{"id":6556,"date":"2021-06-30T18:49:19","date_gmt":"2021-06-30T16:49:19","guid":{"rendered":"https:\/\/ready-os.com\/?p=6556"},"modified":"2022-08-11T09:47:56","modified_gmt":"2022-08-11T07:47:56","slug":"przyjacielem-twojej-cyfrowej-firmy","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/przyjacielem-twojej-cyfrowej-firmy\/","title":{"rendered":"Ready_\u2122 przyjacielem Twojej cyfrowej firmy"},"content":{"rendered":"

Kamil jest freelancerem, pasjonatem swojej pracy \u2013 wsp\u00f3lnie z koleg\u0105 robi zdj\u0119cia dla firm i prowadzi blog, na kt\u00f3rym prezentuje kulisy warsztatu fotograficznego. Coraz cz\u0119\u015bciej recenzuje tam r\u00f3wnie\u017c r\u00f3\u017cne produkty producent\u00f3w sprz\u0119tu. Z obu dzia\u0142alno\u015bci uzyskuje niema\u0142e przychody, ale problemem sta\u0142o si\u0119 dla niego ogarni\u0119cie r\u00f3\u017cnych dzia\u0142a\u0144, kt\u00f3re musi podejmowa\u0107 w ramach tej dzia\u0142alno\u015bci.<\/p>\n

Dotychczas wykorzystywa\u0142 kilka osobnych narz\u0119dzi do tego aby: zaplanowa\u0107 kalendarz spotka\u0144 i zlece\u0144, wrzuci\u0107 materia\u0142y do artyku\u0142\u00f3w, wystawi\u0107 faktury i zachowa\u0107 archiwalne wybrane zdj\u0119cia ze zlece\u0144. Komunikacj\u0119 z koleg\u0105 oraz kilkoma sta\u0142ymi wsp\u00f3\u0142pracownikami realizowa\u0142 przez Messenger, a zam\u00f3wienia i umowy tworzy\u0142 r\u0119cznie w Google Docs. Nie posiada\u0142 opr\u00f3cz telefonu bazy kontrahent\u00f3w, ani potencjalnych klient\u00f3w. Faktury zakupu trzyma\u0142 w telefonie, albo na biurku i raz w miesi\u0105cu zawozi\u0142 je do biura rachunkowego. Informacje o wyniku finansowym i podatkach otrzymywa\u0142 na maila, i t\u0105 drog\u0105 zawiera\u0142 te\u017c incydentalne umowy o dzie\u0142o z osobami wsp\u00f3\u0142pracuj\u0105cymi. Cyfryzacja firmy by\u0142a po\u0142owiczna.\u00a0<\/p>\n

Do pewnego czasu wszystko dzia\u0142a\u0142o bez zarzutu…<\/h2>\n

… ale kiedy przychodzi\u0142y spi\u0119trzenia kilku zlece\u0144, ca\u0142a konstrukcja rozsypywa\u0142a si\u0119 jak domek z kart. Co chwil\u0119 wybucha\u0142y po\u017cary, z kt\u00f3rych wi\u0119kszo\u015b\u0107 wynika\u0142a z braku odpowiedniej organizacji pracy, pomy\u0142ek i niedopowiedze\u0144 pomi\u0119dzy osobami z kt\u00f3rymi wsp\u00f3\u0142pracowa\u0142. Przyjemno\u015b\u0107 kt\u00f3r\u0105 wcze\u015bniej odczuwa\u0142 z pracy, nagle wyparowa\u0142a. Coraz mniej czasu, kt\u00f3ry zostawa\u0142 mu na przygotowanie tego jednego, najlepszego zdj\u0119cia, oraz ich obr\u00f3bk\u0119, spowodowa\u0142, \u017ce coraz cz\u0119\u015bciej cierpia\u0142a na tym jako\u015b\u0107 realizowanych zlece\u0144. W konsekwencji nie dawa\u0142y one mu ju\u017c tyle satysfakcji i czu\u0142 \u017ce zatrzymuje si\u0119 w rozwoju…<\/p>\n

Punkt zwrotny: wieczorny webinar Ready_\u2122<\/h2>\n

Aby temu zaradzi\u0107 zdecydowa\u0142 si\u0119 wzi\u0105\u0107 udzia\u0142 we wieczorowym webinarze „Ready – przyjaciel Twojej cyfrowej firmy” organizowanym cyklicznie przez firm\u0119 eDokumenty w ramach akcji „Cyfryzacja Twojej firmy”. Z zainteresowaniem s\u0142ucha\u0142 oko\u0142o godzinnego wyst\u0105pienia, na kt\u00f3rym konsultantka firmy osobi\u015bcie uruchomi\u0142a i skonfigurowa\u0142a gotowy system wraz z aplikacj\u0105 mobiln\u0105, kt\u00f3ry pomaga w organizacji pracy i zarz\u0105dzaniu ma\u0142\u0105 firm\u0105.<\/p>\n

Nast\u0119pnego dnia Kamil wsta\u0142 wcze\u015bniej ni\u017c zwykle i pe\u0142en energii uruchomi\u0142 stron\u0119 z formularzem, wybra\u0142 kilka aplikacji, poda\u0142 sw\u00f3j NIP i nada\u0142 kr\u00f3tk\u0105 nazw\u0119 dla strony pod kt\u00f3r\u0105 b\u0119dzie widoczny system. Po chwili otrzyma\u0142 link aktywacyjny i email do ustawienia has\u0142a. Po pierwszym zalogowaniu przywita\u0142a go strona z kreatorem konfiguracji, kt\u00f3ry pozwoli\u0142 mu stworzy\u0107 mini-struktur\u0119 firmy, kt\u00f3r\u0105 podzieli\u0142 na dwa dzia\u0142y: PHOTO i BLOG. Na szczycie firmy umie\u015bci\u0142 stanowisko W\u0142a\u015bciciela, w dziale Photo umie\u015bci\u0142 stanowisko Fotografa, kt\u00f3re obsadzi\u0142 u\u017cytkownikiem ze swoim nazwiskiem, a w dziale Blog stanowisko dla swojego kolegi, kt\u00f3ry g\u0142\u00f3wnie zajmowa\u0142 si\u0119 pisaniem recenzji.<\/p>\n

\"Schemat<\/p>\n

Po chwili zobaczy\u0142 okno czatu od swojego kolegi, kt\u00f3ry po otrzymaniu zaproszenia zd\u0105\u017cy\u0142 si\u0119 zalogowa\u0107, ustawi\u0107 sobie zdj\u0119cie profilowe i znale\u017a\u0107 okno komunikatora, w kt\u00f3rym rozpocz\u0105\u0142 czat.<\/p>\n

\"Komunikator<\/p>\n

Od\u0142o\u017cy\u0142 jednak na chwil\u0119 komunikator i zgodnie z sugesti\u0105 doko\u0144czy\u0142 kroki Kreatora uruchomienia. <\/em>Z podpowiadanych obszar\u00f3w dzia\u0142alno\u015bci wybra\u0142 kilka pasuj\u0105cych i przydzieli\u0142 je do stworzonych dzia\u0142\u00f3w. W ten spos\u00f3b powsta\u0142o kilka teczek (POTENCJALNI KLIENCI, ZLECENIA, UMOWY, KORESPONDENCJA) w kt\u00f3rych m\u00f3g\u0142 wpisa\u0107 kilka spraw stanowi\u0105cych foldery na dokumenty, jakie do tej pory trzyma\u0142 w do\u015b\u0107 chaotycznie utworzonych folderach na dysku swojego MacBooka.<\/p>\n

Przez chwil\u0119 zastanawia\u0142 si\u0119 dlaczego nie ma w domy\u015blnych kategoriach obszaru Klienci, gdzie m\u00f3g\u0142by zapisa\u0107 ustalenia i zlecenia od swoich dotychczasowych klient\u00f3w, ale w por\u0119 przypomnia\u0142 sobie, o tym co widzia\u0142 podczas webinaru: kartoteki klient\u00f3w powstaj\u0105 niezale\u017cnie w bazie klient\u00f3w i tam r\u00f3wnie\u017c mo\u017cna tak samo dodawa\u0107 dokumenty i zadania. Czym pr\u0119dzej wi\u0119c zaimportowa\u0142 tam ponad 400 kontakt\u00f3w z pliku CSV (Excel) kt\u00f3r\u0105 wcze\u015bniej wyeksportowa\u0142<\/a> z Kontakt\u00f3w MacBooka. Baza klient\u00f3w zosta\u0142a nape\u0142niona, ale jeszcze musia\u0142 oczy\u015bci\u0107 j\u0105 z duplikat\u00f3w i prywatnych adres\u00f3w nieb\u0119d\u0105cych klientami ?.<\/p>\n

Gdzie s\u0105 moje przysz\u0142e zlecenia?<\/h2>\n

Nast\u0119pnym krokiem by\u0142o uruchomienie aplikacji Pipeline, do kt\u00f3rej wprowadzi\u0142 kilkana\u015bcie temat\u00f3w, kt\u00f3re stanowi\u0142y jego potencjalne zlecenia. O to samo poprosi\u0142 na czacie koleg\u0119. Spodoba\u0142o mu si\u0119 to, \u017ce mo\u017ce je podzieli\u0107 osobno na zlecenia us\u0142ug fotografii i osobno wykonania recenzji poprzez utworzenie osobnej teczki POTENCJALNI KLIENCI w ka\u017cdym z dw\u00f3ch dzia\u0142\u00f3w. Zauwa\u017cy\u0142 ze zdziwieniem, \u017ce warto\u015b\u0107 koszyka lead\u00f3w BLOG jest prawie trzy razy wi\u0119ksza od warto\u015bci lead\u00f3w PHOTO! By\u0107 mo\u017ce za ma\u0142o zajmuje si\u0119 przygotowaniem ofert dla przysz\u0142ych klient\u00f3w na zdj\u0119cia? A mo\u017ce nie zapisa\u0142 sprawy dla jakiego\u015b wa\u017cnego klienta, z kt\u00f3rym rozmawia o du\u017cym zleceniu ju\u017c tak d\u0142ugo, \u017ce zapomnia\u0142 o nim? Akurat to dobra okazja aby od\u015bwie\u017cy\u0107 ofert\u0119 dla niego.<\/p>\n

\"Akcja<\/p>\n

Korzystaj\u0105c ze \u015bwie\u017cej wiedzy z webinaru oraz swojego do tej pory stosowanemu szablonu oferty w docx, wstawi\u0142 do pliku kilka specjalnych znacznik\u00f3w #KLIENT.NAZWA_I_ADRES=bloczek# oraz #OFERTA.POZYCJE#, zapisa\u0142 jako szablon oferty, a nast\u0119pnie za pomoc\u0105 zak\u0142adki Dokumenty doda\u0142 Ofert\u0119, a w niej kilka pozycji, kt\u00f3re cz\u0119sto wpisywa\u0142 do tabeli. Po chwili jego oczom ukaza\u0142a si\u0119 \u0142adnie sformatowana oferta, zawieraj\u0105ca pe\u0142ne dane adresowe klienta (pobra\u0142 je z GUS na kartotece klienta) oraz tabelk\u0119 z pozycjami us\u0142ug. Ju\u017c wiedzia\u0142, \u017ce b\u0119dzie m\u00f3g\u0142 teraz z \u0142atwo\u015bci\u0105 wysy\u0142a\u0107 wszystkim zainteresowanym kompletne oferty na dok\u0142adnie to co potrzebuj\u0105 i z r\u00f3\u017cnymi kwotami w zale\u017cno\u015bci od szacowanego pakietu.<\/p>\n

Jak udost\u0119pnia\u0107 koledze tylko niekt\u00f3re maile?<\/h2>\n

Kolejnym krokiem by\u0142o uruchomienie modu\u0142u Poczta. Po podaniu adresu swojej skrzynki email i has\u0142a, system przez kilka minut pobiera\u0142 kilkaset maili z ostatniego roku, kt\u00f3ry jest domy\u015blnym zakresem importu poczty. Z pewn\u0105 obaw\u0105 sprawdzi\u0142 swojego iPhone, czy na nim nadal znajduj\u0105 si\u0119 wszystkie maile, ale nic go nie zaskoczy\u0142o. Pami\u0119ta\u0142 z webinaru, \u017ce po\u0142\u0105czenie z poczt\u0105 odbywa si\u0119 za pomoc\u0105 protoko\u0142u IMAP, a wi\u0119c maile mog\u0105 nadal by\u0107 odbierane na wielu urz\u0105dzeniach. System tylko je czyta i mo\u017cna ustawi\u0107 tak aby widzia\u0142 stan przeczytania z serwera. Dzi\u0119ki temu wsz\u0119dzie, na telefonie, w komputerze i w Ready – maile maj\u0105 ten sam stan przeczytania i udzielonej odpowiedzi.<\/p>\n

\"Poczta<\/p>\n

Zauwa\u017cy\u0142 przy tym, \u017ce przy niekt\u00f3rych mailach pojawi\u0142a si\u0119 niebieska ikona, oznaczaj\u0105ca \u017ce dany mail jest przej\u0119ty do systemu jako dokument. Sta\u0142o si\u0119 to na podstawie ustawienia „Archiwizuj emaile powi\u0105zane z klientem lub spraw\u0105”, kt\u00f3re domy\u015blnie ustawia si\u0119 przy konfiguracji nowej skrzynki. Dzi\u0119ki temu otwieraj\u0105c kartoteki kilku klient\u00f3w, zauwa\u017cy\u0142 \u017ce w ich zak\u0142adce Dokumenty, znajduje si\u0119 ju\u017c korespondencja mi\u0119dzy nimi. To bardzo przydatne, bo wiele razy otrzymuj\u0105c maila musia\u0142 go przekazywa\u0107 dalej, po to aby udost\u0119pni\u0107 go swojemu koledze. Dobrze \u017ce wcze\u015bniej usun\u0105\u0142 z bazy klient\u00f3w adres swojej dziewczyny!<\/p>\n

Plan zaj\u0119\u0107 i prosz\u0119 kiedy mam zaj\u0119te, nie umawiaj nam spotka\u0144<\/h2>\n

Min\u0119\u0142o ju\u017c ponad dwie godziny, Kamil nie jad\u0142 jeszcze \u015bniadania, ale mia\u0142 jeszcze troch\u0119 czasu, a nie chcia\u0142 przerywa\u0107, wi\u0119c postanowi\u0142 doko\u0144czy\u0107 konfiguracj\u0119 o ostatni element, kt\u00f3ry widzia\u0142 podczas webinaru: wsp\u00f3\u0142dzielony kalendarz kt\u00f3ry m\u00f3g\u0142 mie\u0107 r\u00f3wnie\u017c w telefonie. Wzajemne udost\u0119pnienie kalendarzy okaza\u0142o si\u0119 pestk\u0105. Do\u015b\u0107 szybko w oparciu o dost\u0119pn\u0105 pomoc, skonfigurowa\u0142 synchronizacj\u0119 dwustronn\u0105 w iPhone korzystaj\u0105c z opcji kalendarzy CalDAV. Kalendarz \u0142adnie sta\u0142 si\u0119 widoczny w telefonie, a do systemu zaimportowa\u0142y si\u0119 zaplanowane zdarzenia. Dzi\u0119ki temu kolega nie b\u0119dzie ju\u017c umawia\u0142 spotka\u0144 online kiedy on jest u klienta. Spotkania i zaplanowane wa\u017cne zadania Kamil wpisuje w Kalendarzu. Co bardzo docenia, widzi r\u00f3wnie\u017c kalendarz kolegi, i mo\u017ce dodawa\u0107 do niego wa\u017cne terminy, na kiedy czasami trzeba odes\u0142a\u0107 drogi sprz\u0119t.<\/p>\n

\"Kalendarz<\/p>\n

Biuro zawsze pod r\u0119k\u0105 – aplikacja mobilna<\/h2>\n

Przed wyj\u015bciem z domu, Kamil zastanowi\u0142 si\u0119 jeszcze nad jednym: „Ca\u0142y dzie\u0144 b\u0119d\u0119 u klienta na zdj\u0119ciach, przyda\u0142aby mi si\u0119 baza z dokumentami ze sob\u0105, a widzia\u0142em \u017ce Ready ma fajn\u0105 aplikacj\u0119 mobiln\u0105…”. Ubieraj\u0105c buty zainstalowa\u0142 na telefonie aplikacj\u0119 Ready wpisuj\u0105c po prostu „Ready”. Z ekranu w profilu u\u017cytkownika na komputerze wy\u015bwietli\u0142 kod QR i w kilka sekund zalogowa\u0142 si\u0119 telefonem. Bingo! Jest baza klient\u00f3w, wszystkie wrzucone dokumenty, Czat i Kalendarz. Reszt\u0119 sprawdzi czekaj\u0105c na kaw\u0119 w ulubionej kawiarni, do kt\u00f3rej koniecznie zajrzy po drodze do klienta. \u2615\ufe0f<\/p>\n\n\n

\n
Uruchom sw\u00f3j system<\/a><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Kamil jest freelancerem, pasjonatem swojej pracy \u2013 wsp\u00f3lnie z koleg\u0105 robi zdj\u0119cia dla firm i prowadzi blog, na kt\u00f3rym prezentuje kulisy warsztatu fotograficznego. Coraz cz\u0119\u015bciej recenzuje tam r\u00f3wnie\u017c r\u00f3\u017cne produkty producent\u00f3w sprz\u0119tu. Z obu dzia\u0142alno\u015bci uzyskuje niema\u0142e przychody, ale problemem sta\u0142o si\u0119 dla niego ogarni\u0119cie r\u00f3\u017cnych dzia\u0142a\u0144, kt\u00f3re musi podejmowa\u0107 w ramach tej dzia\u0142alno\u015bci. Dotychczas […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":9550,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[95],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6556"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=6556"}],"version-history":[{"count":17,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6556\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":11212,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6556\/revisions\/11212"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/9550"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=6556"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=6556"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=6556"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}