W dobie cyfryzacji łatwo założyć, że każda firma korzysta lub jest na etapie wdrożenia elektronicznych systemów korespondencyjnych, jak i systemów do obiegu dokumentów. W rozmowach z klientami, którzy są zainteresowani rejestracją korespondencji, obiegiem dokumentów i ich archiwizacją, dostrzegamy trzy wspólne problemy, jakie pojawiają się wraz z myślą o cyfryzacji.

Pierwszy problem – Patrzymy na każdy z procesów osobno, a nie całościowo i wtedy pojawiają się pytania: czy do każdego z procesów należy wybrać osobny program, czy możliwe jest korzystanie z jednego programu? A może te programy trzeba zintegrować?

Drugi problem – Obecnie klienci korzystają przy ewidencjonowaniu poczty przychodzącej i wychodzącej ze spisu w arkuszu Excel, jednak nie mają potwierdzenia odbioru pisma, dlatego nadal pozostają przy papierowym dzienniku. Czy systemy dają możliwość potwierdzenia odbioru?

Trzeci problem – Jak w systemie obejmującym wszystko skonfigurować zaledwie wycinek, którego ja potrzebuję?

Spróbujmy te problemy rozwiązać.

Organizacja ewidencji korespondencji w firmie

Pierwszymi kryteriami wyboru programu są: wielkość organizacji, ilość dokumentów i potrzeby związane z ich przetworzeniem. Poniżej przedstawiamy sposoby organizacji ewidencji pism i wprowadzania ich do obiegu w firmach i instytucjach. Zauważymy tutaj, jak różni się zakres obowiązków poszczególnych rozwiązań:

Widząc konkretne różnice w organizacji rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a także obiegu dokumentów, możemy dopasować wybór rozwiązania do potrzeb firmy czy instytucji.

Papierowa książka korespondencyjna i Excel – czy wystarczy?

Kolejnym etapem myślenia o zmianach jest zrozumienie dotychczasowych sposobów ewidencjonowania poczty w firmie. Mimo nieuchronnej cyfryzacji nadal wiele firm korzysta z tradycyjnej, papierowej książki korespondencji. Ta metoda prowadzenia ewidencji poczty sprawdza się, gdy:

• firma dokonuje kilku wpisów do rejestru na miesiąc,
• ma miejsce na przechowywanie kolejnych dzienników na półkach i cierpliwość do ich przeszukiwania.

Nieco bardziej nowoczesną metodą są zestawienia w arkuszach Excel (pobierz przykładowy arkusz). To rozwiązanie ma przewagę nad tradycyjną książką, ponieważ:

• wprowadzenie i edycja wpisu jest prostsza,
• filtrowanie danych i ich wyszukiwanie jest szybsze,
• sposób wyświetlania danych można łatwo sformatować i dopasować do osoby korzystającej z arkusza,
• istnieje możliwość wykonania kopii bezpieczeństwa arkusza,
• łatwiej udostępnić arkusz kalkulacyjny innym pracownikom niż papierowy dziennik.

Zestawienie w arkuszu Excel jest również przydatne, gdy chcemy prowadzić wysyłkę seryjną i nie wypisywać kopert ręcznie.

Oba rozwiązania mogą być wystarczające, ale nie są efektywne. Dlaczego?

Poczta przychodząca i wychodząca w praktyce

Do firmy każdego dnia przychodzą przesyłki polecone, zwykłe, pisma urzędowe. Akurat tego dnia trafiły do firmy trzy różne pisma od firmy X. W papierowym dzienniku korespondencji przychodzącej musimy wpisać tego adresata trzy razy. Rejestrując pismo przychodzące, musimy również pamiętać o dodaniu danych, które później pomogą nam np. w odszukaniu danego pisma. Po pierwsze każda przesyłka musi mieć nadany numer w rejestrze. Jeśli nadawca nadał swój numer, też trzeba go odnotować. Oczywiste jest, że wpisujemy datę wpływu pisma, a także datę dokumentu. Data wystawienia pisma jest szczególnie istotna przy przetargach, czy w pismach urzędowych, ponieważ odpowiedź na te pisma liczona jest od daty dokumentu, a nie daty doręczenia. Tak wpisany dokument możemy uznać za zarejestrowany.

Nieco inaczej ma się rejestracja w dzienniku poczty wychodzącej. Wyobraźmy sobie, że wspomnianej firmie X musimy odpisać na wszystkie trzy pisma i wysłać je oddzielnie. Jeśli korzystamy z papierowej książki poczty wychodzącej lub ze specjalnego arkusza Excel to musimy trzykrotnie wpisać dane adresata oraz kolejno nadać numery rejestru przesyłki i wpisać datę wysyłki. To jednak nie koniec, bo przecież tę przesyłkę trzeba jeszcze nadać. W tym celu sięgamy po Pocztową Książkę Nadawczą i wypełniamy kolejno rubryki, wpisując adresata przesyłki, rodzaj przesyłki, numer nadawczy. A jeśli nadajemy list polecony z „R-ką”, to również wklejamy stosowny numer z puli i wypełniamy osobny druk listu poleconego oraz zwrotki. Wszystko to robimy ręcznie, co sprawia, że proces jest czasochłonny.

Przyspieszeniem rejestracji poczty do Książki Pocztowej jest wpisywanie jej do systemu Elektronicznego Nadawcy.

Potwierdzenie odbioru przesyłki

Kolejnym ważnym procesem w rejestracji korespondencji przychodzącej jest jej przekazanie, czyli dekretacja do właściwej osoby lub działu. A co za tym idzie potwierdzenie odbioru takiej przesyłki. W papierowej książce osobiście podpisujemy odbiór. Pojawia się kwestia czytelności podpisu, czy przesyłkę odebrała osoba, do której była ona kierowana czy inny pracownik. W przypadku próby weryfikacji podpisu musimy znać kilka danych jak np. data wpływu pisma, nadawca, aby móc odszukać informację kto odebrał pismo.

Z kolei w pliku Excel nie podpiszemy osobiście odbioru poczty. Możemy jedynie dodać w kolumnie datę odbioru i wpisać dane pracownika, który odebrał taką pocztę. W przypadku weryfikacji odbierającego przesyłkę możemy przefiltrować odpowiednią kolumnę i sprawdzić dane.

Przechowywanie oryginałów i udostępnianie

Przekazanie pracownikom oryginału pisma jest ryzykowne, bo co jeśli dokument zginie? Albo zostanie zniszczony? Może pojawić się problem z jego odtworzeniem. Na szczęście po erze kserowania dokumentów, przyszedł czas na zdigitalizowane kopie wgrywane na dyski sieciowe. Jednak pojawiła się wtedy kwestia bezpieczeństwa i dostępu do danych przez pracowników. W związku powstawało coraz więcej folderów z kolejnymi kopiami dokumentów, a to w końcu zaowocowało bałaganem w plikach. I tym samym brakiem kontroli nad przekazywanymi danymi.

Jak widzimy zarządzanie ewidencją korespondencji i obiegiem dokumentów może być trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli nie dysponuje się systemem elektronicznym, a jedynie spisem w papierowym dzienniku oraz w arkuszu Excel. Zobaczymy zatem jak pomaga w tym biznesowy system operacyjny Ready_™.

Ready_™ nie tylko rejestruje, ale i porządkuje

Jak już wcześniej wspominaliśmy, jednym z kryterium wyboru elektronicznego dziennika korespondencji oraz systemu obiegu dokumentów jest organizacja rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, oraz obiegu dokumentów w firmie. Zobaczmy zatem jak dla poszczególnych komórek w firmie uporządkowano proces w systemie:

Wróćmy do naszej historii – do firmy wpływają pisma, w tym trzy od firmy X. Uruchamiamy moduł Dzienniki i… zamiast ręcznie wpisywać dane nadawcy, możemy wybierać je z listy klientów. Jeśli nie mamy nadawcy w bazie – w szybki i prosty sposób dodamy go do modułu Klienci np. zaciągając dane z bazy GUS. Raz wpisany kontrahent pozostaje w bazie, a wszystkie dokumenty, jakie zarejestrujemy, będą dostępne w jego teczce, co znacznie ułatwi wyszukiwanie danych z poprzedniej korespondencji np. do pisma z odpowiedzią. Dokumenty możemy też opatrzyć komentarzem, dodać notatki, jeśli jest to wymagane. Ustawimy również datę odpowiedzi i przypomnienie.

Cyfrowe kopie dokumentu nie muszą być przez nas skanowane każdorazowo przy pojedynczej rejestracji. W systemie Ready_™ udostępniamy również moduł Kancelaria, który umożliwia masowe skanowanie dokumentów, a wbudowany silnik OCR systemu Ready_™ potrafi oddzielić kolejne dokumenty np. po kodach kreskowych.

A co z potwierdzeniem odbioru? Skorzystamy z dwóch funkcji:

• „Przekaż do: ”, która wyświetli się u odbierającego jako powiadomienie o przesyłce,
• „Podpis”, gdzie osoba odbierająca potwierdzi odbiór pisma, podpisując się w wyznaczonym polu.

Podczas zarządzania korespondencją w firmie musimy też dbać o ochronę danych osobowych. I nie chodzi tu tylko o adres firmy, ale i o to, kto napisał pismo, w jakiej sprawie. Dlatego w systemie Ready_™ przy pierwszej konfiguracji tworzymy strukturę organizacyjną firmy, która odzwierciedla później poziomy uprawienia do danych dokumentów. Uprawniania nadajemy zarówno grupom, jak i konkretnym pracownikom. Dzięki temu zawsze wiemy, komu są udostępniane dane dokumenty, kto ma do nich pełny wgląd, a kto ograniczony. Tak unikniemy chaosu, jaki panował na dyskach sieciowych, a dany dokument nie musi być dzięki temu rozwiązaniu kopiowany po kilka razy.

I na koniec – czynność, która spędza sen z powiek przy rejestracji korespondencji wychodzącej – Książka Pocztowa. W systemie Ready_™, przy rejestracji pisma wychodzącego i dyspozycji do wysłania, automatycznie wypełnia się Pocztowa Książka Nadawcza, którą możemy wygenerować i wydrukować. A jeśli firma korzysta z systemu Elektroniczny Nadawca, to dzięki integracji z Ready_™ można od razu wysłać plik z systemu do EKN.

Jeśli nadal nie wierzysz, że to wszystko można uprościć – zwróć uwagę na to ile miejsca poświęcam na opis tradycyjnych metod, a jak szybko rozwiązuje to system Ready_™.

Dzienniki Ready_™ – zadania i zalety

Elektroniczny dziennik korespondencji jest elementem kultury organizacyjnej firmy. To właśnie od tego, jaki wybierzemy program, decyduje komfort pracy recepcji, kancelarii czy sekretariatu.

Zadania dziennika korespondencji

Ewidencja i bezpieczeństwo korespondencji

System Ready_™ nie ogranicza się do ewidencjonowania poczty, może też pomóc w obiegu dokumentacji w firmie. Jednocześnie elektroniczna ewidencja korespondencji przychodzącej lub wychodzącej przyczynia się do zwiększenia wydajności osób zajmujących się ewidencjonowaniem korespondencji. Jest to możliwe dzięki automatycznemu adresowaniu kopert, obliczaniu opłat pocztowych bądź kurierskich, drukowaniu nalepek adresowych oraz innych dokumentów takich jak książka pocztowa.

Informacje o dokumencie

W systemie wszystkie niezbędne informacje są przechowywane w teczce klienta oraz w sprawach, których dokumenty dotyczą. W ten sposób łatwo można dowiedzieć się, czy odpowiedzialny pracownik odebrał przesyłkę, czy nadano odpowiedź na pismo, kiedy została wysłana odpowiedź i na jaki adres. Jednocześnie z łatwością można ograniczyć lub udzielić prawa dostępu do tych danych.

Dostęp do danych z pozycji dziennika korespondencji

W przypadku wielofirmowości nie trzeba zakładać osobnych kont, dla poszczególnych spółek. A w konsekwencji dla ich dzienników. W systemie Ready_™ można stworzyć jedną wspólną przestrzeń, z której będą korzystały wszystkie sekretariaty lub jeśli w firmie jest sekretariat centralny, to rejestracja korespondencji będzie prowadzona z jednego konta do dzienników danej spółki.

Zalety elektronicznego dziennika korespondencji

Automatyzacja prac

Rejestrując korespondencję w papierowych  dziennikach, musimy niejednokrotnie wpisywać te same dane. To sprawia, że zdarza się popełnić błąd przy adresie, czy nazwie firmy. W systemie Ready_™ User  mamy automatyczne uzupełnianie danych z teczki Klienta. To również skraca czas szukania potrzebnych informacji przez użytkownika, ponieważ wszystkie dokumenty znajdują się w teczkach klientów.

Szybkie przekazywanie dokumentów

W biznesowym systemie operacyjnym Ready_™  osoba rejestrująca korzysta z funkcji „Przekaż do: ”, dzięki czemu osoba, do której adresowane jest pismo, otrzyma powiadomienie w strumieniu powiadomień, a także zobaczy dokument na liście w module Dokumenty. Szczególnie jest to istotne, gdy w firmie wdrażamy elektroniczny obieg dokumentów i wykorzystujemy automatyczne instrukcje dekretacji, czyli przykazania pism.

Szybkie wyszukiwanie informacji

W tradycyjnych dziennikach korespondencji wyszukanie informacji o konkretnym piśmie jest czasochłonne i wymaga posiadania informacji m.in. o dacie wpływu pisma, nadawcy. W elektronicznym dzienniku dzięki filtrowaniu informacji możemy odnaleźć interesujące nas pismo w kilka chwil. Wystarczy, wybrać opcję znajdowania po kodzie kreskowym, danych kontrahenta, dacie bądź wpisać adres. Ponadto wszystkie informacje i pisma zapisywane są automatycznie w teczkach klientów i sprawach, co jeszcze bardziej przyspiesza odszukanie ważnych informacji.

Generowanie numerów „R-ki” i zwrotek

Pożądaną funkcją, a zarazem zaletą dziennika korespondencji w Ready_™ jest możliwość generowania numerów „R-k” na listy polecone. Obecnie firmy decydują się na umowę z Pocztą Polską, która przyznaje im pulę numerów, które są naklejane na koperty i zwrotki. W systemie, przy generowaniu wydruku koperty oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru możemy wygenerować taki numer i go nadrukować. Ten numer również będzie zapisany w Książce pocztowej. Takie rozwiązanie znacznie przyspiesza przygotowanie wysyłek masowych w dużych firmach, czy instytucjach. 

Generowanie pocztowej książki nadawczej

Czasochłonnym procesem jest ręczne wypełnianie Książki pocztowej przed wysłaniem pism. Tutaj również mogą zdarzyć się pomyłki nie tylko w danych firm, ale również co do rodzaju listu, jaki jest wysyłany. W systemie Ready_™ pocztowa książka nadawcza wypełnia się automatycznie, co znacznie skraca czas przygotowania wysyłki. Przed pójściem na pocztę wystarczy wygenerować „Książkę pocztową na dziś”, aby wydrukować blankiet. W przypadku, gdy firma posiada konto w systemie Elektronicznego Nadawcy, istnieje możliwość przesłania danych wysyłek z systemu Ready_™ do systemu EKN.

O konfiguracji poszczególnych rozwiązań dla recepcji, kancelarii, sekretariatu przeczytasz w samouczku.