Elektroniczne zarządzanie dokumentami staje się nie tylko sposobem na skuteczny rozwój Twojej firmy, ale po prostu koniecznością. Szybszy przepływ informacji oraz koniec z dokumentami w formie papierowej mogą wprowadzić Twoje przedsiębiorstwo na zupełnie nowy poziom funkcjonowania. Przekonaj się, ile ważnych korzyści może zyskać Twoja firma, gdy zdecydujesz się zainwestować i wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Na samym początku zwróćmy jeszcze uwagę na to, jaka jest istota elektronicznego obiegu dokumentów. Otóż w dużym uproszczeniu to szereg procesów, które odbywają się w nowoczesnych firmach, zarówno w tych małych, jak i dużych. Każde przedsiębiorstwo wystawia faktury sprzedaży, otrzymuje faktury kosztowe, spisuje umowy, wypełnia wnioski czy wysyła pracowników w delegacje. Wszystko to sprawia, że obieg dokumentów w firmie jest naprawdę ogromny i dość trudny do uporządkowania oraz zewidencjonowania. O chaos czy zagubienie ważnych dokumentów naprawdę nie jest trudno.

Dlatego właśnie elektroniczny system obiegu dokumentów ma być rozwiązaniem tych wszystkich problemów. Chętnie wykorzystuje się go w działach HR, księgowości oraz przez kierowników i pracowników innych działów.

Przekonaj się, jakie są jeszcze inne korzyści wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.

6 powodów, dlaczego elektroniczne zarządzanie dokumentami się opłaca

Oszczędność czasu

Posiadając rozbudowany dział kadr i płac, warto przyjrzeć się bliżej pracy osób, które są tam zatrudnione. Być może przez natłok dokumentów, które muszą przyjmować każdego dnia, konieczność pilnowania terminów, akceptowania urlopów oraz prowadzenia teczki pracowniczej, jakość ich pracy znacząco się obniża.

Oczywiście nie można całkiem zdjąć z ich barków odpowiedzialności np. za prowadzenie dokumentacji pracowniczej, gdyż to obowiązek, który narzuca na pracodawcę polskie prawo oraz kodeks pracy. Jednak za to możesz sprawić, że obieg dokumentów będzie sprawniejszy, uporządkowany, a przy tym zajmie znacznie mniej czasu. Jak to możliwe? To proste, chodzi o wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu praca osób, które zatrudniasz, staje się efektywniejsza, uporządkowana, a przy tym też pozbawiona błędów.

Możliwość obniżenia kosztów

Pewnie zastanawiasz się, jak system zarządzania dokumentami może wpłynąć na obniżenie kosztów, skoro konieczne jest zapłacenie za dodatkowe narzędzie czy oprogramowanie. Jednak ta zaleta jest jak najbardziej realna. Szczególnie widać to w małych firmach, ale nie tylko. Dzięki temu, że obieg dokumentów w firmie odbywa się online, to możesz też z powodzeniem ograniczyć liczbę osób, które zatrudniasz w dziale kadr. Wcześniej dokładnie zbadaj, czy nie zmniejszy to efektywności i nie nałoży zbyt wiele pracy na jednego pracownika, by rzeczywiście mógł poradzić sobie z taką ilością obowiązków, jaką przewidujesz. Oprogramowanie będzie gwarantem jakości i skuteczności, a przy tym bardzo często kosztuje znacznie mniej niż całe narzędzie, z którego będą mogli korzystać wszyscy pracownicy. Przeanalizuj, jak to będzie prezentowało się w Twojej firmie.

Łatwy i szybki dostęp do dokumentów

Kolejnym powodem, dla którego opłaca się wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, jest to, że wszystkie dokumenty znajdują się wtedy w chmurze. Zatem wystarczy uzyskanie do nich dostępu, aby móc je pobrać lub też wręcz przeciwnie przesłać do odpowiedniego działu. Nie musisz zatem tracić czasu lub też przeorganizowywać dnia pozostałych pracowników.

Elektroniczny system obiegu dokumentów jako baza wiedzy

Skoro wszystkie potrzebne dokumenty związane z funkcjonowaniem Twojej firmy znajdują się w chmurze, to zyskujesz też ogromną bazę wiedzy. Z jednej strony w jej skład wchodzą faktury, umowy, urzędowe dokumenty czy inne ważne dokumenty, ale to nie wszystko. Ważne informacje, które mogą być gromadzone oraz przesyłane przy pomocy elektronicznego obiegu dokumentów to np. notatki z zebrań czy spotkań z klientem, ogłoszenia od innych pracowników, wiadomości e-mailowe itd. Wszystko to stanowi naprawdę ogromne źródło wiedzy.

Bezpieczeństwo danych

Zapewne, gdy widzisz, jak wiele informacji może zawierać document managment system, to włącza Ci się lampa ostrzegawcza. Obawiasz się, czy to bezpieczne, że wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu? Kiedy wybierz renomowane oprogramowanie, które zawiera odpowiednie zabezpieczenia, to zyskasz też spokojną głowę. Ponadto wiedza, jaka jest przechowywana w bazie, zostaje odpowiednio zabezpieczona. Ma to bardzo duże znaczenie na przykład, gdy pracownik odchodzi z pracy, nadal masz dostęp do jego e-maili czy notatek.

Praktyczna użyteczność

Na samym końcu chcielibyśmy zwrócić uwagę jeszcze na szereg innych bardzo ważnych, a często zapominanych zalet systemu obiegu dokumentów w firmie. Z jednej strony chodzi tutaj o łatwy dostęp na każdym urządzeniu. Ma to bardzo duże znaczenie, jeśli pracownik ma realizować zadania zdalnie czy też na innym sprzęcie niż zazwyczaj. Zwróć uwagę, że to ważne także z powodu, iż w razie awarii konkretnego komputera, zapisane dane nie zostają utracone, co wielokrotnie miało miejsce, gdy dopiero wchodził elektroniczny obieg dokumentów, a dane nie były zapisywane w chmurze.

Dzięki temu procesy biznesowe nie zostają wstrzymane, a cyfryzacja Twojej firmy nabiera rozpędu. W dodatku dokumenty dostępne są również na urządzeniach mobilnych. Pracownicy kadr czy księgowi mogą też skutecznie automatyzować powtarzalną pracę, a samo wdrożenie systemu w Twojej firmie jest proste, szybkie i nie zajmuje dużo czasu.

Czego unikasz, gdy stawiasz na automatyzację procesów i elektroniczny obieg dokumentów?

Document managment system w rozumieniu tradycyjnym był daleki od doskonałości. Przez to notorycznie Twoja firma była narażona na to, że:

• rejestracja dokumentów i oczekiwanie na akceptację były znacząco wydłużone,
• nie były przestrzegane terminy,
• dokumenty trafią w niepowołane ręce,
• system obiegu dokumentów na starych zasadach wiązał się z bałaganem w dokumentacji, co w konsekwencji mogło doprowadzić do problemów prawnych oraz do nakładania kar,
• dublowanie się różnych dokumentów, co wprowadza chaos,
• utrudniona kontrola, przez co trudno też wyciągnąć odpowiedzialność za błędy w dokumentacji,
• obieg dokumentów był utrudniony, np. gdy pracownik był na chorobowym,

Podczas elektronicznego obiegu dokumentów znacząco eliminujesz wszystkie powyższe problemy. Dzięki temu Twoje firma i obieg dokumentów wreszcie działa sprawnie i prawidłowo.

Elektroniczny obieg dokumentów – cena

Jak widzisz, system elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia wiele różnych korzyści. Być może przed przeczytaniem tego artykułu, nie zdawałeś sobie sprawy z tego, że jest ich tak wiele i tak znacząco wpłynie on również na finanse Twojego przedsiębiorstwa.

Zapewne zastanawiasz się, ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów. Cena uzależniona jest od oprogramowania, na jakie postawisz. Oczywiście osobiści polecamy postawić na Ready_™. Tutaj cena za system elektronicznego obiegu dokumentów uzależniona jest tego, jakie i ile rozszerzeń wybierzesz oraz od tego, ilu pracowników uzyska dostęp do narzędzia. Jakie rozszerzenia masz do wyboru? Oto kilka przykładowych:

• narzędzia przydatne do pracy grupowej – w tym poczta, kalendarz oraz czat,
• możliwość projektowania własnych procedur workflow oraz rejestrów danych,
• stworzenie bazy produktów oraz miejsc, gdzie będą przechowywane dokumenty handlowe itd.

Jednak to nie wszystko, gdyż możesz wzbogacić swój system elektronicznego obiegu dokumentów o kilka bardzo przydatnymi aplikacjami, takich jak:

• narzędzie do rejestracji czasu pracy,
• elektroniczne wnioski urlopowe,
• narzędzie do skonfigurowania obiegu faktur z możliwością eksportu ich do używanego programu księgowego,
• archiwum umów,
• narzędzie ułatwiające zarządzanie delegacjami,
• środowisko CRM,
• błyskawiczna obsługa zobowiązań,
• dostęp do biblioteki dokumentów firmowych, co dodatkowo zostało zaopatrzone w specjalne zabezpieczenia,
• możliwość wystawiania faktur online,

Koniecznie zaprojektuj dla swojej firmy najefektywniejsze elektroniczne zarządzanie dokumentami.