Umowy są nieodzownym elementem działalności każdej firmy. Dokumenty te, od umów o świadczenie usług, czy sprzedaż produktów po umowy o pracę i zlecenia, określają różne formy współpracy w firmie. Przy tak wielu rodzajach łatwo pogubić się w słynnej papierkowej robocie. Jednak owo pogubienie się może być drobną niedogodnością, to już utrata ważnego kontraktu może oznaczać problem dla każdej firmy.

Wraz z rozwojem organizacji rośnie liczba dokumentów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Dokumenty wewnętrzne obejmują umowy z pracownikami, przepływy produktowe lub pieniężne, natomiast dokumenty zewnętrzne – transakcje z kontrahentami. Wszystkie te dokumenty należy starannie przechowywać, przestrzegając czasu określonego w przepisach prawa. Równie istotne jest zapewnienie możliwości szybkiego odnalezienia dokumentu oraz zabezpieczenie go przed dostaniem się w ręce osób nieupoważnionych.

Klasyczna archiwizacja jest konieczna, niekoniecznie wydajna

Ile razy kluczowa umowa „zniknęła” w stosie dokumentów w firmie lub prawnik prosił o umowę, która zdawała się rozpływać w powietrzu? Gdy przychodził czas rozliczenia umowy, ile razy przeszukiwano segregatory w firmie, aby znaleźć tę właściwą? Firmy nieposiadające centralnego systemu rejestracji umów stają przed tymi wyzwaniami. Najczęstszym rozwiązaniem jest przechowywanie kontraktów w segregatorach i szafkach na akta. Niestety to utrudnia szybki dostęp do nich w razie potrzeby. Dodatkowo umowy są często podpisywane w różnych miejscach i przez różne osoby, co prowadzi do niespójności i błędów w dokumentacji.

Innym czasochłonnym procesem jest również zarządzanie umowami. Wymaga ono od osób prowadzących archiwizację ręcznego sortowania i archiwizowania każdego dokumentu. A ponadto również taki dokument musi być skrupulatnie opisany. I tu mogą pojawić się błędy.

A co z egzekwowaniem zapisów w umowach? Aby nie zapomnieć, jakie były warunki współpracy, często wypisujemy je w teczkach klienta/kontrahenta. Podobnie z kwotami oraz zabezpieczeniami umowy. Zwyczajowo uczulamy na takie zapisy dział księgowości, robiąc specjalne adnotacje lub przesyłając te informacje emailem. Co, jeśli taka adnotacja zginie w natłoku wpływającej do firmy dokumentacji? Albo my zapomnimy przy rozliczeniu o tak ważnej rzeczy, jaką jest np. kaucja? Najprościej jest przy każdym rozliczeniu umowy i sporządzaniu protokołów odbioru przeglądać zapisy. Oczywiście wymaga to dostępu do dokumentu i czasu, którego w natłoku obowiązków służbowych mamy coraz mniej.

Rejestruj umowy w systemie Ready_™

Przyjrzyjmy się powyższym problemom jeszcze raz. „Znikające” w stosach dokumentacji umowy po zarejestrowaniu w aplikacji Ready_™ Umowy, pojawiają się na liście dokumentów. Ponadto w razie pytań o konkretną umowę – elektroniczne archiwum umów pozwala odszukać ją między innymi po odpowiednim ustawieniu filtrów, czy list wyszukiwania. Zatem skraca to czas, jaki poświęcano do tej pory na odszukanie właściwego dokumentu.

Elektroniczna archiwizacja umów umożliwia też łatwe zarządzanie nimi, eliminując konieczność ręcznego sortowania i archiwizowania każdego dokumentu przez wyznaczonych pracowników. Zmniejsza to ryzyko błędów, takich jak nieprawidłowe opisy umów, czy też powiązanych z nimi załączników i aneksów.

A co z egzekwowaniem zapisów, w tym zabezpieczeń finansowych? Otóż archiwizacja elektroniczna systemu Ready_™ usprawnia ten proces dzięki wprowadzeniu adnotacji bezpośrednio przy umowie. Stąd rejestrując umowę, wyznaczony pracownik wprowadza od razu zapisane w niej zabezpieczenia. Dzięki czemu wspomniany przeze mnie w artykule dział księgowości, zamiast polegać na adnotacjach lub notatkach w teczkach klientów, ma wszystkie istotne informacje w jednym miejscu – zarówno w teczce umowy, jak i kartotece klienta. Gwarantuje to, że żadne istotne informacje nie zostaną utracone w natłoku bieżących spraw.

W systemie Ready_™ mamy też możliwość powiązania faktury zakupu z umową, której ta faktura dotyczy. Co to oznacza w praktyce? Kiedy do firmy wpłynie faktura za wykonaną usługę, nie trzeba już przeszukiwać segregatorów, aby sprawdzić zgodność wystawionej faktury. Ponadto dodanie takiego dokumentu do umowy pokazuje nam stan kosztów projektu i tak np. w firmie produkcyjnej zamówiony został comiesięczny serwis. Wartość umowy rocznej to 100 000 zł. Każda wykonana usługa jest fakturowana. Faktura podłączona zostaje pod umowę, co sprawia, że mamy podgląd ile już wykorzystaliśmy środków przeznaczonych na serwisowanie maszyn. Ponadto w tym miejscu możemy również utworzyć płatność z powiązanej faktury, która zostanie zrealizowana przez aplikację Ready_™ Płatności. Również zapisane zabezpieczenia na umowie zostaną uwzględnione w aplikacji Płatności.

I na koniec, elektroniczna archiwizacja umów gwarantuje lepsze środki bezpieczeństwa, zapewniając ochronę kontraktów przed nieautoryzowanym dostępem. W systemie Ready_™, przy pierwszym uruchomieniu, najpierw utworzona zostaje struktura organizacyjna firmy. To właśnie w tej strukturze określany jest poziom uprawnień każdego pracownika, co pozwala na konfigurację aplikacji tak, aby zapewnić dostęp tylko upoważnionym osobom, zmniejszając ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych i utraty ważnych dokumentów.

System Ready_™ rejestruje, porządkuje i archiwizuje umowy

Myślę, że wdrażając elektroniczne archiwum umów, firmy mogą poprawić efektywność zarządzania umowami. A informacje nie będą już umykały. To pozwoli na zmniejszenie ryzyka niewykonania umowy, a co za tym idzie i zmniejszy się ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji.

Jakie korzyści niesie za sobą elektroniczna archiwizacja umów w systemie Ready_™? Oto niektóre z nich:

• łatwy dostęp do umów, ponieważ centralny system umożliwia przechowywanie wszystkich umów w jednym miejscu, co ułatwia ich wyszukiwanie i szybki dostęp do nich w razie potrzeby. Skraca to czas szukania umów i gwarantuje, że są one łatwo dostępne,
• wdrożenie centralnego systemu archiwizacji umów skraca czas poświęcony na ręczne archiwizowanie i sortowanie umów. Zwiększa to wydajność i zmniejsza ryzyko błędów ludzkich,
• centralny system zapewnia lepszy wgląd w cykl życia umowy, umożliwiając kierownictwu stały monitoring zobowiązań umownych i ogólną ekspozycję na ryzyko,
• dzięki centralnemu archiwum umów systemu Ready_™ firmy mogą śledzić ważne kamienie milowe, takie jak daty odnowienia lub terminy płatności, co zapewnia wydajniejsze zarządzanie umowami. Zmniejsza to ryzyko straconych szans lub kosztownych błędów.

W świecie, w którym podstawą transakcji biznesowych są umowy, archiwizacja ich w centralnym systemie jest zatem niezbędną inwestycją.

O konfiguracji elektronicznego archiwum umów w firmie przeczytasz w naszym samouczku.