{"id":13965,"date":"2023-02-08T11:59:46","date_gmt":"2023-02-08T10:59:46","guid":{"rendered":"https:\/\/ready-os.com\/?p=13965"},"modified":"2023-02-10T10:28:14","modified_gmt":"2023-02-10T09:28:14","slug":"obieg-faktur-na-budowie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/obieg-faktur-na-budowie\/","title":{"rendered":"Obieg faktur na budowie"},"content":{"rendered":"\n

Tego dnia na budowach panowa\u0142 chaos. Najpierw op\u00f3\u017aniona poranna dostawa materia\u0142\u00f3w budowlanych zmieni\u0142a harmonogram prac i roz\u0142adunku, a nast\u0119pnie pielgrzymka lokator\u00f3w do wykupionych gotowych czterech k\u0105t\u00f3w utrudnia\u0142a poruszanie si\u0119 po budowie. Do tego wszystkiego podwykonawcy rozliczali si\u0119 z kierownikami, przekazuj\u0105c im sprawozdania wykonanych prac oraz faktury. W\u015br\u00f3d nich Marek, kt\u00f3ry zgodnie z zawart\u0105 umow\u0105 po sko\u0144czeniu danego etapu budowy instalacji przekazywa\u0142 faktur\u0119 za us\u0142ugi ze szczeg\u00f3\u0142owym rozliczeniem zakupionych materia\u0142\u00f3w oraz protoko\u0142y odbioru.<\/p>\n\n\n\n

Zanim wdro\u017cono system do obiegu faktur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Kierownicy bud\u00f3w \u2013 Andrzej i Bartosz \u2013 z kt\u00f3rymi wsp\u00f3\u0142pracowa\u0142 Marek, sprawdzili i potwierdzili ich przyj\u0119cie. Zar\u00f3wno Andrzej, jak i Bartosz przeprowadzili swoj\u0105 procedur\u0119 obiegu faktur<\/a> i pozosta\u0142ych dokument\u00f3w budowlanych.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n
<\/th>Andrzej \u2014 podej\u015bcie tradycyjne<\/th>Bartosz \u2014 podej\u015bcie nowoczesne <\/th><\/tr><\/thead>
Co zrobili z przekazanymi fakturami?<\/strong><\/td>– skserowa\u0142 i do\u0142\u0105czy\u0142 do innych dokument\u00f3w zwi\u0105zanych z inwestycj\u0105, a nie tylko z umow\u0105 podwykonawcy<\/td>– zrobi\u0142 zdj\u0119cia, by umie\u015bci\u0107 dokumenty w opracowanej przez siebie elektronicznej bazie danych<\/td><\/tr>
Gdzie je przechowywali?<\/strong><\/td>– w segregatorze z ca\u0142\u0105 dokumentacj\u0105 na dany miesi\u0105c, kt\u00f3r\u0105 przekazywa\u0142 do biura raz w miesi\u0105cu<\/td>– w folderze elektronicznym z rozliczeniami podwykonawcy,
– wersje papierowe do przekazania by\u0142y w osobnej teczce z innymi rozliczeniami<\/td><\/tr>
Jak wygl\u0105da\u0142 obieg faktury? <\/strong><\/td>– faktura zosta\u0142a przekazana wraz z innymi dokumentami do sekretariatu,
– sekretariat po wpisaniu faktury do ksi\u0119gi korespondencji przekaza\u0142 faktur\u0119 wraz z innymi dokumentami do opisu w dziale inwestycji,
– dzia\u0142 inwestycji po opisie merytorycznym zwraca\u0142 do sekretariatu dokument, kt\u00f3ry po ponownej rejestracji w ksi\u0119dze trafia\u0142 do ksi\u0119gowo\u015bci<\/td>		– faktura zosta\u0142a wys\u0142ana e-mailem do pracownika dzia\u0142u inwestycji, kt\u00f3ry opisywa\u0142 faktur\u0119 i przesy\u0142a\u0142 do sekretariatu oraz ksi\u0119gowo\u015bci,
– sekretariat drukowa\u0142 opis i faktur\u0119, wprowadza\u0142 do ksi\u0105\u017cki korespondencji i dokument\u00f3w,
– ksi\u0119gowo\u015b\u0107 wprowadza\u0142a faktur\u0119 do systemu ERP, a po otrzymaniu papierowego orygina\u0142u podpina\u0142a do w\u0142a\u015bciwej teczki rozlicze\u0144 w firmie<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Jak wygl\u0105da\u0142 obieg faktur na budowie u obu kierownik\u00f3w?<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Problem z podwykonawc\u0105 zacz\u0105\u0142 si\u0119 kilkana\u015bcie dni p\u00f3\u017aniej. Tego dnia Marek zauwa\u017cy\u0142, \u017ce na koncie nie ma przelewu za wykonanie prac w domkach jednorodzinnych u Andrzeja, ale faktura z inwestycji prowadzonej przez Bartosza zosta\u0142a op\u0142acona.<\/p>\n\n\n\n

Napisa\u0142 do dzia\u0142u inwestycji, dlaczego nie otrzyma\u0142 przelewu za wykonanie pozosta\u0142ych prac. Gdy uzyska\u0142 potwierdzenie, \u017ce przelew powinien wyj\u015b\u0107, postanowi\u0142 poczeka\u0107 jeszcze kilka dni. Jednak te kilka dni zmieni\u0142o si\u0119 w miesi\u0105c, a na budowie Andrzeja zacz\u0119\u0142y si\u0119 op\u00f3\u017anienia. Podwykonawca odmawia\u0142 wykonania dalszych prac, poniewa\u017c nie uzyska\u0142 wyp\u0142aty za poprzedni etap mimo licznych zapewnie\u0144 z dzia\u0142u ksi\u0119gowo\u015bci, \u017ce przelew zosta\u0142 wys\u0142any.    <\/p>\n\n\n\n

Dlaczego do tego dosz\u0142o? W nat\u0142oku papierowej dokumentacji dosz\u0142o do pomy\u0142ki. Uznano, \u017ce protok\u00f3\u0142 od Bartosza, by\u0142 tym, kt\u00f3ry mia\u0142 dostarczy\u0107 Andrzej. A uzyskana odpowied\u017a z dzia\u0142u ksi\u0119gowo\u015bci r\u00f3wnie\u017c sugerowa\u0142a, \u017ce wszystko zosta\u0142o op\u0142acone i nie ma zaleg\u0142o\u015bci wobec podwykonawcy, poniewa\u017c nie przekazano drugiego kompletu dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

Co zatem sta\u0142o si\u0119 z dokumentami, kt\u00f3re powinien dostarczy\u0107 Andrzej? Faktura i protok\u00f3\u0142 zawieruszy\u0142y si\u0119 po\u015br\u00f3d innych dokument\u00f3w budowy.<\/p>\n\n\n\n

Czy historia Marka mog\u0142aby mie\u0107 inny fina\u0142?<\/p>\n\n\n\n

Czas na zmiany! Czas na digitalizacj\u0119 danych<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Wyobra\u017amy sobie zn\u00f3w ten dzie\u0144 \u2013 chaos na budowie, op\u00f3\u017aniona dostawa, o um\u00f3wionych godzinach pojawili si\u0119 lokatorzy, kt\u00f3rzy chcieli zobaczy\u0107 swoje \u201eeM\u201d i do tego rozliczenia z podwykonawcami, w tym z naszym pokrzywdzonym Markiem.<\/p>\n\n\n\n

Pierwsz\u0105 rzecz\u0105, kt\u00f3ra rozwi\u0105za\u0142aby problem chaosu na budowie, by\u0142by kalendarz spotka\u0144<\/a><\/strong> z lokatorami i podwykonawcami. Dzi\u0119ki tak prostej funkcji unikn\u0119liby\u015bmy problemu z komunikacj\u0105 i nat\u0142oku spraw na budowie, kt\u00f3re trzeba opanowa\u0107 w tym samym czasie.<\/p>\n\n\n\n

Drug\u0105 rzecz\u0105 jest elektroniczna rejestracja dokument\u00f3w od podwykonawc\u00f3w<\/strong> i przekazanie ich do odpowiednich os\u00f3b lub dzia\u0142\u00f3w w firmie. Jak wygl\u0105da proces digitalizacji danych i obiegu faktur<\/a> w biznesowym systemie operacyjnym Ready_\u2122?<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n
Pracownik<\/th>Jak wygl\u0105da\u0142 proces obiegu faktury przed wdro\u017ceniem?<\/th>Jak wygl\u0105da proces obiegu faktury po wdro\u017ceniu?<\/th><\/tr><\/thead>
Andrzej<\/td>– wykona\u0142 papierow\u0105 kopi\u0119 dokumentu, kt\u00f3ra przy przekazaniu zgin\u0119\u0142a mi\u0119dzy innymi dokumentami budowy<\/td>– posiadaj\u0105c aplikacj\u0119 mobiln\u0105 systemu Ready_\u2122, m\u00f3g\u0142by otrzyman\u0105 faktur\u0119 sfotografowa\u0107 i wprowadzi\u0107 bezpo\u015brednio do systemu, do\u0142\u0105czy\u0107 do sprawy i wprowadzi\u0107 faktur\u0119 do obiegu<\/td><\/tr>
Bartosz<\/td>– wykona\u0142 zdj\u0119cie dokumentu, kt\u00f3ry przes\u0142a\u0142 e-mailem do biura. Jednak taki dokument nie by\u0142 wprowadzony w system obiegu dokumentacji, a jedynie przekazany dalej. Musia\u0142 dostarczy\u0107 dokument oryginalny do biura<\/td>j.w. <\/td><\/tr>
Pracownik dzia\u0142u inwestycji<\/td>– odbiera wszystkie dokumenty budowy, w tym faktury, protoko\u0142y razem i tylko w formie papierowej, przez co przy du\u017cej ilo\u015bci nie panuje nad ich uporz\u0105dkowaniem <\/td>– dzi\u0119ki pod\u0142\u0105czeniu np. faktury bezpo\u015brednio do sprawy mo\u017ce j\u0105 wprowadzi\u0107 do elektronicznego obiegu faktur w firmie<\/a><\/td><\/tr>
Ksi\u0119gowa<\/td>– otrzymuje tylko papierowe wersje faktur, kt\u00f3re r\u0119cznie wprowadza do systemu ksi\u0119gowego oraz do p\u0142atno\u015bci<\/td>– system elektronicznego obiegu faktur<\/a> pozwala na opisanie faktury i zaksi\u0119gowanie jej, a tak\u017ce przygotowanie do wyp\u0142aty, dzi\u0119ki modu\u0142owi P\u0142atno\u015bci<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Ten sam proces po przej\u015bciu na system Ready_\u2122<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Jak mo\u017cemy zauwa\u017cy\u0107,\u00a0digitalizacja faktur<\/a> nie jest tematem nowym, ale jej wdro\u017cenie przy zastosowaniu systemu do zarz\u0105dzania dokumentacj\u0105 w firmie<\/a> znacznie poprawi przep\u0142yw informacji w przedsi\u0119biorstwie.<\/p>\n\n\n\n

Dzi\u0119ki  ewidencji danych finansowych<\/strong>, system nie tylko wie, \u017ce zapisano w nim faktur\u0119 z okre\u015blonym numerem, ale wie r\u00f3wnie\u017c, od kogo jest ta faktura, do kiedy j\u0105 trzeba zap\u0142aci\u0107, w jakiej kwocie itd. Te wszystkie dane, mog\u0105 by\u0107 udost\u0119pnione pracownikom po to, by mogli oni sprawnie przetworzy\u0107 ka\u017cd\u0105 faktur\u0119, zgodnie z obowi\u0105zuj\u0105cym w firmie sposobem obiegu dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

Digitalizacja faktur nie tylko przy u\u017cyciu skanera<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Wdro\u017cenie biznesowego systemu operacyjnego Ready_\u2122 wraz z aplikacj\u0105 mobiln\u0105<\/a> wprowadza w firmie jedn\u0105 platform\u0119 komunikacyjn\u0105, kt\u00f3ra pomaga w przechowywaniu i przekazywaniu istotnej dokumentacji.<\/p>\n\n\n\n

Mo\u017cliwo\u015b\u0107 skanowania faktury telefonem to przede wszystkim oszcz\u0119dno\u015b\u0107 czasu wynikaj\u0105ca z szybkiego digitalizowania danych oraz efektywno\u015b\u0107 w przekazywaniu ich i usprawnienie procesu elektronicznego obiegu faktur<\/a>. Zalet\u0105 elektronicznego archiwizowania faktur jest r\u00f3wnie\u017c \u0142atwiejszy i szybszy dost\u0119p do wyszukiwanych dokument\u00f3w, na podstawie r\u00f3\u017cnych parametr\u00f3w i zdefiniowanych metadanych.<\/p>\n\n\n\n

I na koniec najwa\u017cniejsze \u2014 zdigitalizowane faktury s\u0105 te\u017c bezpieczniejsze<\/strong>, poniewa\u017c digitalizowanie danych minimalizuje ilo\u015b\u0107 operacji manualnych (statystycznie wyst\u0119puje wi\u0119c mniej b\u0142\u0119d\u00f3w i rozbie\u017cno\u015bci mi\u0119dzy ksi\u0119gami a samym dokumentem) oraz ogranicza ryzyko ewentualnego uszkodzenia i utraty dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

O konfiguracji aplikacji Faktury zakupu oraz aplikacji mobilnej Ready_\u2122 przeczytasz w artykule „Skanowanie faktur telefonem”<\/a>.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

\n
Przetestuj system Ready_\u2122<\/a><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Tego dnia na budowach panowa\u0142 chaos. Najpierw op\u00f3\u017aniona poranna dostawa materia\u0142\u00f3w budowlanych zmieni\u0142a harmonogram prac i roz\u0142adunku, a nast\u0119pnie pielgrzymka lokator\u00f3w do wykupionych gotowych czterech k\u0105t\u00f3w utrudnia\u0142a poruszanie si\u0119 po budowie. Do tego wszystkiego podwykonawcy rozliczali si\u0119 z kierownikami, przekazuj\u0105c im sprawozdania wykonanych prac oraz faktury. W\u015br\u00f3d nich Marek, kt\u00f3ry zgodnie z zawart\u0105 umow\u0105 po […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":13967,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[95],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13965"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=13965"}],"version-history":[{"count":12,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13965\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":13999,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13965\/revisions\/13999"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/13967"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=13965"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=13965"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=13965"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}