Instrukcja Użytkownika

Opis aplikacji Wnioski Zakupowe

Aplikacja Wnioski Zakupowe z trzech zakładek MOJE, ZAKOŃCZONE i WSZYSTKIE W zależności od nadanych uprawnień, użytkownicy mają dostęp tylko do swoich wniosków zakupowych, lub do wniosków w których obiegu brali udział np jako Akceptujący.

Dostęp do aplikacji jest możliwy po dodaniu użytkownika do grupy WNIOSKI DOSTĘP DO APLIKACJI. Dzięki temu uprawnieniu, użytkownik może dodawać nowe wnioski, a na liście wniosków w zakładce MOJE widzi tylko te które dodał.

Grupa uprawnień WNIOSKI NADZÓR pozwala na wyświetlanie i edycję wszystkich wniosków Zakupowych.

Wnioski

Zakładka Wnioski składa się z dodatkowych pozycji menu:

• MOJE I PRZYPISANE DO MNIE, czyli wszystkie wnioski które dodał zalogowany użytkownik lub na których został wybrany jako Wnioskujący.
• ZAKOŃCZONE, czyli wszystkie wnioski o statusie ZAMÓWIONY bądź ZREALIZOWANO STANEM MAGAZYNOWYM.
• WSZYSTKIE, czyli wszystkie wnioski, do których zalogowany użytkownik posiada dostęp.

Pomiędzy powyżej opisanymi zakładkami, a listą wniosków możemy wyświetlić dostępne filtry:

• data utworzenia wniosku,
• kategoria,
• status,
• wnioskujący.

Złożenie wniosku zakupowego

Nowy wniosek zakupowy tworzymy w zakładce Wnioski poprzez kliknięcie przycisku Nowy wniosek i wybranie odpowiedniej kategorii.

Wyświetlone zostanie okno dodawania nowego wniosku zakupowego.

• Nazwa/Temat – wymaga uzupełnienia przedmiotu wniosku
• Opis – dodatkowy opis dotyczący składanego wniosku
• Zapotrzebowanie – rozwijana lista predefiniowanych opcji dla wybranego formularza
• Szacunkowa kwota – uzupełniane szacowanym kosztem jaki zostanie poniesiony na zakup przedmiotu wniosku
• Wnioskujący – rozwijana lista z możliwością wybrania osoby wnioskującej o zakup
• Lokalizacja – wskazanie lokalizacji, której dotyczy wniosek – wybór dokonywany z listy lokalizacji definiowanej w Ustawieniach aplikacji
• Dostawca – lista kontrahentów – dostawca usług i towarów

Pola na wnioski mogą się różnić w zależności od wybranej kategorii wniosku i ustawień jej formularza.

Do czasu wysłania wniosku do Akceptacji wnioskujący może edytować dokument.

Po zapisaniu formularza z wykorzystaniem przycisku Zapisz, po prawej stronie okna wyświetlona zostanie procedura Workflow – obiegu wniosku, na której należy potwierdzić złożenie wniosku poprzez wysłanie go do akceptanta zgodnie z procedurą formularza.

Wniosek zyskuje status W AKCEPTACJI i jest zablokowany do edycji przez wnioskującego, zmiany na dokumencie mogą być wprowadzone przez osobę akceptującą lub przez wnioskującego po zwrocie dokumentu do poprawy.

W oknie wniosku zostaną wyświetlone dodatkowe zakładki, które zostały opisane w Opis poszczególnych zakładek wniosku

Akceptacja wniosku zakupowego

Osoba odpowiedzialna za przyjęcie wniosku zakupowego otrzymuje powiadomienie o nowym wniosku do rozpatrzenia. Po otwarciu formularza wniosku, osoba rozpatrująca ma trzy możliwości:

• AKCEPTUJĘ
• NIE AKCEPTUJĘ – użytkownik odrzucający wniosek ma obowiązek wyjaśnić, dlaczego taką decyzję podjął wprowadzając komentarz do dokumentu.

W przypadku oczekiwania wyjaśnienia od Wnioskującego wystarczy wprowadzić pytanie na komentarzu, wnioskujący otrzyma powiadomienie i będzie mógł się ustosunkować do pytania

W następnym kroku, wniosek zostaje przyjęty do realizacji poprzez zatwierdzenie na szarfie.

Po przyjęciu do realizacji, osoba w momencie kiedy wyśle zamówienie potwierdza realizację zamówienia, procedura kończy obieg a dokument otrzymuje status ZAMÓWIONY

Opis poszczególnych zakładek wniosku

Każdy dokument Wniosku Zakupowego składa się z zakładek:

• Podsumowanie,
• Załączniki,
• Historia,
• Powiązania,
• Komentarze.

Zakładka Podsumowanie

Zakładka Podsumowanie pojawia się tuż po pierwszym zapisaniu dokumentu. Zawiera podstawowe informacje o Wniosku Zakupowym z podziałem na poszczególne grupy informacji:

Podstawowe informacje zawierające dane o tym, kto i kiedy utworzył wniosek, oraz jaka jest rodzaj wniosku. Dodatkowo, znajduje się również informacja o statusie, która wraz z kolejnym krokiem procesu Workflow podlega aktualizacji

Koszty

Przypisane koszty do wniosku, można edytować za pomoc akcji EDYTUJ KOSZTY, i wykorzystywane są do

• po powiązaniu wniosku zakupowego z fakturą, dodając koszt na fakturze automatycznie uzupełniane są informacji analitycznych na koszcie.
• ograniczeniu wyświetlanych linii budżetowych do wybranych analityk

Zakładka załączniki

Zakładka pozwala na dołączenie do Wniosku Zakupowego pliku z dysku poprzez wybranie opcji Dodaj lub przeciągnięcie wybranego pliku z folderu na dysku.

Zakładka Historia

W tej zakładce znajdują się informacje o dokonywanych czynności na dokumencie. Za pomocą checkboxów można uzyskać informacje o zdarzeniach otwarcia dokumentu oraz historii załączników. Historię dokumentu również można wydrukować poprzez kliknięcie w Drukuj.

Zakładka Powiązania

Na zakładce można podejrzeć szczegóły dokumentu powiązanego, który jest opisany poprzez: Numer, Typ, Data wprowadzenia, Rodzaj powiązania.

Dwukrotne kliknięcie w wybraną pozycję powiązania umożliwia podejrzenie szczegółów wybranego z listy dokumentu powiązanego. Jest również możliwe dodanie Nowego powiązanego dokumentu, zadania, sprawy już istniejącej, istniejącego kontaktu oraz dokumentu. Wszystko za pomocą opcji Nowy dokument, Dodaj zadania oraz dodaj powiązanie.

Zakładka Komentarze

Umożliwia komunikację pomiędzy osobami zaangażowanymi w dokument.

Dostępne akcje

Wniosek Zakupowy pozwala nam na dodatkowe akcje, takie jak Zapis zmian na dokumencie, nadanie bądź weryfikacja uprawnień, anulowanie dokumentu oraz wysłanie powiadomienia do wybranego użytkownika.

• Zapisz – pozwala na zapisanie zmian na dokumencie. Przycisk jest aktywny, czyli możliwy do wybrania tylko do momentu przesłania wniosku do akceptacji przełożonego. Istnieje również możliwość edycji pól wniosku, w przypadku gdy akceptant zwraca dokument do poprawy.
• Zaawansowane uprawnienia – domyślnie przed przesłaniem wniosku do akceptacji uprawnienie do wniosku ma użytkownik tworzący go oraz grupa WNIOSKI NADZÓR. W momencie przekazania wniosku do akceptacji, uprawnienie do wniosku otrzymuje również akceptant.
• Usuń – Usunąć dokument można na etapie rejestracji przez rejestrującego
• Restartuj procedurę – zrestartowanie procedury możliwe jest przez Administratorów i Nadzór nad wnioskami
• Otwórz/Zamknij – wniosek można zamknąć lub otworzyć dla powiązań z fakturą. Otwarty wniosek oznacza że oczekuje na powiązanie faktury a zamknięty że jest rozliczony lub nie będzie rozliczany.
• Anuluj – możliwość ustawienia statusu wniosku na anulowany, przerwanie procesu workflow oraz zamknięcie dokumentu. Przycisk widoczny jedynie dla użytkowników należących do grupy WNIOSKI NADZÓR.
• Drukuj PDF – pozwala wygenerować załącznik w formacie pdf
• Powiadom o dokumencie – możliwość przesłania powiadomienia dla wybranego użytkownika o wniosku.