Aby móc w pełni wykorzystać system do odwzorowania dokumentów i informacji, które do tej pory funkcjonowały w wielu różnych miejscach (takich jak foldery na dysku lub chmurze, segregatory na dokumenty papierowe, różne bazy danych klientów), pomocne jest zrozumienie budowy systemu.

W systemie wyróżnia się kilka kluczowych – uniwersalnych – obiektów, które reprezentują elementy biura dowolnej organizacji i są ze sobą logicznie powiązane.

• Stanowiska i działy
• Teczki i Kategorie
• Sprawy
• Dokumenty
• Zadania
• Klienci

Struktura organizacyjna

W każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości można wyróżnić działy i stanowiska, które razem tworzą strukturę organizacyjną. W bardzo małej firmie może to być jeden dział (np. FIRMA) i jedno stanowisko (WŁAŚCICIEL), w średnich dojdą kolejne (np. DZIAŁ HANDLOWY, DZIAŁ PRODUKCJI) i kolejne stanowiska (KIEROWNIK DZIAŁU, HANDLOWIEC) umieszczone w poszczególnych działach. Cechą charakterystyczną struktury organizacyjnej jest to, że jest ona hierarchiczna, dzięki czemu wiadomo kto jest przełożonym każdego z pracowników i jakie podlegają mu działy.

Teczki i Kategorie

Teczki to foldery grupujące dokumenty i sprawy tej samej kategorii. Aby zapewnić porządek w dokumentach na wiele lat, system Ready_™ zmusza nas do tego, aby tworząc teczki, nadawać ich nazwy poprzez wybór z wcześniej zdefiniowanych kategorii. Teczki można więc tworzyć wyłącznie poprzez przypisanie elementów ze słownika Kategorii do wskazanych działów poprzez przeciągnięcie ich z prawej strony na środek panelu. Słownik Kategorii zapewnia dla teczki nadanie numeru kategorii, która wraz z symbolem działu tworzy unikalny identyfikator każdej teczki.

Dlaczego wybraliśmy takie podejście? W typowej organizacji, przed wdrożeniem systemu, informacje mogły być przechowywane w folderach na komputerach, dyskach sieciowych lub chmurze. Z kolei papierowe dokumenty trzymane mogły być w segregatorach, które na grzbiecie opisywane były nazwą określającą ich zawartość. W obu przypadkach zazwyczaj istniała pełna dowolność w tworzeniu zarówno nazw dla folderów jak i grzbietów teczek. Każdy pracownik może w każdej chwili utworzyć nazwy jakie uzna za stosowne i umieścić w nich pliki lub papierowe dokumenty.

Mankamentem tego podejścia jest trudność w utrzymaniu porządku w długim terminie. Dzieje się tak, ponieważ  z upływem lat różne osoby zajmujące się dokumentami mają tendencję do zakładania nowych „folderów” wg swojego uznania. Drugim powodem jest to, że różne osoby starają się inaczej zorganizować dokuemnty – niektórzy wg projektów, niektórzy wg klientów lub dostawców których one dotyczą. System Ready rozwiązuje oba z problemów poprzez unikalną architekturę powiązań (patrz schemat).

Sprawy

Sprawy stanowią „kontenery” na powiązane ze sobą dokumenty dotyczące jednego tematu, projektu lub celu. Sprawy mogą dotyczyć wszystkich obszarów działalności firmy. W zasadzie sprawą jest dowolny stan rzeczy wymagający załatwienia. Każda sprawa jest umieszczona w jednej z wcześniej utworzonych teczek. W tym przypadku sprawa „Sprzedaż robotów dla Tesli” jest umieszona w teczce „DH.512 LEADY HANDLOWE”. Symbol DH, pochodzi z tego, że teczka jest umieszczona w Dziale handlowym (DH). Aby utworzyć teczki, należy opublikować centralnie zdefiniowane Kategorie w poszczególnych działach firmy.

Dokumenty

Dokumenty w systemie obiegu dokumentów Ready to połączone metryki (dane) z plikiem (lub wieloma plikami), które stanowią odrębne informacje i mogą być niezależnie od siebie zarządzane. Dokumenty dzielą się na typy takie jak: Pismo, Faktura, Plik, Email, Projekt umowy itd. Każdy z typów posiada nieco inne pola, ale kilka z nich jest wspólnych tj.: Opis, Autor, Data utworzenia, Stanowisko na którym się znajduje.

Dla przykładu:

• Dokument „Projekt polityki franczyzowej” znajduje się na stanowisku Prezesa Zarządu – Johna Nowaka i jest też w sprawie „Opracowanie programu franczyzowego”.
• Dokument „Umowa handlowa” został nadesłany od Anny Kowalskiej i jest powiązany z klientem Tesla, a dodatkowo umieszczony został w sprawie „Sprzedaż robotów dla Tesli”, która gromadzi również pozostałe dokumenty powiązane z tym tematem. Widać również że dokument ten został wpisany do Dziennika korespondencji, ponieważ został wysłany do kontrahenta pocztą.
• Dokument „Faktura zakupu towarów” otrzymany od Barbary Cacko, również został wpisany do dziennika (zapewne faktur przychodzących), a jednocześnie powiązany jest z klientem Apple, czyli sprzedawcą towaru.
• Ostatni z dokumentów „Re: Podsumowanie ustaleń po spotkaniu” jest dokumentem typu Email i został przesłany ze stanowiska Harrego Hendersona. Dokument ten nie posiada załaczników.

Klienci

Baza klientów zawiera zbiór firm i osób, z którymi nasza organizacja posiada relacje. Mogą to być kontrahenci – wystawcy i odbiorcy faktur, dostawcy, a nawet pracownicy, z którymi prowadzona była oficjalna korespondencja. Każdy dokument może być powiązany z klientem niezależnie od tego czy znajduje się już w jakiejś sprawie. Oba pola (Klient i Sprawa) stanowią osobne atrybuty dokumentu.

Zadania

Zadania służą planowaniu czynności które musimy wykonać. W systemie dostępne są również trzy inne typy zdarzeń: służące do zapisywania ważnych terminów (Termin), planowania spotkań (Spotkania) oraz ewidencji odbytych rozmów (Rozmowa telefoniczna).

Podobnie jak dokumenty, tak również zadania mogą równocześnie być oznaczone Klientem i Sprawą. Dzięki temu w zależności od tego jaką kartotekę (klienta lub sprawy) w danym momencie uruchomimy, możemy skorzystać z właściwego powiązania i wyświetlić wszystkie powiązane dokumenty. Np. umowa handlowa może zarówno być w sprawie kategorii „Umowy handlowe” jak i dotyczyć konkretnego klienta (w przykładzie eDokumenty Sp. z o.o.).