{"id":14442,"date":"2023-04-07T13:00:00","date_gmt":"2023-04-07T11:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ready-os.com\/?p=14442"},"modified":"2023-05-12T14:45:30","modified_gmt":"2023-05-12T12:45:30","slug":"wszystkie-umowy-w-jednym-miejscu","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wszystkie-umowy-w-jednym-miejscu\/","title":{"rendered":"Wszystkie umowy w jednym miejscu"},"content":{"rendered":"\n

Umowy s\u0105 nieodzownym elementem dzia\u0142alno\u015bci ka\u017cdej firmy. Dokumenty te, od um\u00f3w o \u015bwiadczenie us\u0142ug, czy sprzeda\u017c produkt\u00f3w po umowy o prac\u0119 i zlecenia, okre\u015blaj\u0105 r\u00f3\u017cne formy wsp\u00f3\u0142pracy w firmie. Przy tak wielu rodzajach \u0142atwo pogubi\u0107 si\u0119 w s\u0142ynnej papierkowej robocie<\/em>. Jednak owo pogubienie si\u0119 mo\u017ce by\u0107 drobn\u0105 niedogodno\u015bci\u0105, to ju\u017c utrata wa\u017cnego kontraktu mo\u017ce oznacza\u0107 problem dla ka\u017cdej firmy.<\/p>\n\n\n\n

Wraz z rozwojem organizacji ro\u015bnie liczba dokument\u00f3w, zar\u00f3wno wewn\u0119trznych, jak i zewn\u0119trznych. Dokumenty wewn\u0119trzne obejmuj\u0105 umowy z pracownikami, przep\u0142ywy produktowe lub pieni\u0119\u017cne, natomiast dokumenty zewn\u0119trzne \u2013 transakcje z kontrahentami. Wszystkie te dokumenty nale\u017cy starannie przechowywa\u0107, przestrzegaj\u0105c czasu okre\u015blonego w przepisach prawa. R\u00f3wnie istotne jest zapewnienie mo\u017cliwo\u015bci szybkiego odnalezienia dokumentu oraz zabezpieczenie go przed dostaniem si\u0119 w r\u0119ce os\u00f3b nieupowa\u017cnionych.<\/p>\n\n\n\n

Klasyczna archiwizacja jest konieczna, niekoniecznie wydajna<\/h2>\n\n\n\n

Ile razy kluczowa umowa \u201eznikn\u0119\u0142a\u201d w stosie dokument\u00f3w w firmie lub prawnik prosi\u0142 o umow\u0119, kt\u00f3ra zdawa\u0142a si\u0119 rozp\u0142ywa\u0107 w powietrzu? Gdy przychodzi\u0142 czas rozliczenia umowy, ile razy przeszukiwano segregatory w firmie, aby znale\u017a\u0107 t\u0119 w\u0142a\u015bciw\u0105? Firmy nieposiadaj\u0105ce centralnego systemu rejestracji um\u00f3w staj\u0105 przed tymi wyzwaniami. Najcz\u0119stszym rozwi\u0105zaniem jest przechowywanie kontrakt\u00f3w w segregatorach i szafkach na akta. Niestety to utrudnia szybki dost\u0119p do nich w razie potrzeby. Dodatkowo umowy s\u0105 cz\u0119sto podpisywane w r\u00f3\u017cnych miejscach i przez r\u00f3\u017cne osoby, co prowadzi do niesp\u00f3jno\u015bci i b\u0142\u0119d\u00f3w w dokumentacji.<\/p>\n\n\n\n

Innym czasoch\u0142onnym procesem jest r\u00f3wnie\u017c zarz\u0105dzanie umowami. Wymaga ono od os\u00f3b prowadz\u0105cych archiwizacj\u0119 r\u0119cznego sortowania i archiwizowania ka\u017cdego dokumentu. A ponadto r\u00f3wnie\u017c taki dokument musi by\u0107 skrupulatnie opisany. I tu mog\u0105 pojawi\u0107 si\u0119 b\u0142\u0119dy.<\/p>\n\n\n\n

A co z egzekwowaniem zapis\u00f3w w umowach? Aby nie zapomnie\u0107, jakie by\u0142y warunki wsp\u00f3\u0142pracy, cz\u0119sto wypisujemy je w teczkach klienta\/kontrahenta. Podobnie z kwotami oraz zabezpieczeniami umowy. Zwyczajowo uczulamy na takie zapisy dzia\u0142 ksi\u0119gowo\u015bci, robi\u0105c specjalne adnotacje lub przesy\u0142aj\u0105c te informacje emailem. Co, je\u015bli taka adnotacja zginie w nat\u0142oku wp\u0142ywaj\u0105cej do firmy dokumentacji? Albo my zapomnimy przy rozliczeniu o tak wa\u017cnej rzeczy, jak\u0105 jest np. kaucja? Najpro\u015bciej jest przy ka\u017cdym rozliczeniu umowy i sporz\u0105dzaniu protoko\u0142\u00f3w odbioru przegl\u0105da\u0107 zapisy. Oczywi\u015bcie wymaga to dost\u0119pu do dokumentu i czasu, kt\u00f3rego w nat\u0142oku obowi\u0105zk\u00f3w s\u0142u\u017cbowych mamy coraz mniej.<\/p>\n\n\n\n

Rejestruj umowy w systemie Ready_\u2122<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Przyjrzyjmy si\u0119 powy\u017cszym problemom jeszcze raz. \u201eZnikaj\u0105ce\u201d w stosach dokumentacji umowy po zarejestrowaniu w aplikacji Ready_\u2122 Umowy, pojawiaj\u0105 si\u0119 na li\u015bcie dokument\u00f3w. Ponadto w razie pyta\u0144 o konkretn\u0105 umow\u0119 \u2013 elektroniczne archiwum um\u00f3w<\/a> pozwala odszuka\u0107 j\u0105 mi\u0119dzy innymi po odpowiednim ustawieniu filtr\u00f3w, czy list wyszukiwania. Zatem skraca to czas, jaki po\u015bwi\u0119cano do tej pory na odszukanie w\u0142a\u015bciwego dokumentu.<\/p>\n\n\n\n

Elektroniczna archiwizacja um\u00f3w<\/a> umo\u017cliwia te\u017c \u0142atwe zarz\u0105dzanie nimi, eliminuj\u0105c konieczno\u015b\u0107 r\u0119cznego sortowania i archiwizowania ka\u017cdego dokumentu przez wyznaczonych pracownik\u00f3w. Zmniejsza to ryzyko b\u0142\u0119d\u00f3w, takich jak nieprawid\u0142owe opisy um\u00f3w, czy te\u017c powi\u0105zanych z nimi za\u0142\u0105cznik\u00f3w i aneks\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

A co z egzekwowaniem zapis\u00f3w, w tym zabezpiecze\u0144 finansowych? Ot\u00f3\u017c archiwizacja elektroniczna systemu Ready_\u2122 usprawnia ten proces dzi\u0119ki wprowadzeniu adnotacji bezpo\u015brednio przy umowie. St\u0105d rejestruj\u0105c umow\u0119, wyznaczony pracownik wprowadza od razu zapisane w niej zabezpieczenia. Dzi\u0119ki czemu wspomniany przeze mnie w artykule dzia\u0142 ksi\u0119gowo\u015bci, zamiast polega\u0107 na adnotacjach lub notatkach w teczkach klient\u00f3w, ma wszystkie istotne informacje w jednym miejscu \u2013 zar\u00f3wno w teczce umowy, jak i kartotece klienta. Gwarantuje to, \u017ce \u017cadne istotne informacje nie zostan\u0105 utracone w nat\u0142oku bie\u017c\u0105cych spraw.<\/p>\n\n\n\n

W systemie Ready_\u2122 mamy te\u017c mo\u017cliwo\u015b\u0107 powi\u0105zania faktury zakupu z umow\u0105, kt\u00f3rej ta faktura dotyczy. Co to oznacza w praktyce? Kiedy do firmy wp\u0142ynie faktura za wykonan\u0105 us\u0142ug\u0119, nie trzeba ju\u017c przeszukiwa\u0107 segregator\u00f3w, aby sprawdzi\u0107 zgodno\u015b\u0107 wystawionej faktury. Ponadto dodanie takiego dokumentu do umowy pokazuje nam stan koszt\u00f3w projektu i tak np. w firmie produkcyjnej zam\u00f3wiony zosta\u0142 comiesi\u0119czny serwis. Warto\u015b\u0107 umowy rocznej to 100 000 z\u0142. Ka\u017cda wykonana us\u0142uga jest fakturowana. Faktura pod\u0142\u0105czona zostaje pod umow\u0119, co sprawia, \u017ce mamy podgl\u0105d ile ju\u017c wykorzystali\u015bmy \u015brodk\u00f3w przeznaczonych na serwisowanie maszyn. Ponadto w tym miejscu mo\u017cemy r\u00f3wnie\u017c utworzy\u0107 p\u0142atno\u015b\u0107 z powi\u0105zanej faktury, kt\u00f3ra zostanie zrealizowana przez aplikacj\u0119 Ready_\u2122 P\u0142atno\u015bci. R\u00f3wnie\u017c zapisane zabezpieczenia na umowie zostan\u0105 uwzgl\u0119dnione w aplikacji P\u0142atno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n

I na koniec, elektroniczna archiwizacja um\u00f3w<\/a> gwarantuje lepsze \u015brodki bezpiecze\u0144stwa, zapewniaj\u0105c ochron\u0119 kontrakt\u00f3w przed nieautoryzowanym dost\u0119pem. W systemie Ready_\u2122, przy pierwszym uruchomieniu, najpierw utworzona zostaje struktura organizacyjna firmy. To w\u0142a\u015bnie w tej strukturze okre\u015blany jest poziom uprawnie\u0144 ka\u017cdego pracownika, co pozwala na konfiguracj\u0119 aplikacji tak, aby zapewni\u0107 dost\u0119p tylko upowa\u017cnionym osobom, zmniejszaj\u0105c ryzyko naruszenia bezpiecze\u0144stwa danych i utraty wa\u017cnych dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

System Ready_\u2122 rejestruje, porz\u0105dkuje i archiwizuje umowy<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

My\u015bl\u0119, \u017ce wdra\u017caj\u0105c elektroniczne archiwum um\u00f3w, firmy mog\u0105 poprawi\u0107 efektywno\u015b\u0107 zarz\u0105dzania umowami. A informacje nie b\u0119d\u0105 ju\u017c umyka\u0142y. To pozwoli na zmniejszenie ryzyka niewykonania umowy, a co za tym idzie i zmniejszy si\u0119 ryzyko wyst\u0105pienia negatywnych konsekwencji.<\/p>\n\n\n\n

Jakie korzy\u015bci niesie za sob\u0105 elektroniczna archiwizacja um\u00f3w w systemie Ready_\u2122? Oto niekt\u00f3re z nich:<\/p>\n\n\n\n