wniosków, które możemy dostosować do własnych potrzeb w organizacji. Dlatego zalecane jest modyfikowanie zainstalowanych wniosków przed przystąpieniem do tworzenia nowych typów wniosków.

Konfiguracje dane wniosku wykonujemy poprzez edycje konfiguracji danego etapu.

Edytują pierwszy etap, edytujemy podstawowe parametry Wniosku

• Zmiana nazwy wniosku
• RK – rodzaj kosztu przypisany do wniosku i automatycznie uzupełniany na wniosku
• Kiedy ma zostać uzupełniona szacunkowa kwota  – możemy określić na jakiem etapie możliwe jest wprowadzenie kwoty wniosku
• Możliwość realizacji wniosku przez wnioskującego – jeśli w organizacji dla danego typu wniosku nie mamy Działu Zakupów albo zakupem zajmują się wnioskujący pracownicy wtedy wnioskujący jest osobę realizującą. W innym przypadku możemy wybrać grupę osób, która otrzyma wniosek do realizacji
• Możliwość edycji pola 'Wnioskujący” – czy osoba tworząca wniosek może zmienić Wnioskującego, czyli przygotować wniosek za inną osobę.
• Możliwość realizacji jako wniosek długoterminowy – Wniosek długoterminowy czyli dotyczący wielu faktur

Rodzaj kosztu a wniosek

W założeniu wnioski zakupowe reprezentują rodzaje kosztów, dlatego każdy wniosek ma możliwość przypisania Konta RK w celu automatycznej identyfikacji składanego wniosku.

RK kosztu przypisywany do wniosku spowoduje że każdy wniosek po uruchomieniu automatycznie uzupełni analitykę na wniosku.

Analityk na wniosku wykorzystywana jest do:

• po powiązaniu wniosku z fakturą i akcji dodaj koszt analityki zostaną automatycznie uzupełnione z wniosku dzięki temu pracownik nie musi ponownie wyszukiwać MPK, RK i dodatkowych analityk na koszcie faktury
• zawężania widoku linii budżetowych – tylko dla wprowadzonej analityki zostanie zaprezentowana linia budżetowa co zmniejsza ilość pomyłek.

Wniosek długoterminowy

Wnioski ze względu na terminowość mają inne zachowanie przy powiązaniu z fakturą.

• Wniosek długoterminowy – można powiązać z wieloma fakturami, ale nie można łączyć tej faktury już z innymi wnioskami
• Wniosek zwykły – można do jednej faktury dołączyć wiele wniosków zwykłych ale nie można ich już wykorzystać na innych fakturach

Etap wybór budżetu

Etap dostępny jest do konfiguracji jeśli posiadamy Aplikację Budżety. Na wniosku aktywuje się dodatkowa sekcja powiązania wniosku z budżetem , która w zależności od konfiguracji możliwa jest do użycia przez zdefiniowane osoby.

Opcje do wyboru:

• Bez budżetu – dany wniosek nie jest łączony z budżetem np są to wnioski poza budżetowe lub nie finansowe
• Domyślna grupa – wybrana grupa osób, która zajmuje się łączeniem wniosków z budżetami
• Domyślny pracownik – wybrany pracownik, który zajmuje się powiązaniem wniosku z budżetem
• Przełożony wnioskującego lub on sam – Wnioskujący może powiązać wniosek z budżetem, jeśli tego nie wykona osoba akceptująca będzie musiała to wykonać.
• Przełożony wg struktury – przełożony będzie wykonuje powiązanie z budżetem
• Wnioskujący – tylko wnioskujący wykonuje powiązanie z budżetem

Etap Akceptacja wniosku

Na wybór osoby akceptującej wpływa konfiguracja etap jak również ustawienia aplikacji. W ustawieniach możemy skonfigurować między innymi możliwość pominięcia procesu akceptacji, jeśli osoba wnioskująca jest ze wybranej grupy. Przykładowo wnioski grupy Dyrektorzy nie wymagają akceptacji przełożonego.

Opcje do wyboru:

• Bez akceptacji – dany wniosek nie wymaga akceptacji
• Domyślna grupa – akceptuje jedna osoba z wybranej grupy
• Domyślny akceptant – akceptuje wybrany pracownik
• Do wybory przez zlecającego – wnioskujący sam wybiera z określonej grupy skonfigurowanej w Ustawieniach aplikacji
• Mapa akceptacji Faktur – wybrana ścieżka procesu w której zdefiniowana jest mapa akceptacji Faktur
• Przełożony wnioskującego lub on sam – przełożony akceptuję, a jeśli wnioskujący należy do grupy, która nie wymaga akceptacji wniosek nie wymaga dodatkowe akceptacji

Mapa akceptacji Faktur na wnioskach

Na wnioskach zakupowych możemy zastosować zaawansowaną mapę akceptacji faktur. Ma to szczególnie zastosowanie jeśli zaakceptowany wniosek zakupowy łączymy z fakturą i oczekujemy że jeśli faktura jest zgodna finansowo z wnioskiem to nie wymaga akceptacji. Cały proces akceptacji występuje wtedy tylko na wniosku zakupowym a faktury akceptowane są według mapy tylko wtedy kiedy faktura nie ma powiązania z wnioskiem zakupowym lub wartość faktury przekracza kwotę wniosku.

Ustawienia

• Lista grup, których pracownicy zostaną pokazani w polu „Wnioskujący” – decydujemy, którzy użytkownicy mogą być osobami wnioskującymi o zakup.
• Czy powiadomić wnioskującego, gdy akceptant zmodyfikuje wniosek? – możliwe opcje do wybranie to TAK lub NIE.
• Czy uprawnić do wniosku grupę pracowników przypisaną do struktury działu osoby tworzącej wniosek ?  – Wnioski będą widoczne dla pozostałych pracowników tego działu. Uprawnienia nadawane są dla grupy przypisanej do struktury organizacyjnej – możliwe opcje do wybranie to TAK lub NIE.
• Lista grup, których wnioski pracowników są zatwierdzane bez akceptacji pod warunkiem wybrania reguły akceptacji „Przełożony wnioskującego lub on sam”, wnioski, których użytkowników mogą zostać przeprocesowane bez konieczności akceptacji, w przypadku wyboru w kolejnym kroku konfiguracji reguły akceptacji „Przełożony wnioskującego lub on sam”.
• Lista grup, których wnioski pracowników są zatwierdzane bez akceptacji pod warunkiem wybrania reguły akceptacji „Przełożony twórcy dokumentu lub on sam” – wnioski, których użytkowników mogą zostać przeprocesowane bez konieczności akceptacji, w przypadku wyboru w kolejnym kroku konfiguracji reguły akceptacji „Przełożony twórcy dokumentu lub on sam”.
• Lista grup, którzy pracownicy mogą zostać wybrani przez wnioskujących do zaakceptowania wniosku (na szarfie worflow), czyli decydujemy, którzy użytkownicy mogą zostać wybrani do akceptacji wniosku zakupowego.