Tego dnia na budowach panował chaos. Najpierw opóźniona poranna dostawa materiałów budowlanych zmieniła harmonogram prac i rozładunku, a następnie pielgrzymka lokatorów do wykupionych gotowych czterech kątów utrudniała poruszanie się po budowie. Do tego wszystkiego podwykonawcy rozliczali się z kierownikami, przekazując im sprawozdania wykonanych prac oraz faktury. Wśród nich Marek, który zgodnie z zawartą umową po skończeniu danego etapu budowy instalacji przekazywał fakturę za usługi ze szczegółowym rozliczeniem zakupionych materiałów oraz protokoły odbioru.

Zanim wdrożono system do obiegu faktur

Kierownicy budów – Andrzej i Bartosz – z którymi współpracował Marek, sprawdzili i potwierdzili ich przyjęcie. Zarówno Andrzej, jak i Bartosz przeprowadzili swoją procedurę obiegu faktur i pozostałych dokumentów budowlanych.

	Andrzej — podejście tradycyjne	Bartosz — podejście nowoczesne
Co zrobili z przekazanymi fakturami?	– skserował i dołączył do innych dokumentów związanych z inwestycją, a nie tylko z umową podwykonawcy	– zrobił zdjęcia, by umieścić dokumenty w opracowanej przez siebie elektronicznej bazie danych
Gdzie je przechowywali?	– w segregatorze z całą dokumentacją na dany miesiąc, którą przekazywał do biura raz w miesiącu	– w folderze elektronicznym z rozliczeniami podwykonawcy, – wersje papierowe do przekazania były w osobnej teczce z innymi rozliczeniami
Jak wyglądał obieg faktury?	– faktura została przekazana wraz z innymi dokumentami do sekretariatu, – sekretariat po wpisaniu faktury do księgi korespondencji przekazał fakturę wraz z innymi dokumentami do opisu w dziale inwestycji, – dział inwestycji po opisie merytorycznym zwracał do sekretariatu dokument, który po ponownej rejestracji w księdze trafiał do księgowości	– faktura została wysłana e-mailem do pracownika działu inwestycji, który opisywał fakturę i przesyłał do sekretariatu oraz księgowości, – sekretariat drukował opis i fakturę, wprowadzał do książki korespondencji i dokumentów, – księgowość wprowadzała fakturę do systemu ERP, a po otrzymaniu papierowego oryginału podpinała do właściwej teczki rozliczeń w firmie

Problem z podwykonawcą zaczął się kilkanaście dni później. Tego dnia Marek zauważył, że na koncie nie ma przelewu za wykonanie prac w domkach jednorodzinnych u Andrzeja, ale faktura z inwestycji prowadzonej przez Bartosza została opłacona.

Napisał do działu inwestycji, dlaczego nie otrzymał przelewu za wykonanie pozostałych prac. Gdy uzyskał potwierdzenie, że przelew powinien wyjść, postanowił poczekać jeszcze kilka dni. Jednak te kilka dni zmieniło się w miesiąc, a na budowie Andrzeja zaczęły się opóźnienia. Podwykonawca odmawiał wykonania dalszych prac, ponieważ nie uzyskał wypłaty za poprzedni etap mimo licznych zapewnień z działu księgowości, że przelew został wysłany.    

Dlaczego do tego doszło? W natłoku papierowej dokumentacji doszło do pomyłki. Uznano, że protokół od Bartosza, był tym, który miał dostarczyć Andrzej. A uzyskana odpowiedź z działu księgowości również sugerowała, że wszystko zostało opłacone i nie ma zaległości wobec podwykonawcy, ponieważ nie przekazano drugiego kompletu dokumentów.

Co zatem stało się z dokumentami, które powinien dostarczyć Andrzej? Faktura i protokół zawieruszyły się pośród innych dokumentów budowy.

Czy historia Marka mogłaby mieć inny finał?

Czas na zmiany! Czas na digitalizację danych

Wyobraźmy sobie znów ten dzień – chaos na budowie, opóźniona dostawa, o umówionych godzinach pojawili się lokatorzy, którzy chcieli zobaczyć swoje „eM” i do tego rozliczenia z podwykonawcami, w tym z naszym pokrzywdzonym Markiem.

Pierwszą rzeczą, która rozwiązałaby problem chaosu na budowie, byłby kalendarz spotkań z lokatorami i podwykonawcami. Dzięki tak prostej funkcji uniknęlibyśmy problemu z komunikacją i natłoku spraw na budowie, które trzeba opanować w tym samym czasie.

Drugą rzeczą jest elektroniczna rejestracja dokumentów od podwykonawców i przekazanie ich do odpowiednich osób lub działów w firmie. Jak wygląda proces digitalizacji danych i obiegu faktur w biznesowym systemie operacyjnym Ready_™?

Pracownik	Jak wyglądał proces obiegu faktury przed wdrożeniem?	Jak wygląda proces obiegu faktury po wdrożeniu?
Andrzej	– wykonał papierową kopię dokumentu, która przy przekazaniu zginęła między innymi dokumentami budowy	– posiadając aplikację mobilną systemu Ready_™, mógłby otrzymaną fakturę sfotografować i wprowadzić bezpośrednio do systemu, dołączyć do sprawy i wprowadzić fakturę do obiegu
Bartosz	– wykonał zdjęcie dokumentu, który przesłał e-mailem do biura. Jednak taki dokument nie był wprowadzony w system obiegu dokumentacji, a jedynie przekazany dalej. Musiał dostarczyć dokument oryginalny do biura	j.w.
Pracownik działu inwestycji	– odbiera wszystkie dokumenty budowy, w tym faktury, protokoły razem i tylko w formie papierowej, przez co przy dużej ilości nie panuje nad ich uporządkowaniem	– dzięki podłączeniu np. faktury bezpośrednio do sprawy może ją wprowadzić do elektronicznego obiegu faktur w firmie
Księgowa	– otrzymuje tylko papierowe wersje faktur, które ręcznie wprowadza do systemu księgowego oraz do płatności	– system elektronicznego obiegu faktur pozwala na opisanie faktury i zaksięgowanie jej, a także przygotowanie do wypłaty, dzięki modułowi Płatności

Jak możemy zauważyć, digitalizacja faktur nie jest tematem nowym, ale jej wdrożenie przy zastosowaniu systemu do zarządzania dokumentacją w firmie znacznie poprawi przepływ informacji w przedsiębiorstwie.

Dzięki  ewidencji danych finansowych, system nie tylko wie, że zapisano w nim fakturę z określonym numerem, ale wie również, od kogo jest ta faktura, do kiedy ją trzeba zapłacić, w jakiej kwocie itd. Te wszystkie dane, mogą być udostępnione pracownikom po to, by mogli oni sprawnie przetworzyć każdą fakturę, zgodnie z obowiązującym w firmie sposobem obiegu dokumentów.

Digitalizacja faktur nie tylko przy użyciu skanera

Wdrożenie biznesowego systemu operacyjnego Ready_™ wraz z aplikacją mobilną wprowadza w firmie jedną platformę komunikacyjną, która pomaga w przechowywaniu i przekazywaniu istotnej dokumentacji.

Możliwość skanowania faktury telefonem to przede wszystkim oszczędność czasu wynikająca z szybkiego digitalizowania danych oraz efektywność w przekazywaniu ich i usprawnienie procesu elektronicznego obiegu faktur. Zaletą elektronicznego archiwizowania faktur jest również łatwiejszy i szybszy dostęp do wyszukiwanych dokumentów, na podstawie różnych parametrów i zdefiniowanych metadanych.

I na koniec najważniejsze — zdigitalizowane faktury są też bezpieczniejsze, ponieważ digitalizowanie danych minimalizuje ilość operacji manualnych (statystycznie występuje więc mniej błędów i rozbieżności między księgami a samym dokumentem) oraz ogranicza ryzyko ewentualnego uszkodzenia i utraty dokumentów.

O konfiguracji aplikacji Faktury zakupu oraz aplikacji mobilnej Ready_™ przeczytasz w artykule „Skanowanie faktur telefonem”.