Oprócz płatności związanych z dokumentami:
- faktur zakupu
- delegacji
istnieje możliwość tworzenia płatności tzw. „ad-hoc”. Płatności te są powiązane z dedykowanym typem dokumentu, który podlega procesowaniu, zanim uzupełniona płatność trafi do eksportu.
Uwaga! Ten typ płatności nie obsługuje przelewów krajowych mechanizmem podzielonej płatności (split payment).
Aby utworzyć tego typu płatność należy w zakładce DOKUMENTY PŁATNOŚCI (1) aplikacji Płatności kliknąć przycisk Utwórz płatność (2).
Po kliknięciu pojawi się pusty dokument płatności, gotowy do edycji danych z uruchomioną procedurą. W otwartym oknie należy kliknąć przycisk Edytuj (1), aby otworzyć okno edycji płatności
Po wprowadzeniu danych płatność przyjmuje status W PRZYGOTOWANIU.
W tym momencie płatność jest przygotowana, jednakże musi przejść proces akceptacji, aby móc być wyeksportowana. Proces ten zostanie opisany poniżej.
Proces obiegu dokumentu płatności
Proces obiegu dokumentu płatności składa się z następujących kroków:
- Uzupełnienie płatności
- Wybór osoby akceptującej
Poniżej opisano każdy z kroków:
Uzupełnienie płatności
Etap ten jest pierwszym krokiem procesu. Użytkownik tworzący płatność na tym etapie jest zobowiązany do uzupełnienia danych płatności (jak opisano powyżej), takich jak:
- rodzaj transakcji
- beneficjent
- płatnik
- konta bankowe
- kwota
- waluta
- tytuł płatności
Płatność otrzymuje status W PRZYGOTOWANIU.
Na zakończeniu etapu następuje weryfikacja, czy dane płatności zostały uzupełnione.
Wybór osoby akceptującej
Mając uzupełnioną płatność kolejnym krokiem jest wybór osoby akceptującej. Osobę należy wybrać z listy w polu Akceptujący. Wyszukać osobę można na dwa sposoby:
- wpisując imię i nazwisko osoby. Na bieżąco podczas wpisywania są wyświetlane wyniki wyszukiwania. Ostatnim krokiem jest kliknięcie w linię z imieniem i nazwiskiem szukanej osoby
- Wybierając osobę z listy rozwijanej
Dokument może zostać przesłany do więcej niż jedna osoby akceptującej. Po kliknięciu przycisku PRZEŚLIJ DO AKCEPTUJĄCEGO procedura przechodzi do etapu akceptacji płatności.
Akceptacja płatności
Etap akceptacji płatności realizowany jest przez osobę wskazaną w poprzednim etapie. Jest to etap decyzyjny, na którym należy wybrać jedną z dwóch opcji w odpowiedzi na pytanie „Czy akceptujesz płatność”:
- TAK
- NIE, ZWROT DO PRACOWNIKA
W przypadku pozytywnej odpowiedzi (TAK) procedura kończy swoje działanie, a dokument otrzymuje jeden ze statusów DO AKCEPTACJI lub DO EKSPORTU (w zależności od konfiguracji trybu działania aplikacji).
Druga odpowiedź powoduje przekierowanie dokumentu do etapu NIE AKCEPTUJE
Nie akceptuję
Jest to, w którym osoba akceptująca musi wprowadzić na szarfie procedury powód odrzucenia wniosku.
Następnie po kliknięciu wniosek przechodzi do pracownika zlecającego płatność.
Płatność odrzucona
Na podstawie komentarza widocznego na zakładce Komentarze na dokumencie Płatności osoba zlecająca może wybrać jedną z dwóch opcji:
- ponownie wysłać dokument do akceptacji klikając przycisk DO PONOWNEJ AKCEPTACJI,
- anulować płatność klikając przycisk ANULOWANIE DOKUMENTU.
Pierwsza z powyższych opcji przesyła dokument do etapu Akceptacja płatności, natomiast druga ko9ńczy procedurę i ustawia status płatności na ANULOWANA.
