Cyfryzacja urzędów i instytucji

…i wychodzącą

Ewidencja korespondencji wychodzącej w systemie mieszanym.

• Obsługa wysyłki korespondencji elektronicznej (wysyłka przez ePUAP).
• Wydruk dziennika, pocztowej książki nadawczej, kopert, zwrotek.
• Generowanie pliku Elektronicznego Nadawcy (EKN).
• Możliwość obsługi procesu rejestracji i wysyłki z kilku punktów jednocześnie, przy zachowaniu ciągłości numeracji.
• Rejestr zwrotnych potwierdzeń odbioru.

Zarządzanie sprawami

Łatwe gromadzenie dokumentacji w aktach spraw.

• Każdej sprawie można przypisać odpowiedni status i osobę odpowiedzialną.
• Współdzielenie sprawy.
• Dołączanie korespondencji papierowej i elektronicznej.
• Tworzenie dokumentów wychodzących z szablonów oraz ich wersjonowanie.
• Planowanie zadań w sprawach.
• Archiwizacja spraw i dokumentów w niej zapisanych.

Akceptacja i dekretacja dokumentów

Twórz własne workflow dla dokumentacji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami.

• Automatyzacja procesów zgodna z instrukcją kancelaryjną.
• Do przekazywanego pisma lub innego dokumentu można dołączyć instrukcję dla pracownika.
• Nadawanie uprawnień tylko wybranym osobom lub grupom.
• Możliwość sprawdzenia na dokumencie, kto obecnie jest w jego posiadaniu.
• Pełne informacje zawsze są „pod ręką” dzięki dostępowi do sprawy czy teczki klienta.

Archiwum dokumentacji z wykazem akt

To rozwiązanie sprawdza się nie tylko w urzędach, ale i w firmach.

• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt pomaga w zachowaniu porządku i jednolitej numeracji.
• Oznaczanie spraw przekazanych do archiwizacji i automatyczne przekazanie do archiwum zakładowego.
• Obsługa procesów archiwizacji składów chronologicznych.
• Generowanie wniosków i paczek archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego.
• Wsparcie procesu brakowania dokumentów.

Struktura organizacyjna i zarządzanie użytkownikami

Bezpiecznie zarządzaj uprawnieniami osób lub grup do dokumentacji w EZD.

• Wizualna prezentacja hierarchii.
• Domyślne reguły wpisane w określone stanowiska.
• Możliwość modyfikacji struktury oraz uprawnień dla użytkowników.
• Struktura pomaga w tworzeniu procesów akceptacji i dekretacji.

Ready_™ to więcej niż EZD

System Ready_™ został zaprojektowany, tak by nie tylko umożliwić sprawny obieg dokumentów, ale również i zarządzanie zespołami i zadaniami oraz funkcjonowanie całej instytucji.

• Pulpit podobny do Windows, Linux, MacOS.
• Operacje Drag&Drop.
• Kolory różnych segmentów ułatwią pracę i nawigację w systemie.
• Strumień powiadomień.
• Narzędzia pracy grupowej.
• Baza klientów i kontrahentów.

Dla kogo EZD?

Sektor administracyjny, urzędy i Spółki Skarbu Państwa

Administracja publiczna to zespół wielu struktur organizacyjnych – od urzędów, po jednostki współpracujące z nimi lub im podlegające. Dlatego też wymiana dokumentacji między nimi musi być klarowna oraz z zachowaniem wytycznych, w tym instrukcji kancelaryjnej. Sposób zarządzania dokumentacją elektroniczną i tradycyjną ma znaczący wpływ na efektywność w realizacji zadań jednostki, a tym samym na obsługę obywateli.

Sektor edukacyjny

System do zarządzania dokumentami znacząco poprawia komunikację w jednostce edukacyjnej. Przyspiesza też realizację procesów wewnętrznych. System może służyć również do usprawnienia komunikacji z kontrahentami, innymi współpracującymi placówkami naukowo-badawczymi oraz studentami. Ready_™ nie tylko usprawnia pracę dziekanatów, ale również wspomaga pełną obsługę kancelaryjną szkół i uczelni.

Sektor prywatny

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w firmach wynika z ich dynamiki rozwoju oraz rosnących wymagań klientów. Aby spełnić wymogi i mieć wszystko pod kontrolą warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji w firmie. To pozwoli na skrócenie czasu obsługi kontrahenta lub klienta, zmniejszenie zużycia materiałów biurowych oraz przyspieszenie czasu realizacji zadań. Dzięki systemowi do wymiany dokumentów usprawnione zostają procesy komunikacyjne, a pismo przesyłane obiegiem szybciej i celniej trafia do zainteresowanych.