{"id":3827,"date":"2020-05-23T17:12:10","date_gmt":"2020-05-23T15:12:10","guid":{"rendered":"https:\/\/ready-os.com\/?post_type=docs&p=3827"},"modified":"2022-09-06T12:32:42","modified_gmt":"2022-09-06T10:32:42","slug":"intranet-proces-zatwierdzenie-i-akceptacji","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/docs\/intranet\/intranet-proces-zatwierdzenie-i-akceptacji\/","title":{"rendered":"Proces zatwierdzenie i akceptacji dokumentu"},"content":{"rendered":"

Pracownik tworzy w systemie Ready_\u2122 dokument, kt\u00f3rego tre\u015b\u0107 ma zosta\u0107 zatwierdzona i uzyska\u0107 akceptacj\u0119 kierownictwa przed jego publikacj\u0105 w Intranecie. Dla dokumentu uruchamiana jest procedura, kt\u00f3ra przejmuje kontrol\u0119 nad przebiegiem dokumentu oraz automatyzuje czynno\u015bci wykonywane w systemie.<\/p>\n

Procedura sk\u0142ada si\u0119 z czterech etap\u00f3w oraz czynno\u015bci automatycznych wykonywanych w okre\u015blonych \u015bcie\u017ckach<\/p>\n

    \n
  1. PRZYGOTOWANIE \u2013 utworzenie dokumentu i wybranie osoby zatwierdzaj\u0105cej merytorycznie jego tre\u015b\u0107 oraz zespo\u0142u akceptant\u00f3w (os\u00f3b, bez kt\u00f3rych aprobaty \/ podpisu dokument nie mo\u017cna uzna\u0107 za obowi\u0105zuj\u0105cy.<\/li>\n
  2. ZATWIERDZENIE \u2013 podpisanie \/ parafowanie dokumentu przez kierownika kom\u00f3rki merytorycznego (przygotowuj\u0105cego, odpowiedzialnego za merytoryczn\u0105 tre\u015b\u0107 dokumentu)<\/li>\n
  3. AKCEPTACJA \u2013 aprobata \/ podpisanie tre\u015bci dokumentu przez osoby wskazane na etapie PRZYGOTOWANIE. Etap ten b\u0119dzie wykonywany tyle razy, ile wybrano os\u00f3b maj\u0105cych zaakceptowa\u0107 dokument . Je\u017celi dla dokumentu nie wybrano os\u00f3b akceptuj\u0105cych, etap ten jest pomijany.<\/li>\n
  4. PUBLIKACJA – w zale\u017cno\u015bci od ustawionych parametr\u00f3w na 1 etapie publikacja mo\u017ce zosta\u0107 wykonana automatycznie (etap zostanie pomini\u0119ty).<\/li>\n<\/ol>\n

    Dla ka\u017cdego etapu przewidziany zosta\u0142 mechanizm podj\u0119cia decyzji pozytywnej lub negatywnej.<\/p>\n

    Podj\u0119cie decyzji pozytywnej. Powoduje przej\u015bcie do nast\u0119pnego etapu, a w przypadku ostatniego (trzeciego) etapu zako\u0144czenia procedury.<\/p>\n

    Podj\u0119cie decyzji negatywnej powoduje wycofanie procedury do etapu 1, a w przypadku etapu 1, anulowanie zako\u0144czenie procedury.<\/p>\n

    Wszystkie kroki tej procedury b\u0119d\u0105 zapisane w Historii dokumentu i s\u0105 prezentowane w metryce dokumentu.<\/p>\n

    Od chwili przekazania dokumentu do zatwierdzenia, tre\u015b\u0107 dokumentu nie mo\u017ce by\u0107 zmieniana. Mo\u017cna tylko edytowa\u0107 metryk\u0119.<\/p>\n

    Po opublikowaniu dokumentu metryka r\u00f3wnie\u017c jest blokowana. Zmiana rozdzielnika jest realizowana poprzez proces Publikacji dokumentu uruchomiany poza procedur\u0105. Ponowna publikacja dokumentu wysy\u0142a mailowo informacj\u0119 o tym dokumencie, do wszystkich os\u00f3b, kt\u00f3re jeszcze nie potwierdzi\u0142y jego przyj\u0119cie, w szczeg\u00f3lno\u015bci do os\u00f3b, kt\u00f3re zosta\u0142y dodane do rozdzielnika.<\/p>\n

    Je\u017celi zajdzie konieczno\u015b\u0107 zmiany tre\u015bci uruchamiany jest proces: Aktualizacja tre\u015bci dokumentu. W ramach tego procesu jest wywo\u0142ana funkcja NOWE WYDANIE, kt\u00f3ra tworzy nowy dokument b\u0119d\u0105cy kopi\u0105 dokumentu \u017ar\u00f3d\u0142owego. Dla nowego dokumentu r\u00f3wnie\u017c uruchamiana jest procedura zatwierdzania i akceptacji.<\/p>\n

    Dla etap\u00f3w 2. ZATWIERDZENIE, 3. AKCEPTACJA ustawiono mo\u017cliwo\u015b\u0107 potwierdzenia poprzez aplikacj\u0119 mobiln\u0105. Funkcjonalno\u015b\u0107 jest aktywna, gdy u\u017cytkownik dla kt\u00f3rego przewidziano wykonanie danego etapu ma zainstalowan\u0105 na urz\u0105dzeniu mobilnym aplikacj\u0119 Read_ oraz zarejestrowa\u0142 urz\u0105dzenie w systemie.<\/p>\n

    Schemat procedury<\/h2>\n

    \"\"<\/p>\n

    Opis procedury<\/h2>\n

    1. Przygotowanie dokumentu<\/h3>\n

    Pracownik odpowiedzialny za przygotowanie tre\u015bci dokumentu, tworzy nowy dokument wewn\u0119trznym, (opisuje dokument, dodaje za\u0142\u0105czniki). Po zapisania dokumentu, uruchamiana jest procedura na etapie PRZYGOTOWANIE. Z prawej strony formularza dokumentu wy\u015bwietlany jest panel procedury, kt\u00f3ry zawiera dodatkowe parametry:<\/p>\n

      \n
    • Zatwierdzaj\u0105cy \u2013 parametr obowi\u0105zkowy, nale\u017cy wybra\u0107 pracownika merytorycznie zatwierdzaj\u0105cego tre\u015b\u0107 dokumentu<\/li>\n
    • Akceptuj\u0105cy \u2013 parametr fakultatywny, mo\u017cna wskaza\u0107 osoby akceptuj\u0105ce dokument, bez kt\u00f3rych zgodny \/ podpisu dokument nie ma charakteru formalnego, obowi\u0105zuj\u0105cego.<\/li>\n
    • opcja: Opublikuj automatycznie po zatwierdzeniu \/ akceptacji dokumentu – domy\u015blnie opcja jest zaznaczona i etap 4 PUBLIKACJA pomini\u0119te, a czynno\u015bci publikacji zostanie wykonana automatycznie.<\/li>\n<\/ul>\n

      \"\"<\/p>\n

      Decyzja D-1<\/strong><\/h4>\n

      Aby zako\u0144czy\u0107 etap nale\u017cy podj\u0105\u0107 decyzj\u0119 (wybra\u0107 \u015bcie\u017ck\u0119 procedury), czy dokument ma by\u0107 przekazany do zatwierdzenie, czy procedura ma zako\u0144czy\u0107 dzia\u0142anie.<\/p>\n

      Warunek W-1<\/strong><\/h4>\n

      Sprawdzenie, czy:<\/p>\n

        \n
      • dokument posiada za\u0142\u0105cznik (plik)<\/li>\n<\/ul>\n

        Je\u017celi  warunek nie jest spe\u0142niony, w\u00f3wczas procedura jest zatrzymana (zawraca do etapu 1).<\/p>\n

        1.1 Przeka\u017c do zatwierdzenia<\/h4>\n

        Czynno\u015b\u0107 automatyczna, wykonuj\u0105ca operacje:<\/p>\n

          \n
        • Zmiana statusu dokumentu na PRZEKAZANY DO ZATWIERDZENIA<\/li>\n
        • Przekazanie dokumentu na stanowisko osoby wybranej jako Zatwierdzaj\u0105cy.<\/li>\n<\/ul>\n

          Od tego momentu nie ma mo\u017cliwo\u015bci zmiany dokumentu \u2013 dodania za\u0142\u0105cznik\u00f3w itp. Mo\u017cna tylko aktualizowa\u0107 jego metryk\u0119 np. rozdzielnik.<\/p>\n

          2. Zatwierdzenie dokumentu<\/h3>\n

          Osoba wyznaczona do zatwierdzenia dokumentu otrzymuje wiadomo\u015b\u0107 email, zawieraj\u0105c\u0105 za\u0142\u0105czniki dokumentu oraz przyciski ZATWIERDZAM, ODRZU\u0106.<\/p>\n

          \"\"<\/p>\n

          Alternatywnie na urz\u0105dzeniu mobilnym otrzymuje powiadomienie o nowym dokumencie oczekuj\u0105cym na akceptacj\u0119. W aplikacji mobilnej w module Worklow wy\u015bwietlane s\u0105 przyciski ZATWIERDZAM, ODRZU\u0106 oraz za\u0142\u0105czniki dokumentu.<\/p>\n

          Decyzja D-2:<\/strong><\/h4>\n

          Aby zako\u0144czy\u0107 etap nale\u017cy podj\u0105\u0107 decyzj\u0119, czy dokument ma zosta\u0107 zatwierdzony (przej\u015bcie do czynno\u015bci 2.2 Zatwierdzenie dokumentu) , czy odrzucony (przej\u015bcie do czynno\u015bci 2.1 Odrzucenie dokumentu).<\/p>\n

          2.1 Odrzucenie dokumentu<\/h4>\n

          Czynno\u015b\u0107 automatyczna, wykonuj\u0105ca operacje<\/p>\n

            \n
          1. Zmiana statusu dokumentu na ODRZUCONY.<\/li>\n
          2. Powiadomienie osoby uruchamiaj\u0105cej etap PRZYGOTOWANIE o odrzuceniu dokumentu<\/li>\n<\/ol>\n

            Po zako\u0144czenia czynno\u015bci nast\u0119puje przej\u015bcie do etapu 1. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTU. Status dokumentu ODRZUCONY umo\u017cliwia jego edycj\u0119.<\/p>\n

            2.2 Zatwierdzenie dokumentu<\/h4>\n

            Czynno\u015b\u0107 automatyczna, wykonuj\u0105ca operacje:<\/p>\n

              \n
            • Zmiana statusu dokumentu na ZATWIERDZONY<\/li>\n
            • Dodanie potwierdzenie przyj\u0119cia dokumentu.<\/li>\n
            • Wys\u0142anie wiadomo\u015bci email do osoby przygotowuj\u0105cej dokument z informacj\u0105 o jego zatwierdzeniu.<\/li>\n<\/ul>\n

              Po zako\u0144czeniu czynno\u015bci nast\u0119puje sprawdzenie warunku W-2.<\/p>\n

              Warunek W-2<\/strong><\/h4>\n

              Sprawdzenie, czy wybrano osoby akceptuj\u0105ce dokument? Je\u017celi wybrano cho\u0107 jedn\u0105 osob\u0119 nast\u0119puje automatyczne przej\u015bcie do etapu 3 AKCEPTACJA. W przeciwnym wypadku procedura przechodzi do czynno\u015bci Zako\u0144czenie procedury (dokument nie jest publikowany automatycznie).<\/p>\n

              Po zako\u0144czeniu procedury (w przypadku gdy nie wybrano akceptuj\u0105cego) dokument mo\u017ce zosta\u0107 opublikowany \u201er\u0119cznie\u201d.<\/p>\n

              3. AKCEPTACJA<\/h3>\n

              Osoby wybrane jako akceptuj\u0105cy otrzymuj\u0105 wiadomo\u015b\u0107 email zawieraj\u0105c\u0105 za\u0142\u0105czniki dokumentu oraz przyciski AKCEPTUJ\u0118, ODRZU\u0106.<\/p>\n

              Alternatywnie na urz\u0105dzeniu mobilnym otrzymuj\u0105 powiadomienie o nowym dokumencie oczekuj\u0105cym na akceptacj\u0119. W aplikacji mobilnej w module Worklow wy\u015bwietlane s\u0105 przyciski AKCEPTUJ\u0118, ODRZU\u0106 oraz za\u0142\u0105czniki dokumentu.<\/p>\n

              Decyzja D-3<\/strong><\/h4>\n

              Aby zako\u0144czy\u0107 etap nale\u017cy podj\u0105\u0107 decyzj\u0119 D-3, czy dokument ma zosta\u0107 zaakceptowany (przej\u015bcie do czynno\u015bci 3.1 Akceptacja dokumentu), czy ma zosta\u0107 odrzucony (przej\u015bcie do czynno\u015bci: 2.1 Odrzucenie dokumentu).<\/p>\n

              3.1 Akceptacja dokumentu<\/h4>\n

              Czynno\u015b\u0107 automatyczna wykonuj\u0105ca operacje:<\/p>\n

                \n
              • Zmiana statusu dokumentu na ZAAKCEPTOWANY<\/li>\n
              • Usuni\u0119cie osoby z listy os\u00f3b maj\u0105cych zaakceptowa\u0107 dokument<\/li>\n
              • Dodanie potwierdzenie przyj\u0119cia dokumentu.<\/li>\n
              • Wys\u0142anie wiadomo\u015bci email do osoby przygotowuj\u0105cej dokument z informacj\u0105 o jego zaakceptowaniu.<\/li>\n<\/ul>\n

                Po zako\u0144czeniu czynno\u015bci nast\u0119puje przej\u015bcie do warunku W-3<\/p>\n

                Warunek W-3<\/strong><\/h4>\n

                Sprawdzenie, czy lista os\u00f3b maj\u0105cych zaakceptowa\u0107 dokument jest pusta (czy wszystkie wyznaczone osoby zaakceptowa\u0142y dokumenty). Je\u017celi tak, to nast\u0119puje przej\u015bcie do warunku W-4. W przeciwnym przypadku, procedura jest zawraca do etapu 3 (dokument oczekuje na akceptacj\u0119 pozosta\u0142ych os\u00f3b).<\/p>\n

                Warunek W-4<\/h4>\n

                Sprawdzenie, czy w parametrach dla 1 etapu zaznaczono opcj\u0119 Opublikuj automatycznie po zatwierdzeniu \/ akceptacji dokumentu. Je\u017celi tak, to nast\u0119puje przej\u015bcie do czynno\u015bci automatycznej 4.1 Publikacja dokumentu. Je\u017celi nie, procedura jest kierowana do etapu 4 PUBLIKACJA.<\/p>\n

                4. PUBLIKACJA<\/h3>\n

                Decyzja D-4<\/h4>\n

                Aby zako\u0144czy\u0107 etap nale\u017cy podj\u0105\u0107 decyzj\u0119, czy dokument ma zosta\u0107 opublikowany (przej\u015bcie do czynno\u015bci 4.1 Publikacja dokumentu), czy zako\u0144czy\u0107 procedur\u0119 bez publikacji.<\/p>\n

                Warunek W-5<\/h4>\n

                Sprawdzenie, czy dla dokumentu zosta\u0142 okre\u015blony rozdzielnik (grupy, pracownicy kt\u00f3rym dokument ma by\u0107 udost\u0119pniony \/ rozes\u0142any). Je\u017celi tak, to nast\u0119puje przej\u015bcie do czynno\u015bci automatycznej 4.1 Publikacja dokumentu. Je\u017celi nie, procedura jest kierowana do etapu 4 PUBLIKACJA.<\/p>\n

                4.1 Publikacja dokumentu<\/h4>\n

                Czynno\u015b\u0107 automatyczna wykonuj\u0105ca operacj\u0119:<\/p>\n

                  \n
                • Publikacja dokumentu w Intranecie (zablokowanie edycji metryki dokumentu, zmiana statusu dokumentu na OBOWI\u0104ZUJ\u0104CY, rozes\u0142anie powiadomie\u0144 do os\u00f3b z rozdzielnika, kt\u00f3re jeszcze nie potwierdzi\u0142y przyj\u0119cie dokumentu).<\/li>\n
                • Wys\u0142anie wiadomo\u015bci email do osoby przygotowuj\u0105cej dokument z informacj\u0105 o jego publikacji.<\/li>\n<\/ul>\n

                  Zako\u0144czenie procedury<\/h3>\n

                  Czynno\u015b\u0107 ta ko\u0144czy procedur\u0119.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                  Pracownik tworzy w systemie Ready_\u2122 dokument, kt\u00f3rego tre\u015b\u0107 ma zosta\u0107 zatwierdzona i uzyska\u0107 akceptacj\u0119 kierownictwa przed jego publikacj\u0105 w Intranecie. Dla dokumentu uruchamiana jest procedura, kt\u00f3ra przejmuje kontrol\u0119 nad przebiegiem dokumentu oraz automatyzuje czynno\u015bci wykonywane w systemie. Procedura sk\u0142ada si\u0119 z czterech etap\u00f3w oraz czynno\u015bci automatycznych wykonywanych w okre\u015blonych \u015bcie\u017ckach PRZYGOTOWANIE \u2013 utworzenie dokumentu i […]<\/p>\n","protected":false},"author":15,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":[],"doc_category":[108],"doc_tag":[],"knowledge_base":[140],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/3827"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs"}],"about":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/docs"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/15"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3827"}],"version-history":[{"count":8,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/3827\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":9470,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/3827\/revisions\/9470"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3827"}],"wp:term":[{"taxonomy":"doc_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/doc_category?post=3827"},{"taxonomy":"doc_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/doc_tag?post=3827"},{"taxonomy":"knowledge_base","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/knowledge_base?post=3827"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}