{"id":14444,"date":"2023-04-24T13:01:00","date_gmt":"2023-04-24T11:01:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ready-os.com\/?p=14444"},"modified":"2023-05-12T14:50:21","modified_gmt":"2023-05-12T12:50:21","slug":"negocjacje-umow-pod-kontrola","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/negocjacje-umow-pod-kontrola\/","title":{"rendered":"Negocjacje um\u00f3w pod kontrol\u0105"},"content":{"rendered":"\n

Stara prawda biznesowa m\u00f3wi, \u017ce czas to pieni\u0105dz. A je\u015bli pieni\u0105dz to za wykonan\u0105 us\u0142ug\u0119 w okre\u015blonym czasie, opisan\u0105 w umowie. St\u0105d w dobie cyfryzacji pojawi\u0142a si\u0119 potrzeba wdro\u017ce\u0144 system\u00f3w, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 wspiera\u0142y nie tylko archiwizacj\u0119 um\u00f3w<\/a>, ale r\u00f3wnie\u017c ich proces tworzenia i obiegu. Bo bez tego firma b\u0119dzie jak statek bez kompasu \u2013 zagubiony na morzu. A brak efektywnego zarz\u0105dzania umowami, w dalszych nast\u0119pstwach, b\u0119dzie mia\u0142 negatywny wp\u0142yw na wyniki finansowe.<\/p>\n\n\n\n

Przez trudy negocjacji, do finalizacji umowy<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Podstaw\u0105 ka\u017cdej transakcji jest umowa, kt\u00f3ra przez ka\u017cdego klienta jest indywidualnie negocjowana. Pierwszym problemem jest w\u0142a\u015bciwa numeracja um\u00f3w, gdy w zespole handlowym pracuje wi\u0119cej ni\u017c jedna osoba.<\/p>\n\n\n\n

Id\u0105c dalej, aby zapami\u0119ta\u0107 kolejne wersje umowy, zapisujesz je na dysku dodaj\u0105c do nazwy pliku kolejny numer lub dat\u0119 wys\u0142ania dokumentu. W ten spos\u00f3b masz zapisanych kilkana\u015bcie wariant\u00f3w jednej umowy. Mo\u017ce te\u017c zdarzy\u0107 si\u0119, \u017ce przypadkiem nadpiszesz zmiany w poprzedniej propozycji dokumentu, poniewa\u017c uprzednio zapomnia\u0142e\u015b utworzy\u0107 now\u0105. To owocuje tym, \u017ce zaczynasz szuka\u0107 poprzedniej wersji, by j\u0105 zapisa\u0107 w teczce. W mi\u0119dzyczasie tw\u00f3j klient dzwoni i m\u00f3wi, \u017ce w zwi\u0105zku z ostatni\u0105 propozycj\u0105 chcia\u0142by przywr\u00f3ci\u0107 postanowienia z wcze\u015bniejszych dokument\u00f3w, zachowuj\u0105c w niekt\u00f3rych miejscach nowe ustalenia. Co robisz w takiej sytuacji? Por\u00f3wnujesz wersje i kopiujesz poszczeg\u00f3lne ustalenia do nowej mutacji umowy. Proces wyszukiwania w\u0142a\u015bciwych zapis\u00f3w jest czasoch\u0142onny. A przecie\u017c ty nie pracujesz tylko nad t\u0105 jedn\u0105 umow\u0105.<\/p>\n\n\n\n

Pewnego dnia musisz jecha\u0107 do klienta i ca\u0142y dzie\u0144 sp\u0119dzisz poza firm\u0105. W tym czasie zadzwoni\u0142 do ciebie klient, kt\u00f3ry chcia\u0142 om\u00f3wi\u0107 warunki umowy. Poniewa\u017c nie odmawiasz rozmowy, pr\u00f3bujesz robi\u0107 dobr\u0105 min\u0119 do z\u0142ej gry i przeszukujesz szybko swoj\u0105 skrzynk\u0119 email na telefonie, by znale\u017a\u0107 wersj\u0119 dokumentu, o kt\u00f3rej rozmawiacie. Niestety nie udaje Ci si\u0119, wi\u0119c przepraszasz klienta, \u017ce oddzwonisz za chwil\u0119 tylko co\u015b sprawdzisz. W tym czasie dzwonisz do firmy z pro\u015bb\u0105 do koleg\u00f3w by wys\u0142ali ci w\u0142a\u015bciwy draft, poniewa\u017c masz ograniczony dost\u0119p do dokumentacji. Pech chce, \u017ce dostajesz umow\u0119, ale bez naniesionych nowych zmian. I jeste\u015b zmuszony prze\u0142o\u017cy\u0107 rozmow\u0119 z klientem na czas, kiedy b\u0119dziesz przed komputerem i odnajdziesz w\u0142a\u015bciw\u0105 umow\u0119. Opisane powy\u017cej sytuacje prowadz\u0105 do op\u00f3\u017anie\u0144 i b\u0142\u0119d\u00f3w w procesie negocjacji umowy.<\/p>\n\n\n\n

Innym problemem zwi\u0105zanym z inicjowaniem obiegu um\u00f3w jest brak jasnej procedury i przep\u0142ywu pracy nad umowami. Cz\u0119sto wydaje si\u0119 nam, \u017ce akceptacja prawna gwarantuje bezpiecze\u0144stwo zawieranych um\u00f3w. Jednak r\u00f3wnie wa\u017cna jest obs\u0142uga merytoryczna umowy, jej zaopiniowanie i ocena ryzyka. Pomini\u0119cie niekt\u00f3rych etap\u00f3w, kt\u00f3re wynika z braku workflow um\u00f3w, mo\u017ce prowadzi\u0107 do niedotrzymania termin\u00f3w, utraty kontrakt\u00f3w i ryzyka zwi\u0105zanego ze zgodno\u015bci\u0105. To z kolei wi\u0105\u017ce si\u0119 z powstaniem ryzyka prawnego, zwi\u0105zanego np. z pomini\u0119ciem krytycznej klauzuli lub niespe\u0142nieniem wymogu regulacyjnego, co prowadzi do kosztownych konsekwencji prawnych i finansowych.<\/p>\n\n\n\n

A co z archiwizacj\u0105? Gdy umowa zostanie podpisana, zostanie te\u017c zarejestrowana w dzienniku i schowana we w\u0142a\u015bciwym segregatorze. Niezb\u0119dne postanowienia sporz\u0105dzone w formie notatki zostan\u0105 przekazane do dzia\u0142u realizacji umowy, jak i do ksi\u0119gowo\u015bci. W takim podej\u015bciu musimy liczy\u0107 si\u0119 z tym, \u017ce te informacje mog\u0105 zgin\u0105\u0107 w stosie firmowej dokumentacji i suma summarum<\/em> tak\u017ce ty, jako negocjuj\u0105cy umow\u0119 zobowi\u0105zany b\u0119dziesz pilnowa\u0107 postanowie\u0144 podpisanego dokumentu.<\/p>\n\n\n\n

Od projektu umowy do efektywnego zarz\u0105dzania<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Spr\u00f3bujmy przyjrze\u0107 si\u0119 powy\u017cszym sytuacjom, ale tym razem u\u017cywaj\u0105c do procesu inicjowania obiegu umowy<\/a> i jej archiwizacji systemu Ready_\u2122 z aplikacj\u0105 Umowy.<\/p>\n\n\n\n

Po pierwsze jasna procedura negocjacji umowy. W systemie Ready_\u2122 zaplanowano dwie \u015bcie\u017cki procedowania um\u00f3w, kt\u00f3re wybierasz na etapie konfiguracji aplikacji. Dzi\u0119ki temu masz zawsze pewno\u015b\u0107, \u017ce umowa trafia do w\u0142a\u015bciwej osoby i nie zostanie pomini\u0119ty \u017caden krok w jej opiniowaniu.<\/p>\n\n\n\n

Ka\u017cda wersja umowy jest zapisywana w systemie, co u\u0142atwia odtworzenie wersji poprzez sprawdzenie historii danej umowy. W ten spos\u00f3b oszcz\u0119dzisz czas na por\u00f3wnaniu kolejnych wersji i wprowadzanych zmian, jak r\u00f3wnie\u017c nie nadpiszesz ju\u017c przypadkiem nowych ustale\u0144 w poprzedniej edycji.<\/p>\n\n\n\n

A co je\u015bli akurat pracujesz zdalnie i klient chce om\u00f3wi\u0107 warunki umowy? To te\u017c nie b\u0119dzie stanowi\u0142o problemu. Ka\u017cda wersja umowy jest dost\u0119pna w systemie i w aplikacji mobilnej Ready_\u2122. St\u0105d b\u0119d\u0105c poza firm\u0105 mo\u017cesz przejrze\u0107 wskazan\u0105 umow\u0119 sprawdzaj\u0105c teczk\u0119 Klienta lub wybieraj\u0105c w\u0142a\u015bciw\u0105 Spraw\u0119, gdzie znajdziesz dokument. W ten spos\u00f3b do rozm\u00f3w b\u0119dziesz przygotowany na bie\u017c\u0105co.<\/p>\n\n\n\n

Po podpisaniu umowy mo\u017cesz j\u0105 zarejestrowa\u0107 automatycznie w Bazie um\u00f3w, zapewniaj\u0105c jej bezpiecze\u0144stwo, a tak\u017ce dost\u0119p informacji dla os\u00f3b uprawnionych np. z dzia\u0142u realizacji, czy ksi\u0119gowo\u015bci.<\/p>\n\n\n\n

Scentralizowany system zarz\u0105dzania umowami usprawnia tak\u017ce zarz\u0105dzanie zgodno\u015bci\u0105 i ryzykiem. Dzi\u0119ki temu mo\u017cesz upewni\u0107 si\u0119, \u017ce umowy spe\u0142niaj\u0105 wymogi prawne i regulacyjne oraz monitorowa\u0107 zgodno\u015b\u0107 realizacji z potwierdzonymi warunkami. Dodatkowo system Ready_\u2122 zapewnia lepsz\u0105 widoczno\u015b\u0107 i kontrol\u0119 nad ca\u0142ym cyklem \u017cycia kontraktu, poprzez \u015bledzenie statusu ka\u017cdej umowy i monitorowanie jej wykonania. Ponadto system powiadomie\u0144 o kluczowych kamieniach milowych, takich jak odnowienie lub wyga\u015bni\u0119cie umowy, na bie\u017c\u0105co pomaga kontrolowa\u0107 jej status.<\/p>\n\n\n\n

Ready_\u2122 Umowy to wi\u0119cej ni\u017c archiwum<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

W dynamicznym \u015bwiecie biznesu czas to pieni\u0105dz, a niezawodny system zarz\u0105dzania umowami jest niezb\u0119dny dla ka\u017cdej firmy, kt\u00f3ra ceni sobie wydajno\u015b\u0107, zgodno\u015b\u0107 i zarz\u0105dzanie ryzykiem. Dlatego te\u017c namawiam do wdro\u017cenia systemu Ready_\u2122 z aplikacj\u0105 Umowy, poniewa\u017c to pomo\u017ce w rozwi\u0105zaniu problem\u00f3w zwi\u0105zanych z procesem zarz\u0105dzania umowami. Oto niekt\u00f3re z nich:<\/p>\n\n\n\n