Nowoczesne metody zarządzania wydatkami firmowymi

Jacek Paszek

 06 listopada 2019

Udostępnij:

W wielu firmach proces zarządzania wydatkami firmowymi tj. wnioskowania, rozliczania i raportowania to prawdziwy galimatias. Dokumenty krążą po firmie, a setki paragonów i stosy faktur zalegają w księgowości. Cały proces bywa naprawdę czasochłonny i kosztowny.

Dzieje się tak, głównie dlatego że proces ten odbywa się papierowo. Wówczas mija od kilku do nawet kilkunastu dni od czasu poniesienia wydatku do jego rozliczenia. Nawet jeśli wprowadzony zostanie obieg elektroniczny faktur, jeszcze nie rozwiązuje to kwestii uzyskiwania zgody na te wydatki oraz procesu rozliczenia płatności, jeśli była regulowana przez pracownika.

Purchase to Pay

Całościowym rozwiązaniem problemu jest wprowadzenie elektronicznego procesu Purchase to Pay. Czyli takiego, który rozpoczyna się od wniosku zakupowego, uwzględnia obieg faktur, a kończy rozliczeniem płatności. Szybko.

Nowoczesne rozwiązania polegają na udostępnieniu w jednym portalu trzech obszarów:

• elektronicznego wniosku zakupowego,
• elektronicznego obiegu faktur,
• systemu rozliczeń z dostawcą i pracownikami (płatności)

Funkcje i zalety pełnego procesu zakupowego

Pracownicy zaangażowani w proces korzystają na tym, poprzez wykorzystanie  funkcjonalności:

OSOBY WNIOSKUJĄCE

• mogą w łatwy sposób uruchomić wniosek o zakup,
• szybciej otrzymują wymaganą zgodę,
• mogą szybko załączyć obraz faktury/paragonu po zakupie  (również w aplikacji mobilnej i automatyzując rozpoznawanie danych OCR)
• szybciej otrzymują zwrot lub rozliczenie budżetu
• mogą przeglądać historyczne wydatki.

OSOBY AKCEPTUJĄCE

• łatwo, w tym mobilnie akceptują wnioski,
• dla mniejszych kwot, mogą delegować akceptację wniosków do dysponentów budżetu,
• mają na bieżąco raporty kosztów w zakresie za który są odpowiedzialni,
• nie musza prowadzić żmudnych arkuszy kalkulacyjnych z budżetami i raportami kosztów.

KSIĘGOWOŚĆ I KONTROLING

• nie notuje się przypadków zagubienia dokumentów,
• szybciej zamykany okres rozliczeniowy,
• możliwość pracy rozproszonej,
• mniejsza liczba telefonów i próśb o udostępnienie informacji,
• mniejsza liczba błędów w procesie.

Cała firma korzysta natomiast z oszczędności czasu związanych z szybszym elektronicznym obiegiem, lepszymi zakupami, oraz uproszczeniu procesu archiwizacji papierowych dokumentów. System do rozliczania i zarządzania wydatkami pomaga również we wprowadzeniu różnych zasad i ułatwia pracownikom ich stosowanie np. wymagana różna ścieżka akceptacji dla różnej kategorii wydatków.

Elastyczność warunkiem rozwoju

Niezwykle ważne dla wyboru odpowiednich rozwiązań jest zrozumienie, że firma to organizm, który stale ewoluuje i że wprowadzanie zmian w cyfrowych procesach powinno być dużo łatwiejsze niż w procesach regulowanych zarządzeniami lub kulturą organizacyjną. Dzięki temu można wprowadzać więcej zmian i częściej, nie obawiając się aż tak o to, jak bardzo obciążają one firmę.

Jedną z platform realizujących kompleksowo tego typu proces jest system Ready_™.  Zobacz, jak Ready Obieg Faktur , Ready Wnioski zakupowe, oraz Ready Płatności usprawniają zarządzanie wydatkami firmowymi!