{"id":14219,"date":"2023-03-15T13:34:00","date_gmt":"2023-03-15T12:34:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ready-os.com\/?p=14219"},"modified":"2023-03-31T09:09:56","modified_gmt":"2023-03-31T07:09:56","slug":"zamien-papierowy-dziennik-na-elektroniczny-dziennik-korespondencji","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/zamien-papierowy-dziennik-na-elektroniczny-dziennik-korespondencji\/","title":{"rendered":"Zamie\u0144 papierowy dziennik na elektroniczny!"},"content":{"rendered":"\n<p>W dobie cyfryzacji \u0142atwo za\u0142o\u017cy\u0107, \u017ce ka\u017cda firma korzysta lub jest na etapie wdro\u017cenia elektronicznych system\u00f3w korespondencyjnych, jak i system\u00f3w do obiegu dokument\u00f3w. W rozmowach z klientami, kt\u00f3rzy s\u0105 zainteresowani rejestracj\u0105 korespondencji, obiegiem dokument\u00f3w i ich archiwizacj\u0105, dostrzegamy trzy wsp\u00f3lne problemy, jakie pojawiaj\u0105 si\u0119 wraz z my\u015bl\u0105 o cyfryzacji.<\/p>\n\n\n\n<p>Pierwszy problem \u2013 Patrzymy na ka\u017cdy z proces\u00f3w osobno, a nie ca\u0142o\u015bciowo i wtedy pojawiaj\u0105 si\u0119 pytania: czy do ka\u017cdego z proces\u00f3w nale\u017cy wybra\u0107 osobny program, czy mo\u017cliwe jest korzystanie z jednego programu? A mo\u017ce te programy trzeba zintegrowa\u0107?<\/p>\n\n\n\n<p>Drugi problem \u2013 Obecnie klienci korzystaj\u0105 przy ewidencjonowaniu poczty przychodz\u0105cej i wychodz\u0105cej ze spisu w arkuszu Excel, jednak nie maj\u0105 potwierdzenia odbioru pisma, dlatego nadal pozostaj\u0105 przy papierowym dzienniku. Czy systemy daj\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 potwierdzenia odbioru?<\/p>\n\n\n\n<p>Trzeci problem \u2013 Jak w systemie obejmuj\u0105cym wszystko skonfigurowa\u0107 zaledwie wycinek, kt\u00f3rego ja potrzebuj\u0119?<\/p>\n\n\n\n<p>Spr\u00f3bujmy te problemy rozwi\u0105za\u0107.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-organizacja-ewidencji-korespondencji-w-firmie\"><strong>Organizacja ewidencji korespondencji w firmie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Pierwszymi kryteriami wyboru programu s\u0105: wielko\u015b\u0107 organizacji, ilo\u015b\u0107 dokument\u00f3w i potrzeby zwi\u0105zane z ich przetworzeniem. Poni\u017cej przedstawiamy sposoby organizacji ewidencji pism i wprowadzania ich do obiegu w firmach i instytucjach. Zauwa\u017cymy tutaj, jak r\u00f3\u017cni si\u0119 zakres obowi\u0105zk\u00f3w poszczeg\u00f3lnych rozwi\u0105za\u0144:<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\"><div class=\"wp-block-group__inner-container\">\n<figure class=\"wp-block-table is-style-stripes\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\"><\/th><th class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Miejsca wyst\u0119powania takiego rozwi\u0105zania<\/th><th class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Zakres obowi\u0105zk\u00f3w<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Recepcja<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">\u2013 w biurowcach i kompleksach biznesowych, gdzie mamy kilka-kilkana\u015bcie firm wynajmuj\u0105cych powierzchnie,<br>\u2013 w du\u017cych firmach i sp\u00f3\u0142kach,<br>\u2013 w instytucjach pa\u0144stwowych jako biuro podawcze,<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">\u2013 przyjmowanie i rejestracja pism przychodz\u0105cych bez otwierania ich,<br>\u2013 przekazanie pism osobom upowa\u017cnionym w danej firmie\/organizacji do odbioru poczty,<br>\u2013 nie rejestruje korespondencji wychodz\u0105cej,<\/td><\/tr><tr><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Kancelaria<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">\u2013 w firmach, kt\u00f3re maj\u0105 wyspecjalizowan\u0105 kom\u00f3rk\u0119\/ dzia\u0142 do odbioru i wysy\u0142ki korespondencji,<br>\u2013 w urz\u0119dach, jednostkach i organizacjach pa\u0144stwowych,<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">\u2013 prowadzi rejestr poczty przychodz\u0105cej i wychodz\u0105cej,<br>\u2013 przesy\u0142k\u0119 przychodz\u0105c\u0105 rejestruje i przekazuje zgodnie z wytycznymi np. instrukcji kancelaryjnej do odpowiedniej osoby lub departamentu\/dzia\u0142u,<br>\u2013 wpisuje pisma do wys\u0142ania do ksi\u0105\u017cki pocztowej lub wprowadza dane do EKN,<\/td><\/tr><tr><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Sekretariat<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">\u2013 w \u015brednich i du\u017cych firmach jako biura zarz\u0105d\u00f3w,<br>\u2013 w urz\u0119dach i instytucjach jako sekretariaty wydzia\u0142\u00f3w,<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">\u2013 ewidencjonuje poczt\u0119 przychodz\u0105c\u0105 i wychodz\u0105c\u0105,<br>\u2013 wprowadza do obiegu dokument\u00f3w pisma,<br>\u2013 nadzoruje proces przygotowania odpowiedzi na pismo i akceptacji tej odpowiedzi,<br>\u2013 przygotowuje korespondencj\u0119 do wysy\u0142ki, uzupe\u0142nia Ksi\u0105\u017ck\u0119 pocztow\u0105 lub wpisuje dane do EKN.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Widz\u0105c konkretne r\u00f3\u017cnice w organizacji rejestracji korespondencji przychodz\u0105cej i wychodz\u0105cej, a tak\u017ce obiegu dokument\u00f3w, mo\u017cemy dopasowa\u0107 wyb\u00f3r rozwi\u0105zania do potrzeb firmy czy instytucji.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Papierowa ksi\u0105\u017cka korespondencyjna i Excel \u2013 czy wystarczy?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Kolejnym etapem my\u015blenia o zmianach jest zrozumienie dotychczasowych sposob\u00f3w ewidencjonowania poczty w firmie. Mimo nieuchronnej cyfryzacji nadal wiele firm korzysta z tradycyjnej, papierowej ksi\u0105\u017cki korespondencji. Ta metoda prowadzenia ewidencji poczty sprawdza si\u0119, gdy:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>firma dokonuje kilku wpis\u00f3w do rejestru na miesi\u0105c,<\/li><li>ma miejsce na przechowywanie kolejnych dziennik\u00f3w na p\u00f3\u0142kach i cierpliwo\u015b\u0107 do ich przeszukiwania.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Nieco bardziej nowoczesn\u0105 metod\u0105 s\u0105 zestawienia w arkuszach Excel (<strong><a href=\"https:\/\/ready-os.com\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/przykladowy_dziennik_korespondencji_przychodzacej.xlsx\">pobierz przyk\u0142adowy arkusz<\/a><\/strong>). To rozwi\u0105zanie ma przewag\u0119 nad tradycyjn\u0105 ksi\u0105\u017ck\u0105, poniewa\u017c:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>wprowadzenie i edycja wpisu jest prostsza,<\/li><li>filtrowanie danych i ich wyszukiwanie jest szybsze,<\/li><li>spos\u00f3b wy\u015bwietlania danych mo\u017cna \u0142atwo sformatowa\u0107 i dopasowa\u0107 do osoby korzystaj\u0105cej z arkusza,<\/li><li>istnieje mo\u017cliwo\u015b\u0107 wykonania kopii bezpiecze\u0144stwa arkusza,<\/li><li>\u0142atwiej udost\u0119pni\u0107 arkusz kalkulacyjny innym pracownikom ni\u017c papierowy dziennik.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Zestawienie w arkuszu Excel jest r\u00f3wnie\u017c przydatne, gdy chcemy prowadzi\u0107 wysy\u0142k\u0119 seryjn\u0105 i nie wypisywa\u0107 kopert r\u0119cznie.<\/p>\n\n\n\n<p>Oba rozwi\u0105zania mog\u0105 by\u0107 wystarczaj\u0105ce, ale nie s\u0105 efektywne. Dlaczego?<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Poczta przychodz\u0105ca i wychodz\u0105ca w praktyce<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Do firmy ka\u017cdego dnia przychodz\u0105 przesy\u0142ki polecone, zwyk\u0142e, pisma urz\u0119dowe. Akurat tego dnia trafi\u0142y do firmy trzy r\u00f3\u017cne pisma od firmy X. W papierowym dzienniku korespondencji przychodz\u0105cej musimy wpisa\u0107 tego adresata trzy razy. Rejestruj\u0105c pismo przychodz\u0105ce, musimy r\u00f3wnie\u017c pami\u0119ta\u0107 o dodaniu danych, kt\u00f3re p\u00f3\u017aniej pomog\u0105 nam np. w odszukaniu danego pisma. Po pierwsze ka\u017cda przesy\u0142ka musi mie\u0107 nadany numer w rejestrze. Je\u015bli nadawca nada\u0142 sw\u00f3j numer, te\u017c trzeba go odnotowa\u0107. Oczywiste jest, \u017ce wpisujemy dat\u0119 wp\u0142ywu pisma, a tak\u017ce dat\u0119 dokumentu. Data wystawienia pisma jest szczeg\u00f3lnie istotna przy przetargach, czy w pismach urz\u0119dowych, poniewa\u017c odpowied\u017a na te pisma liczona jest od daty dokumentu, a nie daty dor\u0119czenia. Tak wpisany dokument mo\u017cemy uzna\u0107 za zarejestrowany.<\/p>\n\n\n\n<p>Nieco inaczej ma si\u0119 rejestracja w dzienniku poczty wychodz\u0105cej. Wyobra\u017amy sobie, \u017ce wspomnianej firmie X musimy odpisa\u0107 na wszystkie trzy pisma i wys\u0142a\u0107 je oddzielnie. Je\u015bli korzystamy z papierowej ksi\u0105\u017cki poczty wychodz\u0105cej lub ze specjalnego arkusza Excel to musimy trzykrotnie wpisa\u0107 dane adresata oraz kolejno nada\u0107 numery rejestru przesy\u0142ki i wpisa\u0107 dat\u0119 wysy\u0142ki. To jednak nie koniec, bo przecie\u017c t\u0119 przesy\u0142k\u0119 trzeba jeszcze nada\u0107. W tym celu si\u0119gamy po Pocztow\u0105 Ksi\u0105\u017ck\u0119 Nadawcz\u0105 i wype\u0142niamy kolejno rubryki, wpisuj\u0105c adresata przesy\u0142ki, rodzaj przesy\u0142ki, numer nadawczy. A je\u015bli nadajemy list polecony z \u201eR-k\u0105\u201d, to r\u00f3wnie\u017c wklejamy stosowny numer z puli i wype\u0142niamy osobny druk listu poleconego oraz zwrotki. Wszystko to robimy r\u0119cznie, co sprawia, \u017ce proces jest czasoch\u0142onny.<\/p>\n\n\n\n<p>Przyspieszeniem rejestracji poczty do Ksi\u0105\u017cki Pocztowej jest wpisywanie jej do systemu Elektronicznego Nadawcy.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Potwierdzenie odbioru przesy\u0142ki<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Kolejnym wa\u017cnym procesem w rejestracji korespondencji przychodz\u0105cej jest jej przekazanie, czyli dekretacja do w\u0142a\u015bciwej osoby lub dzia\u0142u. A co za tym idzie potwierdzenie odbioru takiej przesy\u0142ki. W papierowej ksi\u0105\u017cce osobi\u015bcie podpisujemy odbi\u00f3r. Pojawia si\u0119 kwestia czytelno\u015bci podpisu, czy przesy\u0142k\u0119 odebra\u0142a osoba, do kt\u00f3rej by\u0142a ona kierowana czy inny pracownik. W przypadku pr\u00f3by weryfikacji podpisu musimy zna\u0107 kilka danych jak np. data wp\u0142ywu pisma, nadawca, aby m\u00f3c odszuka\u0107 informacj\u0119 kto odebra\u0142 pismo.<\/p>\n\n\n\n<p>Z kolei w pliku Excel nie podpiszemy osobi\u015bcie odbioru poczty. Mo\u017cemy jedynie doda\u0107 w kolumnie dat\u0119 odbioru i wpisa\u0107 dane pracownika, kt\u00f3ry odebra\u0142 tak\u0105 poczt\u0119. W przypadku weryfikacji odbieraj\u0105cego przesy\u0142k\u0119 mo\u017cemy przefiltrowa\u0107 odpowiedni\u0105 kolumn\u0119 i sprawdzi\u0107 dane.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Przechowywanie orygina\u0142\u00f3w i udost\u0119pnianie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Przekazanie pracownikom orygina\u0142u pisma jest ryzykowne, bo co je\u015bli dokument zginie? Albo zostanie zniszczony? Mo\u017ce pojawi\u0107 si\u0119 problem z jego odtworzeniem. Na szcz\u0119\u015bcie po erze kserowania dokument\u00f3w, przyszed\u0142 czas na zdigitalizowane kopie wgrywane na dyski sieciowe. Jednak pojawi\u0142a si\u0119 wtedy kwestia bezpiecze\u0144stwa i dost\u0119pu do danych przez pracownik\u00f3w. W zwi\u0105zku powstawa\u0142o coraz wi\u0119cej folder\u00f3w z kolejnymi kopiami dokument\u00f3w, a to w ko\u0144cu zaowocowa\u0142o ba\u0142aganem w plikach. I tym samym brakiem kontroli nad przekazywanymi danymi.<\/p>\n\n\n\n<p>Jak widzimy zarz\u0105dzanie ewidencj\u0105 korespondencji i obiegiem dokument\u00f3w mo\u017ce by\u0107 trudnym zadaniem, zw\u0142aszcza je\u015bli nie dysponuje si\u0119 systemem elektronicznym, a jedynie spisem w papierowym dzienniku oraz w arkuszu Excel. Zobaczymy zatem jak pomaga w tym biznesowy system operacyjny Ready_\u2122.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Ready_\u2122 nie tylko rejestruje, ale i porz\u0105dkuje<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Jak ju\u017c wcze\u015bniej wspominali\u015bmy, jednym z kryterium wyboru elektronicznego dziennika korespondencji oraz systemu obiegu dokument\u00f3w jest organizacja rejestracji korespondencji przychodz\u0105cej i wychodz\u0105cej, oraz obiegu dokument\u00f3w w firmie. Zobaczmy zatem jak dla poszczeg\u00f3lnych kom\u00f3rek w firmie uporz\u0105dkowano proces w systemie:<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\"><div class=\"wp-block-group__inner-container\">\n<figure class=\"wp-block-table is-style-stripes\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\"><\/th><th class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Zakres obowi\u0105zk\u00f3w<\/th><th class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Rozwi\u0105zanie w Ready_\u2122<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Recepcja<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">\u2013 przyjmowanie i rejestracja pism przychodz\u0105cych bez otwierania ich,<br>\u2013 przekazanie pism osobom upowa\u017cnionym w danej firmie\/organizacji do odbioru poczty,<br>\u2013 nie rejestruje korespondencji wychodz\u0105cej,<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">W pakiecie Ready_\u2122 User znajdziemy modu\u0142 Dzienniki, kt\u00f3ry pomo\u017ce w szybkiej rejestracji poczty przychodz\u0105cej wraz z potwierdzeniem jej odbioru. O tym, jak dzia\u0142a dzienniki dla recepcji piszemy w artykule \u2014&nbsp;<a href=\"\/pl\/docs\/samouczki\/rejestracja-korespondencji-na-recepcji\/\">Rejestracja korespondencji na recepcji<\/a>.<\/td><\/tr><tr><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Kancelaria<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">\u2013 prowadzi rejestr poczty przychodz\u0105cej i wychodz\u0105cej,<br>\u2013 przesy\u0142k\u0119 przychodz\u0105c\u0105 rejestruje i przekazuje zgodnie z wytycznymi np. instrukcji kancelaryjnej do odpowiedniej osoby lub departamentu\/dzia\u0142u,<br>\u2013 wpisuje pisma do wys\u0142ania do ksi\u0105\u017cki pocztowej lub wprowadza dane do EKN,<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">O tym, jak przebiega elektroniczna rejestracja poczty, napisali\u015bmy w artykule <a href=\"https:\/\/ready-os.com\/pl\/docs\/samouczki\/korespondencja\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Elektroniczny dziennik korespondencji<\/a>.<br>Dla urz\u0119d\u00f3w i instytucji pa\u0144stwowych przygotowali\u015bmy informacje o pracy z\u00a0<a href=\"https:\/\/ready-os.com\/pl\/ezd\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Ready_\u2122 EZD<\/a>.<\/td><\/tr><tr><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Sekretariat<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">\u2013 ewidencjonuje poczt\u0119 przychodz\u0105c\u0105 i wychodz\u0105c\u0105,<br>\u2013 wprowadza do obiegu dokument\u00f3w pisma,<br>\u2013 nadzoruje proces przygotowania odpowiedzi na pismo i akceptacji tej odpowiedzi,<br>\u2013 przygotowuje korespondencj\u0119 do wysy\u0142ki, uzupe\u0142nia Ksi\u0105\u017ck\u0119 pocztow\u0105 lub wpisuje dane do EKN.<\/td><td class=\"has-text-align-left\" data-align=\"left\">Biznesowy system operacyjny Ready_\u2122 opracowali\u015bmy tak, aby proces obiegu dokument\u00f3w w firmie by\u0142 sprawny, a dost\u0119p do potrzebnych informacji mo\u017cliwie najszybszy. O tym, jak przebiega proces obiegu opisali\u015bmy w artykule&nbsp;<a href=\"\/pl\/docs\/samouczki\/obieg-dokumentow-w-firmie\/\">Obieg dokument\u00f3w w firmie<\/a>.&nbsp;<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Wr\u00f3\u0107my do naszej historii \u2013 do firmy wp\u0142ywaj\u0105 pisma, w tym trzy od firmy X. Uruchamiamy modu\u0142 Dzienniki i\u2026 zamiast r\u0119cznie wpisywa\u0107 dane nadawcy, mo\u017cemy wybiera\u0107 je z listy klient\u00f3w. Je\u015bli nie mamy nadawcy w bazie \u2013 w szybki i prosty spos\u00f3b dodamy go do modu\u0142u Klienci np. zaci\u0105gaj\u0105c dane z bazy GUS. Raz wpisany kontrahent pozostaje w bazie, a wszystkie dokumenty, jakie zarejestrujemy, b\u0119d\u0105 dost\u0119pne w jego teczce, co znacznie u\u0142atwi wyszukiwanie danych z poprzedniej korespondencji np. do pisma z odpowiedzi\u0105. Dokumenty mo\u017cemy te\u017c opatrzy\u0107 komentarzem, doda\u0107 notatki, je\u015bli jest to wymagane. Ustawimy r\u00f3wnie\u017c dat\u0119 odpowiedzi i przypomnienie.<\/p>\n\n\n\n<p>Cyfrowe kopie dokumentu nie musz\u0105 by\u0107 przez nas skanowane ka\u017cdorazowo przy pojedynczej rejestracji. W systemie Ready_\u2122 udost\u0119pniamy r\u00f3wnie\u017c modu\u0142 Kancelaria, kt\u00f3ry umo\u017cliwia masowe skanowanie dokument\u00f3w, a wbudowany silnik OCR systemu Ready_\u2122 potrafi oddzieli\u0107 kolejne dokumenty np. po kodach kreskowych.<\/p>\n\n\n\n<p>A co z potwierdzeniem odbioru? Skorzystamy z dw\u00f3ch funkcji:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>\u201ePrzeka\u017c do: \u201d, kt\u00f3ra wy\u015bwietli si\u0119 u odbieraj\u0105cego jako powiadomienie o przesy\u0142ce,<\/li><li>\u201ePodpis\u201d, gdzie osoba odbieraj\u0105ca potwierdzi odbi\u00f3r pisma, podpisuj\u0105c si\u0119 w wyznaczonym polu.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Podczas zarz\u0105dzania korespondencj\u0105 w firmie musimy te\u017c dba\u0107 o ochron\u0119 danych osobowych. I nie chodzi tu tylko o adres firmy, ale i o to, kto napisa\u0142 pismo, w jakiej sprawie. Dlatego w systemie Ready_\u2122 przy pierwszej konfiguracji tworzymy struktur\u0119 organizacyjn\u0105 firmy, kt\u00f3ra odzwierciedla p\u00f3\u017aniej poziomy uprawienia do danych dokument\u00f3w. Uprawniania nadajemy zar\u00f3wno grupom, jak i konkretnym pracownikom. Dzi\u0119ki temu zawsze wiemy, komu s\u0105 udost\u0119pniane dane dokumenty, kto ma do nich pe\u0142ny wgl\u0105d, a kto ograniczony. Tak unikniemy chaosu, jaki panowa\u0142 na dyskach sieciowych, a dany dokument nie musi by\u0107 dzi\u0119ki temu rozwi\u0105zaniu kopiowany po kilka razy.<\/p>\n\n\n\n<p>I na koniec \u2013 czynno\u015b\u0107, kt\u00f3ra sp\u0119dza sen z powiek przy rejestracji korespondencji wychodz\u0105cej \u2013 Ksi\u0105\u017cka Pocztowa. W systemie Ready_\u2122, przy rejestracji pisma wychodz\u0105cego i dyspozycji do wys\u0142ania, automatycznie wype\u0142nia si\u0119 Pocztowa Ksi\u0105\u017cka Nadawcza, kt\u00f3r\u0105 mo\u017cemy wygenerowa\u0107 i wydrukowa\u0107. A je\u015bli firma korzysta z systemu Elektroniczny Nadawca, to dzi\u0119ki integracji z Ready_\u2122 mo\u017cna od razu wys\u0142a\u0107 plik z systemu do EKN.<\/p>\n\n\n\n<p>Je\u015bli nadal nie wierzysz, \u017ce to wszystko mo\u017cna upro\u015bci\u0107 \u2013 zwr\u00f3\u0107 uwag\u0119 na to ile miejsca po\u015bwi\u0119cam na opis tradycyjnych metod, a jak szybko rozwi\u0105zuje to system Ready_\u2122.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Dzienniki Ready_<\/strong><strong>\u2122<\/strong><strong>&nbsp;\u2013 za<\/strong><strong>dania i zalety<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Elektroniczny dziennik korespondencji jest elementem kultury organizacyjnej firmy. To w\u0142a\u015bnie od tego, jaki wybierzemy program, decyduje komfort pracy recepcji, kancelarii czy sekretariatu.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Zadania dziennika korespondencji<\/h3>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Ewidencja i bezpiecze\u0144stwo korespondencji<\/h4>\n\n\n\n<p>System Ready_\u2122 nie ogranicza si\u0119 do ewidencjonowania poczty, mo\u017ce te\u017c pom\u00f3c w obiegu dokumentacji w firmie. Jednocze\u015bnie elektroniczna ewidencja korespondencji przychodz\u0105cej lub wychodz\u0105cej przyczynia si\u0119 do zwi\u0119kszenia wydajno\u015bci os\u00f3b zajmuj\u0105cych si\u0119 ewidencjonowaniem korespondencji. Jest to mo\u017cliwe dzi\u0119ki automatycznemu adresowaniu kopert, obliczaniu op\u0142at pocztowych b\u0105d\u017a kurierskich, drukowaniu nalepek adresowych oraz innych dokument\u00f3w takich jak ksi\u0105\u017cka pocztowa.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Informacje o dokumencie<\/h4>\n\n\n\n<p>W systemie wszystkie niezb\u0119dne informacje s\u0105 przechowywane w teczce klienta oraz w sprawach, kt\u00f3rych dokumenty dotycz\u0105. W ten spos\u00f3b \u0142atwo mo\u017cna dowiedzie\u0107 si\u0119, czy odpowiedzialny pracownik odebra\u0142 przesy\u0142k\u0119, czy nadano odpowied\u017a na pismo, kiedy zosta\u0142a wys\u0142ana odpowied\u017a i na jaki adres. Jednocze\u015bnie z \u0142atwo\u015bci\u0105 mo\u017cna ograniczy\u0107 lub udzieli\u0107 prawa dost\u0119pu do tych danych.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Dost\u0119p do danych z pozycji dziennika korespondencji<\/h4>\n\n\n\n<p>W przypadku wielofirmowo\u015bci nie trzeba zak\u0142ada\u0107 osobnych kont, dla poszczeg\u00f3lnych sp\u00f3\u0142ek. A w konsekwencji dla ich dziennik\u00f3w. W systemie Ready_\u2122 mo\u017cna stworzy\u0107 jedn\u0105 wsp\u00f3ln\u0105 przestrze\u0144, z kt\u00f3rej b\u0119d\u0105 korzysta\u0142y wszystkie sekretariaty lub je\u015bli w firmie jest sekretariat centralny, to rejestracja korespondencji b\u0119dzie prowadzona z jednego konta do dziennik\u00f3w danej sp\u00f3\u0142ki.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Zalety elektronicznego dziennika korespondencji<\/h3>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Automatyzacja prac<\/h4>\n\n\n\n<p>Rejestruj\u0105c korespondencj\u0119 w papierowych&nbsp; dziennikach, musimy niejednokrotnie wpisywa\u0107 te same dane. To sprawia, \u017ce zdarza si\u0119 pope\u0142ni\u0107 b\u0142\u0105d przy adresie, czy nazwie firmy. W systemie&nbsp;<a href=\"https:\/\/ready-os.com\/pl\/elektroniczny-obieg-dokumentow\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Ready_\u2122 User<\/a>&nbsp; mamy automatyczne uzupe\u0142nianie danych z teczki Klienta. To r\u00f3wnie\u017c skraca czas szukania potrzebnych informacji przez u\u017cytkownika, poniewa\u017c wszystkie dokumenty znajduj\u0105 si\u0119 w teczkach klient\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Szybkie przekazywanie dokument\u00f3w<\/h4>\n\n\n\n<p>W biznesowym systemie operacyjnym Ready_\u2122&nbsp; osoba rejestruj\u0105ca korzysta z funkcji \u201ePrzeka\u017c do: \u201d, dzi\u0119ki czemu osoba, do kt\u00f3rej adresowane jest pismo, otrzyma powiadomienie w strumieniu powiadomie\u0144, a tak\u017ce zobaczy dokument na li\u015bcie w module Dokumenty. Szczeg\u00f3lnie jest to istotne, gdy w firmie wdra\u017camy elektroniczny obieg dokument\u00f3w i wykorzystujemy automatyczne instrukcje dekretacji, czyli przykazania pism.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Szybkie wyszukiwanie informacji<\/h4>\n\n\n\n<p>W tradycyjnych dziennikach korespondencji wyszukanie informacji o konkretnym pi\u015bmie jest czasoch\u0142onne i wymaga posiadania informacji m.in. o dacie wp\u0142ywu pisma, nadawcy. W elektronicznym dzienniku dzi\u0119ki filtrowaniu informacji mo\u017cemy odnale\u017a\u0107 interesuj\u0105ce nas pismo w kilka chwil. Wystarczy, wybra\u0107 opcj\u0119 znajdowania po kodzie kreskowym, danych kontrahenta, dacie b\u0105d\u017a wpisa\u0107 adres. Ponadto wszystkie informacje i pisma zapisywane s\u0105 automatycznie w teczkach klient\u00f3w i sprawach, co jeszcze bardziej przyspiesza odszukanie wa\u017cnych informacji.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Generowanie numer\u00f3w \u201eR-ki\u201d i zwrotek<\/h4>\n\n\n\n<p>Po\u017c\u0105dan\u0105 funkcj\u0105, a zarazem zalet\u0105 dziennika korespondencji w Ready_\u2122 jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 generowania numer\u00f3w \u201eR-k\u201d na listy polecone. Obecnie firmy decyduj\u0105 si\u0119 na umow\u0119 z Poczt\u0105 Polsk\u0105, kt\u00f3ra przyznaje im pul\u0119 numer\u00f3w, kt\u00f3re s\u0105 naklejane na koperty i zwrotki. W systemie, przy generowaniu wydruku koperty oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru mo\u017cemy wygenerowa\u0107 taki numer i go nadrukowa\u0107. Ten numer r\u00f3wnie\u017c b\u0119dzie zapisany w Ksi\u0105\u017cce pocztowej. Takie rozwi\u0105zanie znacznie przyspiesza przygotowanie wysy\u0142ek masowych w du\u017cych firmach, czy instytucjach.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Generowanie pocztowej ksi\u0105\u017cki nadawczej<\/h4>\n\n\n\n<p>Czasoch\u0142onnym procesem jest r\u0119czne wype\u0142nianie Ksi\u0105\u017cki pocztowej przed wys\u0142aniem pism. Tutaj r\u00f3wnie\u017c mog\u0105 zdarzy\u0107 si\u0119 pomy\u0142ki nie tylko w danych firm, ale r\u00f3wnie\u017c co do rodzaju listu, jaki jest wysy\u0142any. W systemie Ready_\u2122 pocztowa ksi\u0105\u017cka nadawcza wype\u0142nia si\u0119 automatycznie, co znacznie skraca czas przygotowania wysy\u0142ki. Przed p\u00f3j\u015bciem na poczt\u0119 wystarczy wygenerowa\u0107 \u201eKsi\u0105\u017ck\u0119 pocztow\u0105 na dzi\u015b\u201d, aby wydrukowa\u0107 blankiet. W przypadku, gdy firma posiada konto w systemie Elektronicznego Nadawcy, istnieje mo\u017cliwo\u015b\u0107 przes\u0142ania danych wysy\u0142ek z systemu Ready_\u2122 do systemu EKN.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>O konfiguracji poszczeg\u00f3lnych rozwi\u0105za\u0144 dla\u00a0<a href=\"\/pl\/docs\/samouczki\/rejestracja-korespondencji-na-recepcji\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">recepcji<\/a>, <a href=\"https:\/\/ready-os.com\/pl\/docs\/samouczki\/korespondencja\/\">kancelarii<\/a>, <a href=\"\/pl\/docs\/samouczki\/obieg-dokumentow-w-firmie\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">sekretariatu<\/a>\u00a0przeczytasz w samouczku.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-layout-1 wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button aligncenter is-style-fill\"><a class=\"wp-block-button__link has-vivid-green-cyan-background-color has-background\" href=\"\/pl\/sklep\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Przetestuj system Ready_\u2122<\/a><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>W dobie cyfryzacji \u0142atwo za\u0142o\u017cy\u0107, \u017ce ka\u017cda firma korzysta lub jest na etapie wdro\u017cenia elektronicznych system\u00f3w korespondencyjnych, jak i system\u00f3w do obiegu dokument\u00f3w. W rozmowach z klientami, kt\u00f3rzy s\u0105 zainteresowani rejestracj\u0105 korespondencji, obiegiem dokument\u00f3w i ich archiwizacj\u0105, dostrzegamy trzy wsp\u00f3lne problemy, jakie pojawiaj\u0105 si\u0119 wraz z my\u015bl\u0105 o cyfryzacji. Pierwszy problem \u2013 Patrzymy na ka\u017cdy [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":14225,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[95],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14219"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=14219"}],"version-history":[{"count":14,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14219\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":14255,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14219\/revisions\/14255"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/14225"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=14219"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=14219"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=14219"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}