Papierowy obieg dokumentami w wielu polskich firmach zostaje zmieniony na elektroniczny obieg i jest wspomagany przez system DMS. Czym jest to nowe rozwiązanie? Co oferuje i dlaczego warto wykorzystać go w firmie? Jeżeli chcesz zapanować nad „papierami” w swojej firmie – to rozwiązanie zdecydowanie przypadnie Ci do gustu!

DMS – system, z którym możesz wiele zyskać

Document Managment System to system opracowany z myślą o zarządzaniu dokumentami. Porządek w dokumentacji to gwarancja sprawnego funkcjonowania firmy, przejrzystość i łatwy dostęp do dokumentów. Wykorzystanie systemu DMS w biznesie pozwala stworzyć bazę danych, w której na bieżąco będą kompletowane, gromadzone, przesyłane, udostępniane i wyszukiwane wszystkie dokumenty. Dzięki wprowadzeniu ich do systemu można szybko odnajdywać określone informacje z pomocą kryteriów czy słów kluczowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy dokument – zarówno elektroniczny, jak i zeskanowany dokument papierowy trafia do użytkownika, gdy ten go potrzebuje.

Workflow systemu DMS pozwala na przekazywanie pism do poszczególnych pracowników, działów, oddziałów, ale i dostawców zewnętrznych czy kontrahentów. Architektura systemu jest tak opracowywana, aby każdy użytkownik mógł korzystać z jego zasobów w ramach nadanych mu uprawnień i priorytetów. Dodatkowo dokumenty są w nim odpowiednio klasyfikowane i należycie archiwizowane, co ułatwia pracę każdego dnia.

Tradycyjny obieg dokumentów jest mało efektywny, czasochłonny i zwiększa koszty utrzymania firmy (np. poprzez rosnące koszty eksploatacji drukarek, papieru itp.), a tego obecnie wielu przedsiębiorców chce uniknąć. Zatem cięcia budżetowe lepiej zacząć od eliminacji papierowego obiegu, na rzecz tego elektronicznego, który będzie wspierał również rozwój firmy. Dzięki temu rozwiązaniu wykonasz pierwszy krok w cyfryzacji Twojej firmy.

Korzyści wdrożenia systemu DMS w praktyce

Każdy przedsiębiorca zna powiedzenie, że czas to pieniądz. Stąd, w biznesie, od niepamiętnych czasów poszukuje się rozwiązań, które pozwolą działać szybko, skutecznie, a przy tym pozostawać elastycznym. A cyfryzacja firmy w tym pomaga. Wykorzystanie rozwiązań cyfrowych sprawia, że nawet wówczas, gdy w danym momencie nie posiadamy bezpośredniego dostępu do biura czy też nie możemy skontaktować się z naszymi pracownikami, to możemy z powodzeniem działać korzystając z elektronicznych baz danych – dzięki innowacyjności systemów DMS.

O tym najlepiej wiedzą osoby zajmujące się sprzedażą usług lub produktów firmy i często pracują poza biurem. Dzięki dostępności do systemu DMS nie muszą one przy każdym spotkaniu z klientem przesyłać sobie warunków umów czy ofert, ani zapamiętywać ich w pamięci smartphonów. Do każdego z tych plików dostęp daje mi system DMS lub tożsama z nim aplikacja mobilna.

Korzystanie z DMS pozwala usprawnić zarządzanie firmą, zwiększa wydajność przy jednoczesnej oszczędności czasu i pracy, a wszystko to z kolei wpływa na warunki pracy i współpracy z kontrahentami. Wprowadzenie digitalizacji do biznesu – w formie elektronicznego, zautomatyzowanego systemy obiegu dokumentów to doskonały krok w przyszłość i cyfryzację Twojej firmy.

DMS – cyfryzacja Twojej firmy na wyciągnięcie ręki

System DMS ma pomóc nam w oszczędzeniu czasu, jaki pochłaniał nam tradycyjny obieg dokumentów, niwelacji kosztów i błędów, jakie wiązały się z tradycyjnym przetwarzaniem dokumentów. Wraz ze wdrożeniem DMS z możemy między innymi:

• wyeliminować dokumentację papierową, która nie jest ekologiczna (drukowanie, kserowanie itp.), wymaga miejsca do przechowywania, podatna jest na zniszczenie i gubienie;
• zyskać przestrzeń, gdzie zbierzemy wszystkie ważne dokumenty i informacje, a do tego będą one uporządkowane, co wpłynie organizację pracy całej firmy;
• zadbać o bezpieczeństwo i pełną kontrolę danych;
• zapewnić efektywność w zarządzaniu dokumentami, ich przepływem i procesowaniem – bieżący dostęp do dokumentów, statusu spraw, informacje o zalegających dokumentach, etapie ich procesowania, ich zawartości oraz danych na temat tego, kto miał do nich dostęp;
• zadbać o eliminację błędów dzięki automatyzacji procesów biznesowych – praca jest wydajniejsza i mniej stresująca;
• wpłynąć pozytywnie na komunikację w firmie;
• przyspieszyć przepływ informacji, zadbać o terminowość realizacji zadań i pracy;
• zyskać bezpośredni dostęp do dokumentów i danych bez względu na miejsce, w którym się znajdujemy – system umożliwia pracę na urządzeniach mobilnych.

System DMS to wsparcie dla każdego działu firmy – bez względu na jej rozmiar, lokalizację czy charakter działalności. Wraz z nim możliwe jest także zarządzanie korespondencją i pismami z zewnątrz, tworzenie umów, procedowanie faktur zakupowych i obsługa faktur, obieg zamówień, czy obsługa kadrowa, HR i zarządzanie zasobami ludzkimi.

Z dobrze zaprojektowanym systemem można bowiem z łatwością wprowadzać dane i dokumenty, swobodnie je modyfikować, czy tworzyć nowe szablony procesów dopasowanych do potrzeb firmy. Innowacyjny system DMS pozwala działać z dowolnego miejsca w formie online i mobilnie – zarówno z poziomu stron internetowych, jak i aplikacji. W praktyce niemałe znaczenie mają również funkcje obsługi dokumentów np. OCR, współpraca z drukarkami, skanerami czy innymi komputerami, automatyczna rejestracja dokumentów, integracja z rozwiązaniami zewnętrznymi typu oprogramowanie ERP. Ponadto istniejące rozwiązania DMS w chmurze mają zachowany wysoki poziom bezpieczeństwa danych.