Stara prawda biznesowa mówi, że czas to pieniądz. A jeśli pieniądz to za wykonaną usługę w określonym czasie, opisaną w umowie. Stąd w dobie cyfryzacji pojawiła się potrzeba wdrożeń systemów, które będą wspierały nie tylko archiwizację umów, ale również ich proces tworzenia i obiegu. Bo bez tego firma będzie jak statek bez kompasu – zagubiony na morzu. A brak efektywnego zarządzania umowami, w dalszych następstwach, będzie miał negatywny wpływ na wyniki finansowe.

Przez trudy negocjacji, do finalizacji umowy

Podstawą każdej transakcji jest umowa, która przez każdego klienta jest indywidualnie negocjowana. Pierwszym problemem jest właściwa numeracja umów, gdy w zespole handlowym pracuje więcej niż jedna osoba.

Idąc dalej, aby zapamiętać kolejne wersje umowy, zapisujesz je na dysku dodając do nazwy pliku kolejny numer lub datę wysłania dokumentu. W ten sposób masz zapisanych kilkanaście wariantów jednej umowy. Może też zdarzyć się, że przypadkiem nadpiszesz zmiany w poprzedniej propozycji dokumentu, ponieważ uprzednio zapomniałeś utworzyć nową. To owocuje tym, że zaczynasz szukać poprzedniej wersji, by ją zapisać w teczce. W międzyczasie twój klient dzwoni i mówi, że w związku z ostatnią propozycją chciałby przywrócić postanowienia z wcześniejszych dokumentów, zachowując w niektórych miejscach nowe ustalenia. Co robisz w takiej sytuacji? Porównujesz wersje i kopiujesz poszczególne ustalenia do nowej mutacji umowy. Proces wyszukiwania właściwych zapisów jest czasochłonny. A przecież ty nie pracujesz tylko nad tą jedną umową.

Pewnego dnia musisz jechać do klienta i cały dzień spędzisz poza firmą. W tym czasie zadzwonił do ciebie klient, który chciał omówić warunki umowy. Ponieważ nie odmawiasz rozmowy, próbujesz robić dobrą minę do złej gry i przeszukujesz szybko swoją skrzynkę email na telefonie, by znaleźć wersję dokumentu, o której rozmawiacie. Niestety nie udaje Ci się, więc przepraszasz klienta, że oddzwonisz za chwilę tylko coś sprawdzisz. W tym czasie dzwonisz do firmy z prośbą do kolegów by wysłali ci właściwy draft, ponieważ masz ograniczony dostęp do dokumentacji. Pech chce, że dostajesz umowę, ale bez naniesionych nowych zmian. I jesteś zmuszony przełożyć rozmowę z klientem na czas, kiedy będziesz przed komputerem i odnajdziesz właściwą umowę. Opisane powyżej sytuacje prowadzą do opóźnień i błędów w procesie negocjacji umowy.

Innym problemem związanym z inicjowaniem obiegu umów jest brak jasnej procedury i przepływu pracy nad umowami. Często wydaje się nam, że akceptacja prawna gwarantuje bezpieczeństwo zawieranych umów. Jednak równie ważna jest obsługa merytoryczna umowy, jej zaopiniowanie i ocena ryzyka. Pominięcie niektórych etapów, które wynika z braku workflow umów, może prowadzić do niedotrzymania terminów, utraty kontraktów i ryzyka związanego ze zgodnością. To z kolei wiąże się z powstaniem ryzyka prawnego, związanego np. z pominięciem krytycznej klauzuli lub niespełnieniem wymogu regulacyjnego, co prowadzi do kosztownych konsekwencji prawnych i finansowych.

A co z archiwizacją? Gdy umowa zostanie podpisana, zostanie też zarejestrowana w dzienniku i schowana we właściwym segregatorze. Niezbędne postanowienia sporządzone w formie notatki zostaną przekazane do działu realizacji umowy, jak i do księgowości. W takim podejściu musimy liczyć się z tym, że te informacje mogą zginąć w stosie firmowej dokumentacji i suma summarum także ty, jako negocjujący umowę zobowiązany będziesz pilnować postanowień podpisanego dokumentu.

Od projektu umowy do efektywnego zarządzania

Spróbujmy przyjrzeć się powyższym sytuacjom, ale tym razem używając do procesu inicjowania obiegu umowy i jej archiwizacji systemu Ready_™ z aplikacją Umowy.

Po pierwsze jasna procedura negocjacji umowy. W systemie Ready_™ zaplanowano dwie ścieżki procedowania umów, które wybierasz na etapie konfiguracji aplikacji. Dzięki temu masz zawsze pewność, że umowa trafia do właściwej osoby i nie zostanie pominięty żaden krok w jej opiniowaniu.

Każda wersja umowy jest zapisywana w systemie, co ułatwia odtworzenie wersji poprzez sprawdzenie historii danej umowy. W ten sposób oszczędzisz czas na porównaniu kolejnych wersji i wprowadzanych zmian, jak również nie nadpiszesz już przypadkiem nowych ustaleń w poprzedniej edycji.

A co jeśli akurat pracujesz zdalnie i klient chce omówić warunki umowy? To też nie będzie stanowiło problemu. Każda wersja umowy jest dostępna w systemie i w aplikacji mobilnej Ready_™. Stąd będąc poza firmą możesz przejrzeć wskazaną umowę sprawdzając teczkę Klienta lub wybierając właściwą Sprawę, gdzie znajdziesz dokument. W ten sposób do rozmów będziesz przygotowany na bieżąco.

Po podpisaniu umowy możesz ją zarejestrować automatycznie w Bazie umów, zapewniając jej bezpieczeństwo, a także dostęp informacji dla osób uprawnionych np. z działu realizacji, czy księgowości.

Scentralizowany system zarządzania umowami usprawnia także zarządzanie zgodnością i ryzykiem. Dzięki temu możesz upewnić się, że umowy spełniają wymogi prawne i regulacyjne oraz monitorować zgodność realizacji z potwierdzonymi warunkami. Dodatkowo system Ready_™ zapewnia lepszą widoczność i kontrolę nad całym cyklem życia kontraktu, poprzez śledzenie statusu każdej umowy i monitorowanie jej wykonania. Ponadto system powiadomień o kluczowych kamieniach milowych, takich jak odnowienie lub wygaśnięcie umowy, na bieżąco pomaga kontrolować jej status.

Ready_™ Umowy to więcej niż archiwum

W dynamicznym świecie biznesu czas to pieniądz, a niezawodny system zarządzania umowami jest niezbędny dla każdej firmy, która ceni sobie wydajność, zgodność i zarządzanie ryzykiem. Dlatego też namawiam do wdrożenia systemu Ready_™ z aplikacją Umowy, ponieważ to pomoże w rozwiązaniu problemów związanych z procesem zarządzania umowami. Oto niektóre z nich:

• usprawniony proces negocjowania umów dzięki opracowaniu wystandaryzowanego procesu negocjacyjnego. Konfigurując aplikację możesz definiować role i obowiązki, konfigurować zatwierdzenia i powiadomienia oraz śledzić postępy, aby zapewnić efektywne i dokładne negocjowanie umów,
• wydajna kontrola wersji i śledzenie historii, dzięki czemu możesz odtworzyć wersje sprawdzając historię danej umowy. To zmniejsza ryzyko zamieszania z wersjami, jak i minimalizuje wystąpienie błędów w poszczególnych wersjach,
• ulepszona współpraca i komunikacja między zespołami sprzedaży, zespołami prawnymi i innymi interesariuszami,
• sprawniejsze zarządzanie zgodnością i ryzykiem, ponieważ system pomaga być na bieżąco z wymogami prawnymi i zgodnością, umożliwiając śledzenie terminów, monitorowanie ryzyka i konfigurowanie alertów dotyczących umowy. Możesz również upewnić się, że umowy zawierają wszystkie niezbędne klauzule oraz są przeglądane i zatwierdzane przez zespoły prawne i ds. zgodności,
• stały wgląd i kontrola nad cyklem życia kontraktu, od śledzenia postępów negocjacji, monitorowania daty wygaśnięcia, do zapewnienia odpowiedniej archiwizacji i przechowywania umów do wykorzystania w przyszłości.

Scentralizowany system zarządzania umowami Ready_™ usprawnia proces zarządzania kontraktami, od procesu negocjacji, zapewniając wydajną kontrolę wersji i śledzenie historii, przez poprawę komunikacji, czy zarządzanie zgodnością i ryzykiem po zapewnienie lepszej kontroli nad cyklem życia dokumentu. Wdrażając taki system, możesz z łatwością i pewnością poruszać się w gąszczu kontraktów, wiedząc, że dysponujesz narzędziami i procesami do sprawnego i efektywnego zarządzania nimi.

O konfiguracji obiegu umów w firmie oraz ich archiwizacji przeczytasz w samouczkach.