- Jak skonfigurować rejestr faktur i płatności dla mikrofirmy?
- Jak działa rejestr faktur i płatności w systemie Ready_™?
- Co jeszcze usprawni Twoją pracę?
Prowadzenie mikroprzedsiębiorstwa wiąże się ze specyficznym podziałem ról w firmie. Niejednokrotnie właściciel firmy jest tu zarówno pracownikiem administracyjnym, finansowo-księgowym, jak i wykonawcą usługi, którą oferuje. Żonglowanie tyloma rolami to bardzo duże obciążenie psychiczne. I ostatnią rzeczą, jakiej potrzebuje właściciel, to zakopanie się w dokumentacji finansowej i problemy z płatnościami.
Ten samouczek pokaże, jak w prosty sposób można wykorzystać system Ready_™, w mikroprzedsiębiorstwie, do rejestru faktur zakupu i przekazaniu ich do płatności. Ponadto wbudowany kalendarz płatności i aplikacja do płatności zmniejszają stres związany z zarządzaniem finansami, dzięki czemu można skupić się na płynnym i efektywnym prowadzeniu firmy.
Jak skonfigurować rejestr faktur i płatności dla mikrofirmy?
Aby rejestracja faktur zakupu i przygotowanie ich do płatności przebiegła zgodnie z poniższym opisem musisz najpierw skonfigurować:
- strukturę organizacyjną firmy,
- aplikację Faktury zakupu,
- aplikację Płatności.
Uruchamiając wersję testową systemu, kreator szybkiego uruchomienia pomógł ci w automatycznej konfiguracji struktury organizacyjnej dla mikroprzedsiębiorstwa. Przy pierwszym uruchomieniu zostały również zainstalowane aplikacje Faktury zakupu oraz Płatności.
Jeśli nie wykupiłeś tych aplikacji w sklepie, możesz to zrobić w każdej chwili korzystając z AppStore Ready_™. O tym, jak dokonać zakupu napisaliśmy w artykule: Zamawianie aplikacji.
Przed pierwszym uruchomieniem obu aplikacji sprawdź ich ustawienia. W tym celu przejdź do Ustawień aplikacji i w sekcji Faktury zakupu odszukaj zakładki Słowniki. Kliknij Typy dokumentów księgowych, by utworzyć typ dokumentu, który będzie uruchamiał ścieżkę rejestracji faktury dla twojej firmy. Kliknij nowym oknie zielony plus oznaczający Nowy i wpisz dane tworzonego dokumentu. Więcej o procesie definiowania dokumentów napisaliśmy w artykule — Typy dokumentów księgowych.
Jeśli już zdefiniowałeś/aś typ dokumentu, przejdź do sekcji Ścieżki procesu. Tutaj utworzysz swoją ścieżkę rejestracji i przekazania faktur do płatności. System domyślnie ma zakodowaną ścieżkę procesu uwzględniającą opis merytoryczny i weryfikację rachunkową faktury. Jeśli chcesz korzystać z prostszej ścieżki – dwu etapowej musisz kliknąć menu Nowy proces obiegu i wskazać Proces automatyczny. W osobnym oknie tworzysz proces rejestru faktury.
Następnie w ustawieniach Konfiguracja sprawdź, czy wszystkie procesy są odznaczone. A w zakładce Aplikacja płatności, preliminarz – zaznaczyłeś/aś, że kończąc etap rejestracji, system ma utworzyć automatycznie płatność.
Pozostań jeszcze chwilę w Ustawieniach aplikacji. Tym razem przejdź do sekcji aplikacji Płatności i wybierz Mapowanie kont bankowych. W tym miejscu dodaj konto bankowe oraz wskaż szablon generowania paczek płatności do Twojego banku. To ułatwi tworzenie zlecenia zapłaty i przyspieszy proces.
System został skonfigurowany – teraz zobacz, jak przebiega taki proces dla mikroprzedsiębiorstwa i jednoosobowej działalności gospodarczej.
Jak działa rejestr faktur i płatności w systemie Ready_™?
Teraz spróbujemy zarejestrować fakturę zakupu i przekazać ją do płatności w systemie Ready_™.
Rejestracja faktury
System Ready_™ przewiduje trzy możliwości dodania faktury do systemu. Poniżej przedstawiamy następujące ścieżki:
- rejestracja skanu dokumentu z dysku,
- rejestracja dokumentu z emaila,
- rejestracja dokumentu przy użyciu aplikacji mobilnej.
Rejestracja skanu dokumentu z dysku
Aby zarejestrować zeskanowaną fakturę, otwórz aplikację Faktury zakupu systemu Ready_™. Zobaczysz okno Wprowadzenia do rejestracji. Wybierz zatem dokument z dysku, który chcesz zarejestrować. Wbudowany silnik OCR odczyta dane z faktury i wyświetli je obok dokumentu. Jeśli dany kontrahent pojawi się po raz pierwszy – system automatycznie wpisze go do modułu klienci. Od tej pory nie będzie trzeba wpisywać tych samych danych przy każdym dodaniu dokumentu.
Gdy już sprawdzisz zgodność danych, kliknij Utwórz fakturę. Pierwszy etap rejestracji – wprowadzenie do systemu masz już za sobą. Zobacz, jak szybko dodałeś dane faktury do systemu.
Przejdź dalej – w widoku dokumentu kliknij zakładkę Szczegóły. Następnie ustaw Typ dokumentu księgowego, który zdefiniowałeś/aś przy konfiguracji. To pozwoli uruchomić twoją ścieżkę procesu. Nie zapomnij zapisać tej operacji.
Teraz kliknij Zarejestruj w menu workflow, a następnie Faktura poprawna. W ten sposób wprowadziłeś fakturę do systemu i przekazałeś ją do płatności.
Rejestracja dokumentu z emaila
A co gdy faktura zostanie przysłana mailem? Również i ją zarejestrujesz w aplikacji Faktury zakupu. Dzięki wewnętrznemu programowi do obsługi poczty email nie musisz pobierać załączników z zewnętrznych źródeł np. Outlook, Thanderbird, czy zewnętrznych serwerów. Tutaj zarejestrujesz takie faktury i inne dokumenty bezpośrednio z emaila i powiążesz je z klientem, sprawami, czy umowami.
W tym celu wejdź do modułu Poczta i wybierz dokument do rejestracji. W górnym menu kliknij Utwórz (niebieski Dokument) i z listy wybierz eFaktura. Otworzy się okno Bufor OCR. Zaznacz wybrany dokument i możesz przystąpić do rejestracji dokumentu. Dalsze kroki już znasz.
Jak widzisz takie rozwiązanie znacznie przyspiesza rejestr faktury z maila. Dodatkowo wbudowany do systemu silnik OCR niemal natychmiast przepisuje dane do odpowiednich pół.
Rejestracja dokumentu przy użyciu aplikacji mobilnej
Pracujesz w terenie? Prowadzisz sklep lub małą gastronomię i jedynie, kiedy możesz zająć się rejestracją dokumentacji to wieczór lub weekend? Z systemem Ready_™ możesz rejestrować faktury z aplikacji mobilnej. Jak skanować faktury telefonem i przekazywać je do systemu?
Zanim zaczniesz rejestr faktur telefonem, pobierz aplikację Ready_™ do producenta – firmy eDokumenty:
- Google Play (system Android) – Ready_™ eDokumenty,
- AppStore (system iOS) – Ready_™ eDokumenty.
Następnie uruchom system w wersji desktopowej i kliknij ikonę użytkownika po prawej stronie. Wybierz Logowanie w aplikacji mobilnej. Otwórz aplikację na telefonie i zeskanuj kod QR w aplikacji.
Aplikacja uruchomiona – wprowadź pierwszą fakturę. W tym celu kliknij Menu (hamburger), a następnie Dokumenty. W prawym dolnym rogu ekranu zobaczysz niebieski plus. Wybierz Dodaj fakturę, a następnie wybierz jedną z opcji:
- zrób zdjęcie
- wybierz z galerii
- dodaj plik pdf, jeśli otrzymałeś fakturę na skrzynkę email, która nie jest zintegrowana z system.
Po wybraniu Zrób zdjęcie dokument zostanie wgrany do systemu, a dane w nim zawarte odczytane przez silnik OCR. Ty musisz tylko:
- sprawdzić zgodność danych,
- wskazać typ dokumentu księgowego, który zdefiniowałeś/aś przy konfiguracji aplikacji.
Gdy faktura zostanie zapisana w systemie, zarejestruj ją, a następnie potwierdź poprawność. W ten sposób faktura została zeskanowana, zindeksowana, zarejestrowana i wprowadzona do płatności za pomocą kilku kliknięć na telefonie.
Kontrolowanie płatności w Kalendarzu płatności
W systemie Ready_™ masz wszystkie wydatki pod kontrolą dzięki modułowi Kalendarz Płatności, który został zainstalowany wraz z aplikacją Faktury zakupu.
Aby wejść do Kalendarza płatności – kliknij Menu (hamburger), następnie wybierz Kalendarz Płatności. W zakładce Podsumowanie zobaczysz ogólny stan faktur do zapłaty:
- w terminie,
- z przekroczonym terminem płatności,
- bez wskazanego terminu płatności.
Aby zobaczyć, które faktury wymagają pilnej zapłaty – kliknij zakładkę Do zapłaty. Jeśli na liście widzisz fakturę, którą już zapłaciłeś/aś – zaznacz ją i kliknij menu Zapłacono. Faktura zostanie automatycznie przeniesiona do zakładki Zapłacone, gdzie możesz zobaczyć pozostałe sfinalizowane płatności.
Dzięki temu rozwiązaniu masz stały podgląd na terminy płatności, koszty i realizację zapłaty.
Realizacja płatności
Czas na wypłatę zobowiązań. W tym celu kliknij aplikację Płatności, która pomoże w pilnowaniu terminowej realizacji zobowiązań, a także poinformuje o zabezpieczeniach typu kaucja. Innym udogodnieniem aplikacji jest zapisywanie z faktur kont bankowych, na które będą kierowane przelewy. Przy eksporcie zobowiązań zostaną one też wyeksportowane, co ułatwi wprowadzenie płatności na stronie banku. W ten sposób nie pomylisz już numeru konta, na które kierujesz przelew.
Jesteś już w aplikacji Płatności systemu Ready_™. System automatycznie otworzy kartę Oznaczone do zapłaty. Widzisz tu listę dokumentów, które sklasyfikowałeś/aś jako „do zapłaty”. Wybierz z listy dokumenty, które sfinalizujesz. Następnie kliknij Utwórz płatność z faktury. Przejdź do zakładki Do eksportu i ponownie zaznacz dokumenty do zapłaty, wybierz Eksport do banku. Gdy zakończysz operację, zobaczysz zarejestrowane dokumenty w zakładkach:
- W banku
- Wyeksportowane.
W zakładce W banku możesz oznaczyć dokumenty jako Zapłacone, co zmieni ich status, a ty będziesz wiedział, że te zobowiązania już są opłacone.
Co jeszcze usprawni Twoją pracę?
W systemie Ready_™ znajdziesz jeszcze kilka funkcji, które zwiększą efektywność rejestru faktur do płatności
Przechowywanie informacji w teczce klienta
Otrzymałeś/aś fakturę, którą właśnie rejestrujesz. Jednak kwota na niej wzbudza Twoje wątpliwości. Właśnie wtedy sięgasz po umowę do segregatora, żeby zweryfikować podaną na dokumencie kwotę. Zróbmy to inaczej.
W systemie Ready_™, przy pierwszym uruchomieniu i konfiguracji automatycznie instaluje się moduł Klienci. To on stanowi podstawowe źródło informacji o każdym kliencie, z którym współpracujesz. To właśnie w teczce Klienta możesz odszukać m.in. dokument umowy, dokumentację realizacji zlecenia, a także dokumentację finansową.
Jak odszukać właściwe dane? Po utworzeniu w czasie rejestracji faktury zostajesz przekierowany do okna dokumentu. Po jego prawej stronie zobaczysz wiersz Klient. Kliknij nazwę klienta. Otworzy się okno z teczką klienta. Tutaj w zakładce Dokumenty korzystając z dostępnych filtrów ustaw filtrowanie Typ dokumentu – Umowa. Możesz ją teraz przejrzeć.
A co jeśli takiego klienta jeszcze nie ma w bazie? Przy rejestracji faktury możesz go dodać. W tym celu wejdź do zakładki Szczegóły i kliknij Dodatkowe opcje przy wierszu Sprzedawca. W rozwijanym menu wybierz Dodaj nowy kontakt. Pojawi się okno Nowy klient, w którym możesz:
- uzupełnić dane ręcznie,
- pobrać dane o kliencie z bazy GUS.
Po uzupełnieniu danych kliknij Dodaj, aby nowo utworzona kartoteka Klienta pojawiła się na liście. Od teraz rejestrując dokumenty tego klienta, możesz wyszukać go w bazie zamiast wpisywać ręcznie.
Przechowywanie dokumentacji zleceń w module Sprawy
Jak każdy prowadzący projekty, realizujący zlecenia dla innych firmy, chcesz mieć każdą rzecz pod kontrolą i dokumenty z realizacji w jednym miejscu. Najlepszym rozwiązaniem, które pomoże utrzymać porządek, są Sprawy i Teczki.
W trakcie instalacji systemu skonfigurowałeś/aś strukturę organizacyjną, w której zdefiniowałeś/aś komórki organizacyjne oraz stanowiska w firmie. Do stanowisk przypisaliśmy konkretnych użytkowników, a komórki organizacyjne otrzymały teczki, czyli wirtualne segregatory.
Jeśli w czasie pierwszej konfiguracji nie utworzyliśmy w strukturze komórki, która będzie zajmowała się agregacją naszych zleceń i współpracy możemy to zrobić teraz. Kliknij Ustawienia aplikacji, a następnie Otwórz w Ogólne. W oknie Danych jednostki klikamy Dodaj (zielony plus) na pasku narzędzi i wpisujemy nazwę np. WSPÓŁPRACA I ZLECENIA jako typ jednostki – Komórka organizacyjna. Zaznaczmy możliwość założenia dla tej jednostki teczek.
A skoro mamy już nową komórkę współpracy, to załóżmy w niej teczkę. Tym razem w Ustawieniach Aplikacji w Ogólnych – przejdziemy do Kategorii spaw i przydzielimy firmie teczki z działu WSPÓŁPRACA I ZLECENIA. Więcej o module Teczki napisaliśmy w tym artykule.
Od teraz każdy nowy projekt możesz zakładać jako Sprawę w Teczce. Dzięki temu będziesz miał w jednym miejscu – dokumentację np. umowy, aneksy, dokumentację email, ponieważ każdy mail może być powiązany z konkretną sprawą, faktury sprzedaży i zakupu związane realizacją projektu, a także zadania. Więcej o zastosowaniu spraw przeczytasz w tekście Zastosowanie spraw.
W tym miejscu też w sekcji komentarze będziesz mógł na bieżąco rozmawiać z uczestnikami projektu i wymieniać się spostrzeżeniami.
Dodawanie współpracowników do systemu Ready_™
Współpracujesz z innymi firmami i freelancerami? Ważne dokumenty przesyłacie sobie emaile, wydarzenia zapisujecie w kalendarzu Google, współdzielicie dyski, tworząc nowe foldery, a do komunikacji używacie Slack, WhatsApp. A gdy ktoś nie odpowiada – dzwonicie. I tak każdego dnia. System Ready_™ to platforma do komunikacji, która łączy to, co już znasz i dodaje od siebie kolejne funkcje, które wspomagają pracę.
W systemie możesz pracować z każdym ze swoich współpracowników w ekosystemie Twojej organizacji. Wystarczy, że założysz każdemu z nich konto użytkownika i nadasz uprawnienia. Aby to zrobić, najpierw musisz zwiększyć limit użytkowników, co możesz zrobić w AppStore zamawiając dodatkowe licencje. O rodzajach licencji i ich dodawaniu lub odejmowaniu piszemy w tym artykule: Zamawianie licencji.
Jeśli planujesz pracę grupową, pomocny będzie dodatek Groupware, który również zainstalujesz z AppStore, o czym piszemy w tym artykule.
Kiedy masz już zwiększoną liczbę licencji oraz pakiet do pracy grupowej załóż pierwsze konto dla nowego użytkownika. W tym celu kliknij Centrum (trzy pionowo ułożone kropki) po prawej stronie menu głównego. Następnie wybierz Pracownicy i kliknij Konta użytkowników. Więcej o dodawaniu użytkowników i przypisywaniu im ról oraz uprawnień, napisaliśmy w artykule Podpinanie użytkowników (pracowników) do stanowisk.
