Aktualnie wielu z nas przekonuje się, że zorganizowanie w firmie sprawnie funkcjonującej pracy zdalnej nie jest takim łatwym zadaniem jak się wydaje. Zaraz po tym, jak już poradzimy sobie z dostępem do sieci firmowej oraz uzgodnimy wspólny program do zdalnych telekonferencji, pojawiają się dodatkowe wyzwania. Pierwszy problem pojawia się już rano, w chwili kiedy chcielibyśmy wiedzieć kto jest już „w firmie”. Drugi problem to ciągłe nieporozumienia wynikające z braku sprawnej komunikacji na temat załatwianych spraw i realizowanych wspólnie zadań.  Trzeci problem to właściwie problem managera, polegający na tym, że w związku z prawdopodobnym spadkiem wydajności pracy, będzie chciał lepiej przyjrzeć się i zarządzać czasem pracy poszczególnych członków zespołu. Rozwiązań tych problemów jest z całą pewnością wiele, niemniej chciałbym niżej opisać kilka technik i metod, które sprawdzają się nie tylko w trakcie pracy zdalnej, ale również w trakcie zwykłego trybu pracy każdej organizacji.

Zapewnij widoczność pracowników

Najprostszym rozwiązaniem jest dostępny przez przeglądarkę portal, będący cyfrowym odpowiednikiem biura. Taki system powinien odzwierciedlać strukturę organizacyjną firmy i umożliwiać szybką komunikację i zarządzanie. Czyli robić to, co zapewnia właśnie biuro „w realu”. Po zalogowaniu pracownicy „odbijają się” na cyfrowej liście obecności, która zastępuje system kontroli dostępu do biura lub papierową listę obecności. Dzięki temu stają się widoczni jako dostępni, wraz z informacją gdzie się znajdują. Dodatkowa korzyść to możliwość szybkiego zorientowania się, kto jest online, a kto ma przerwę np. wtedy kiedy chwilowe warunki nie pozwalają na skupienie się na pracy w domu. W tym celu wystarczy odpowiednio oznaczyć swoją niedostępność, wraz z informacją ile to potrwa np. Wracam za godzinę.

Udostępnij wspólne listy spraw i zadań

Praca zdalna uświadamia nam, jak wiele interakcji dokonywanych jest w bezpośrednim kontakcie, a w szczególności dotyczy to sytuacji, w których uczestniczą więcej niż dwie osoby. Aby uniknąć błędnych decyzji oraz niewłaściwie zrealizowanych zadań, należy utworzyć w cyfrowym biurze odpowiednie listy spraw i zadań, które będą mogły być komentowane w trakcie ich wykonywania, a ich uczestnicy będą otrzymywać powiadomienia o tym i będą mogli na bieżąco reagować. Taka komunikacja „à la Facebook” jest już rozpowszechniona w wielu organizacjach. Ważne jest, aby odbywała się ona w kontekście informacji (dokumentów, zadań, spraw), które poukładane są w odpowiedni sposób. Pracownicy powinni z łatwością przemieszczać się po tych listach. Dlatego listy spraw i zadań powinny być dopasowane do różnych potrzeb różnych typów zespołów. Oto trzy podstawowe typy widoków: Zwykła lista — czyli tabela — adekwatna jest np. do listy ważnych spraw, w których chcemy widzieć następujące informacje: Opis, Klient, Dział/Osoba odpowiedzialna, Termin realizacji Kalendarz — widok siatki kalendarza jest adekwatny do wszystkich zadań z konkretnym terminem np. spotkań, umówionych telefonów, dostaw itp. Kanban — widok tablicy kanban — idealnie sprawdza się w projektach, w których nie jest kluczowe, kiedy mają być wykonane zadania, ale ważne jest zebranie ich na jednym widoku i podział na statusy np: PRZYJĘTE, W TRAKCIE, WERYFIKACJA, ZAKOŃCZONE.

Zapewnij łatwą rejestrację czasu pracy

Czas to pieniądz, a więc warto go oszczędzać. Jeśli zastosujemy łatwo dostępny i dobrze zaprojektowany rejestrator czasu pracy, może okazać się, że wprowadzanie wpisów przez pracowników nie jest aż takie straszne, jak to się powszechnie wydaje. W tym przypadku również ważne jest, aby osoby na różnych stanowiskach i realizujące różne zadania, miały do dyspozycji właściwe dla swojej specyfiki funkcje. W tym przypadku można również mówić o przynajmniej trzech technikach ewidencji czasu pracy: Ewidencja ad hoc – czyli wprowadzanie na bieżąco lub na koniec dnia wykonanych czynności wraz z informacją ile zajęły czasu. Ewidencja na wcześniej zaplanowanych zadaniach — mogą to być zadania dostępne z tablicy Kanban lub w Kalendarzu. Ewidencja na szablonach, czyli listach wcześniej zidentyfikowanych powtarzalnych czynności np: PRZEGLĄD POCZTY, PRZEGLĄD ZGŁOSZEŃ, KONSULTACJE WEW, ORGANIZACJA PRACY Niezależnie od tego, jaką zastosuje się metodę, cel jest ten sam: Kompletna lista czynności, sumująca się do zadanej liczby np. 7 h — na koniec dnia, tygodnia i miesiąca.  Taki raport może przeglądać pracownik, jak również na bieżąco dostęp do niej ma Manager. Dzięki temu może analizować rzeczywiste dane i na podstawie tej wiedzy wpływać na to, czym zajmuje się zespół. Jeśli chcesz stosować powyżej opisane techniki, możesz to zrobić w mniej niż godzinę, uruchamiając system Ready_™ dla Twojej firmy.