Pami\u0119tam czasy, kiedy w ofertach wynajmu biur pojawia\u0142y si\u0119 us\u0142ugi punkt\u00f3w recepcyjnych w biurowcach, kt\u00f3re odbiera\u0142y poczt\u0119 dla firm, a nast\u0119pnie j\u0105 przekazywa\u0142y. Oferta dla najemc\u00f3w by\u0142a interesuj\u0105ca, poniewa\u017c nie musieli by\u0107 na miejscu ka\u017cdego dnia, a przesy\u0142ki na nich zawsze czeka\u0142y. Podobnie by\u0142o w firmie, z kt\u00f3r\u0105 wsp\u00f3\u0142pracowa\u0142am \u2013 ka\u017cdy biurowiec odbiera\u0142 poczt\u0119 najemc\u00f3w i j\u0105 przekazywa\u0142.<\/p>\n\n\n\n
Tego dnia listonosz jak zawsze przyni\u00f3s\u0142 poczt\u0119 do jednego z biurowc\u00f3w. Zostawi\u0142 j\u0105 uprawnionemu pracownikowi recepcji. Pracownik, najpierw posegregowa\u0142 pisma wzgl\u0119dem najemc\u00f3w, a nast\u0119pnie wpisa\u0142 r\u0119cznie poczt\u0119 do dziennika korespondencji przychodz\u0105cej. Taki wpis zawiera\u0142:<\/p>\n\n\n\n
Jak zapewne zauwa\u017cy\u0142e\u015b, recepcjonista tylko wpisywa\u0142 ilo\u015b\u0107 pism. Nie zajmowa\u0142 si\u0119 rejestracj\u0105 ka\u017cdej przesy\u0142ki osobno. A\u017c do dnia, kiedy jednemu z najemc\u00f3w zgin\u0105\u0142 wa\u017cny list z urz\u0119du. Mimo \u017ce w dzienniku korespondencji pokwitowa\u0142 on odbi\u00f3r wszystkich pism, to jedno zagin\u0119\u0142o. Oczywi\u015bcie, nietrudno si\u0119 nie domy\u015bli\u0107 jaki fina\u0142 mia\u0142a ta historia \u2013 skargi do w\u0142a\u015bciciela biurowca i dodatkowy stres dla pracownika recepcji. List ostatecznie si\u0119 znalaz\u0142 w biurze najemcy.<\/p>\n\n\n\n
Firma deweloperska chcia\u0142a w przysz\u0142o\u015bci unikn\u0105\u0107 ponownie takiej sytuacji, wi\u0119c recepcja w ka\u017cdym biurowcu zosta\u0142a zobowi\u0105zana, aby wprowadza\u0107 ka\u017cde pismo osobno. By\u0142o to oczywi\u015bcie czasoch\u0142onne, a ka\u017cdorazowe dodawanie kontrahenta najpierw do zeszytu, p\u00f3\u017aniej do zestawienia w arkuszu Excel te\u017c nie by\u0142o wolne od pomy\u0142ek.<\/p>\n\n\n\n
Czy ten proces mo\u017cna upro\u015bci\u0107? Czy mo\u017cliwa jest ewidencja poczty w tym samym systemie przez kilka biurowc\u00f3w jednocze\u015bnie? Tak!<\/p>\n\n\n\n
Wr\u00f3\u0107my do tego momentu, kiedy pracownik recepcji odbiera poczt\u0119 dla najemc\u00f3w. Maj\u0105c system Ready_\u2122, nie musi on od razu porz\u0105dkowa\u0107 wszystkich przesy\u0142ek. Wprowadza ka\u017cd\u0105 z nich po kolei do wyznaczonego elektronicznego dziennika korespondencji przychodz\u0105cej np. Dziennik korespondencji najemc\u00f3w biurowiec A. Wpisywanie danych firmy, kt\u00f3ra ma odebra\u0107 przesy\u0142k\u0119, nie jest ju\u017c czasoch\u0142onne, poniewa\u017c zamiast wpisywa\u0107 r\u0119cznie \u2014 recepcjonista wybiera firm\u0119 z listy klient\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Ponadto recepcjonista mo\u017ce do rejestrowanego pisma wprowadzi\u0107 uwag\u0119, np. zarejestrowane pismo jest przesy\u0142k\u0105 z urz\u0119du lub odebrana przesy\u0142ka by\u0142a uszkodzona przy odbiorze od kuriera b\u0105d\u017a listonosza. Powiesz mi, \u017ce to ma\u0142e rzeczy. Ma\u0142e, ale maj\u0105 znaczenie w tym, jak b\u0119d\u0105 odbiera\u0107 Twoj\u0105 firm\u0119 wynajmuj\u0105cy powierzchni\u0119. To od Ciebie zale\u017cy, czy jeste\u015b profesjonalist\u0105, czy tylko udajesz profesjonalist\u0119.<\/p>\n\n\n\n
Kiedy\u015b recepcjonista wypatrywa\u0142 pracownik\u00f3w poszczeg\u00f3lnych firm, a maj\u0105c system Ready \u2014 przy rejestracji pisma wys\u0142a\u0142 maila z powiadomieniem o rodzaju przesy\u0142ki. Gdy tylko adresat pojawi\u0142 si\u0119 na recepcji, recepcjonista uruchomi\u0142 modu\u0142 Dzienniki systemu Ready_\u2122, i na li\u015bcie przesy\u0142ek wyfiltrowa\u0142 te, kt\u00f3re nale\u017c\u0105 do konkretnego odbiorcy. Najemca pokwitowa\u0142 odbi\u00f3r przesy\u0142ek odr\u0119cznym podpisem, kt\u00f3ry zosta\u0142 wgrany do systemu. Poczta zosta\u0142a wydana, a wszystkie dane zapami\u0119tane w systemie.<\/p>\n\n\n\n
My\u015bl\u0119, \u017ce w erze cyfryzacji i pomocnej sztucznej inteligencji warto pomy\u015ble\u0107 o opisanym przeze mnie rozwi\u0105zaniu. Elektroniczny dziennik korespondencji nie jest przeznaczony tylko do proces\u00f3w wewn\u0105trzfirmowych, ale r\u00f3wnie\u017c, jak mog\u0142e\u015b zauwa\u017cy\u0107, sprawdza si\u0119 przy rejestracji przesy\u0142ek przez recepcj\u0119.<\/p>\n\n\n\n
Takie rozwi\u0105zanie pozwala na:<\/p>\n\n\n\n
Wi\u0119cej o konfiguracji\u00a0rejestracji korespondencji na recepcji<\/a>\u00a0dowiesz si\u0119 z samouczka.<\/strong><\/p>\n\n\n\n