Sprawne działanie firmy w połączeniu z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi sprawia, że pracownicy stają się bardziej produktywni, a Twoje przedsiębiorstwo notuje jeszcze lepsze wyniki. Właśnie w tym pomaga elektroniczny obieg dokumentów, dlatego dowiedz się, na czym polega to rozwiązanie i odkryj zalety tego usprawnienia.

Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?

Większa efektywność pracy to jeden z najważniejszych celów każdej firmy i pomaga w nim system obiegu dokumentów. Po prostu takie narzędzie zapewnia porządek, a do tego znacznie przyspiesza poszczególne procesy. Warto też zwrócić uwagę na to, że taki sposób przekazywania dokumentów można wykorzystać w wielu różnych działach – nie tylko w księgowości, a w cyfryzacji całej firmy. W końcu system zarządzania przyda się również w administracji. Wtedy poprawisz dostęp do danych, zoptymalizujesz procesy biznesowe i skontrolujesz poszczególne zadania. Jest to możliwe dzięki temu, że upoważnione osoby mają ciągły dostęp do poszczególnych dokumentów, a ich rejestracja umożliwia sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się obecnie.

Zauważ także, że program do archiwizacji dokumentów ma naprawdę szerokie zastosowanie, dlatego przy jego pomocy wszystkie dokumentacje znajdą się w jednym miejscu. Dotyczy to zarówno korespondencji, jak i faktur, umów, wniosków, list obecności, systemu zarządzania służbowymi telefonami czy rezerwacjami aut.

Na czym polega procesowanie dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na sprawne wykonywanie wielu zadań, a jest to możliwe dzięki temu, że znajdują się one w chmurze. W ten sposób pracownicy nie muszą już chodzić od gabinetu do gabinetu, żeby uzyskać kolejny podpis. Wszystkie te procesy zostały zautomatyzowane, a do tego procesowanie dokumentów działa na podstawie wypracowanego schematu. Pozwala to na zachowanie wewnętrznych procedur i maksymalne bezpieczeństwo bez utraty dynamiki zespołu. Najlepszym przykładem obiegu dokumentów w firmie są te z działu księgowości. Wówczas sekretariat bądź dział obsługi klientów otrzymuje fakturę, przesyła ją do księgowości, a stąd dokument trafia do prezesa, po czym znów zostaje wysłany do księgowości bądź sekretariatu, a następnie jest zarchiwizowany. Wykorzystując tradycyjny system obiegu, z łatwością może dojść do zgubienia i zniszczenia papieru, czy nawet do niedotrzymania terminów. Zupełnie inaczej jest, gdy w Twojej firmie działa elektroniczne procesowanie dokumentów.

Jakie zalety ma system obiegu dokumentów?

Sprawniejsza archiwizacja dokumentów

System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia Ci sprawne archiwizowanie dokumentów, dzięki temu nie musisz obawiać się tego, że z czasem gdzieś się zgubią, co jest tak ważne szczególnie w przypadku księgowych dokumentacji. Jednocześnie wiele osób może mieć do nich dostęp – wystarczy, że administrator nada odpowiednie uprawnienia. To nie tylko rozwiązuje wiele problemów, ale też zwiększa dynamikę zespołu. Warto też dodać, że program do archiwizacji dokumentów jest łatwy w obsłudze, co znowu umożliwia szybkie wykonanie zadania. Oprócz tego upoważnieni pracownicy mogą skorzystać z intuicyjnej wyszukiwarki, która pozwala na bezproblemowe znalezienie danego dokumentu.

Procesowanie dokumentów zapewnia oszczędności

Czy wiesz, że elektroniczny obieg dokumentów zapewnia Ci całkiem spore oszczędności? Tak naprawdę jest to ważne w przypadku każdej organizacji. Tradycyjny obieg wymaga poświęcenia sporej ilości czasu, który trzeba przeznaczyć na akceptację wniosków, szukanie papierowych wersji danych wniosków czy po prostu zatwierdzanie faktur. Wdrożenie elektronicznego systemu faktur online sprawia, że wszystkie potrzebne dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a przede wszystkim ich obieg podlega wcześniej ustalonemu porządkowi. Dodatkowo każdy pracownik otrzymuje instrukcje, co powinien zrobić i w jaki sposób trzeba dokonać akceptacji. Taki automatyzm zapewnia sporo oszczędności – jeśli chodzi o czas i pieniądze. Po prostu pracownicy mogą zająć się innymi obowiązkami, zwiększa się ich produktywność, a do tego nie tracisz środków z powodu np. zagubionych faktur kosztowych.

Obieg dokumentów w firmie zwiększa pewność

Czy wiesz, w jaki sposób system elektronicznego obiegu dokumentów daje większą pewność? Po prostu nie musisz już dłużej przejmować się tym, że papier można tak łatwo zniszczyć lub zgubić. Szczególnie często dochodzi do takich sytuacji w firmach, w których w ciągu miesiąca przepływają setki czy nawet tysiące takich dokumentów. Wówczas naprawdę nie jest trudno o pomyłkę. Jednak taki błąd może być dla Ciebie bardzo kosztowny, dlatego elektroniczny obieg dokumentów skutecznie pozwoli Ci pozbyć się tego typu obaw. Gdy raz wprowadzisz dokument do systemu, to już tam zostanie, a w archiwum znajdziesz go dosłownie w ciągu kilku sekund.

Rejestracja dokumentów poprawia ich dostępność

Wykorzystywanie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów daje Ci nieograniczony dostęp do wszelkich informacji, znajdujących się w systemie. Możesz to zrobić nawet wtedy, gdy pracujesz zdalnie – Ty lub Twoi pracownicy. Dzięki temu poszczególne obowiązki mogą być wykonywane z każdego miejsca – nawet podczas kwarantanny, zdalnego lub hybrydowego systemu pracy czy też w trakcie wyjazdu służbowego. Jednocześnie nie musisz obawiać się tego, że jakieś informacje trafią do niepowołanych osób. Wystarczy, że nadasz konkretne uprawnienia.

Procesy biznesowe znacznie przyspieszają

Zanim potrzebne dokumenty zyskają akceptację i zostaną podpisane, może minąć sporo czasu – szczególnie gdy wykorzystujesz tradycyjny obieg dokumentów. Dlatego procesy biznesowe znacznie przyspieszą, jeśli w Twojej firmie zacznie funkcjonować inteligentne narzędzie. Po prostu w takim przypadku akceptacja wymaga dosłownie kilku kliknięć, co zajmuje kilka sekund, a tym samym dokument znacznie szybciej trafi do kolejnego działu, a w końcu do archiwum. Dynamika zespołu zostanie też poprawiona, ponieważ to system wykona wiele czasochłonnych obowiązków. Dotyczy to nie tylko przesyłania poszczególnych wniosków czy faktur, ale również tworzenie ich kopii, wysłanie do konkretnych działów, kontrolowanie miejsca, gdzie się znajdują oraz ich archiwizowanie.

Sprawniejsze zarządzanie firmą

Jednym z głównych czynników, przemawiających za wykorzystywaniem elektronicznego obiegu dokumentów jest widoczna pomoc w zarządzaniu firmą. Z takim narzędziem zyskasz łatwiejszy dostęp do wielu raportów, a nawet sprawdzisz, czy pracownicy wykonali swoje zadania. To nie tylko ułatwi zarządzanie, ale też pozwoli Ci wyciągnąć wnioski i zwiększyć produktywność zespołu.

Zwróć również uwagę na to, że istnieje możliwość stosowania elektronicznego obiegu dokumentów w wielu organizacjach czy oddziałach. Tym samym nie tylko dany dokument dotrze do osób, pracujących w różnych miejscach, ale przede wszystkim zyskasz możliwość obsługi kilku procesów. To na pewno ułatwi Ci zarządzanie informacjami z jednego miejsca – bez konieczności ciągłej zmiany paneli administracyjnych czy kolejnych systemów.

Dla kogo jest narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów?

Tak naprawdę każda firma może skorzystać z nowoczesnego rozwiązania, jakim jest system zarządzania obiegiem dokumentów. Cyfryzacja Twojej firmy szczególnie sprawdza się w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach, gdzie jest jeszcze więcej pracowników. Wpływa to także na sporą liczbę dokumentów – szczególnie tych, dotyczących spraw związanych z zatrudnionymi osobami. Oprócz tego wdrożenie systemów elektronicznych przyspieszy przepływ dokumentów, które muszą przejść przez jeszcze więcej działów. Tym samym wydłużają się też poszczególne procesy biznesowe. W takim przypadku konieczne są udoskonalenia, a to właśnie za nie odpowiedzialne są nowoczesne narzędzia. Jednocześnie wybranie tradycyjnego obiegu dokumentów jeszcze mocniej uwypukla słabe strony tego rozwiązania. Jest to związane, chociażby z trudnościami związanymi z archiwizacją dużej ilości dokumentów.

Pamiętaj również o tym, że program do archiwizacji dokumentów przydaje się w firmach, które pracują zdalnie bądź hybrydowo, a także w tych, mających kilka mniejszych oddziałów. Wówczas jeszcze ważniejszy staje się szybki dostęp do danych, znajdujących się w chmurze.