Czy wiesz już, jak cenny jest Twój czas pracy?

Przyjazny rejestrator czasu pracy

Dzięki przyjaznej aplikacji każdy pracownik poczuje przyjemną emocję związaną z ewidencją własnego czasu pracy. Plan dnia podzielony jest na 3 części:

• „Na dzisiaj” – zadania ustalone dzisiaj.
• „W trakcie” – zadania w kanban przeniesione do grupy w trakcie.
• „Przypięte” – zadania wykonywane często o powtarzalnym opisie.

Raport dzienny

Za pomocą przejrzystego raportu dziennego zobaczysz zbiorcze zestawienie informujące Cię o zadaniach zrealizowanych przez Twój zespół w danym dniu.

• Przeglądaj raporty podległych pracowników – każdy widzi tylko osoby do których ma prawo.
• Podłączaj zadania pod sprawy i projekty.
• Przechodź z raportów do powiązanych spraw i zadań.

Raport miesięczny

W raporcie miesięcznym wyświetlisz zbiorcze podsumowanie całego miesiąca, z możliwością podglądu szczegółów każdego dnia.

• Miesięczne podsumowanie zawiera kolory – dzięki czemu szybko wychwycisz braki w uzupełnionym czasie pracy.
• Z każdego dnia łatwo wyświetlisz wszystkie aktywności.
• Każda aktywność pozwala otworzyć zadanie, sprawę lub klienta którego dotyczy.

Wygodny Kanban dla zadań

Pracownicy mogą planować wcześniej swoje zadania na tablicy Kanban.

Widok ten świetnie sprawdza się przy wszelkich projektach, w których uczestniczy kilka osób i które nie mają wyraźnie zadanych terminów na każde zadanie.

Kalendarz

Zadania, których realizacja wymagana jest w określonym terminie, mogą być planowane na siatce Kalendarza, na którym widoczne będą osobnymi kolorami kalendarze poszczególnych członków zespołu.

Każdy zespół może równocześnie wyświetlać zadania w wymaganej dla siebie formie.

Można równolegle wykorzystywać różne widoki: Lista, Kanban i Kalendarz.

Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy pracowników ma charakter indywidualny i jest tworzona osobno dla każdego pracownika, dlatego jest to dość czasochłonne. Jednak możliwe jest przyspieszenie tego procesu dzięki inteligentnemu narzędziu. Z jego pomocą pracodawca może przeanalizować grafik pracy, listy obecności, a także przepracowane godziny odnoszące się do tygodnia czy miesiąca.

Warto pamiętać, że prowadzenie ewidencji czasu pracy to jeden z obowiązków pracodawcy – trzeba się do tego ustosunkować nawet wtedy, gdy zostaje zatrudniona jedna osoba. Wymaga tego Państwowa Inspekcja Pracy. Jednak to od pracodawcy zależy, w jaki sposób będzie to robić – przy pomocy tradycyjnej metody bądź po prostu wykorzystując elektroniczny system kontroli czasu pracy. Konieczne jest tylko to, żeby program umożliwiał wydrukowanie dokumentu – z tym na pewno nie będzie problemu, gdy zostanie wykorzystany program Ready os.

Co zawiera system rejestracji czasu pracy?

Rejestracja czasu pracy bez względu na formę musi zawierać kilka podstawowych informacji, umożliwiających określenie, ile dni czy godzin pracowała dana osoba. W końcu ma to ogromny wpływ na wypłacaną pensję, a także na kontrolę czasu pracy. Z nowoczesnym i intuicyjnym programem z łatwością zostaną uzupełnione wymagane pola. Często monitorowanie czasu pracy staje się jeszcze prostsze, jeśli w biurze korzysta się z identyfikatorów lub kodów QR. Wtedy system dba o to, żeby lista obecności była kompletna, a przede wszystkim natychmiastowo uzupełniana. Szczególnie chodzi tu o następujące informacje:

• kontrola czasu pracy online lub stacjonarnej z uwzględnieniem godzin dla każdego pracownika osobno – dotyczy to również informacji o godzinach nocnych, nadgodzinach, świąt oraz dni wolnych;
• dyżury,
• nieobecności,
• zwolnienia od pracy,
• urlopy.

Warto zwrócić uwagę, że rodzaj prowadzonej ewidencji jest uzależniony od grupy pracowniczej. Czasem wymagane jest prowadzenie jedynie uproszczonej ewidencji.

Dlaczego warto korzystać z ewidencji czasu pracy?

Elektroniczna lista obecności

Inteligentny program do rejestracji czasu pracy samodzielnie wykonuje wiele zadań. Jednym z najważniejszych jest lista obecności pracowników. To znaczne ułatwienie dla grupy kierowniczej i dla pracowników. W końcu w każdej chwili mogą przeglądać taką listę. Warto zwróć również uwagę na to, że takie systemy jak elektroniczna lista obecności stanowią spore ułatwienie podczas sytuacji, zagrażających życiu. Szczególnie dotyczy to pożarów. Wtedy wirtualne listy obecności umożliwiają szybkie sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy opuścili budynek. W czasie pandemii ułatwia to także określenie grupy osób zagrożonych zachorowaniem.

Łatwodostępne powiadomienia o wnioskach urlopowych

Składanie i akceptacja wniosków urlopowych to żmudne zajęcie, które znacznie spowalnia funkcjonowanie firmy. Dlatego z pomocą przychodzi nowoczesny program do ewidencji czasu pracy. W końcu to narzędzie jest też dostępne dla pracowników, więc mogą oni wykorzystać dowolne urządzenie i z jego pomocą złożyć wniosek urlopowy. Dodatkowo decyzyjne osoby od razu otrzymują powiadomienie w wiadomości e-mailowej i poprzez komunikator o tym, że należy rozpatrzyć nowy wniosek. Następnie pracownik dostaje informację o jego akceptacji bądź odrzuceniu. Taki system naprawdę przyspiesza etap podejmowania decyzji, a przede wszystkim poprawia wydajność całego zespołu. Jednocześnie umożliwia jeszcze lepszą koordynację pracownikami i inteligentne dysponowanie urlopem. Każdy z pracowników ma dostęp do swoich limitów urlopowych czy nawet do kalendarza urlopowego zespołu. W ten sposób skutecznie można ograniczyć liczbę pytań kierowanych do menedżerów bądź działu HR, a do tego zostanie ułatwione pracownikom inteligentne zarządzanie urlopem.

System rejestracji czasu pracy powiadamia o spóźnieniach

Wiele firm uznaje, że kilka spóźnień nie stanowi dużego problemu, ale gdy zdarzają się one regularnie, a przede wszystkim większej grupie pracowników, to taka sytuacja prowadzi już do sporych strat finansowych. Dlatego program do rejestracji czasu pracy to nie tylko lista obecności, ale również kontrola spóźnień. Gdy dochodzi do takiej sytuacji, to menedżerowie bądź inne upoważnione osoby otrzymują powiadomienie o tym, że dany pracownik się spóźnił i o jakim czasie tu mowa. Taka informacja jest też zawarta w raporcie, analizującym czas pracy. Pozwala to na szybkie rozwiązanie problemu i ewentualne wyciągnięcie konsekwencji.

Elektroniczna ewidencja czasu informuje także o nadgodzinach czy nawet o możliwości przepracowania, co wynika ze zbyt dużej ilości przepracowanych godzin.

Ewidencja czasu pracowników zdalnych i freelancerów

W zależności od tego, z jakich metod pracy korzysta dana firma, to ewidencja czasu na pewno i tak się przyda – nawet podczas pracy online bądź hybrydowej. W ten sposób można zyskać pewność, że pracownicy wykonują swoje obowiązki, a do tego sprawdzić, ile czasu na to poświęcili. System rejestracji czasu pracy to również korzystne rozwiązanie z perspektywy pracowników. W końcu otrzymują wyraźny dowód tego, ile czasu poświęcili na wykonanie konkretnego zadania. Dzięki temu mogą w prosty sposób udowodnić swoje racje.

Taki program jest stosowany także u freelancerów. Szczególnie gdy następuje rozliczenie godzinowe.