{"id":14472,"date":"2023-05-31T12:55:58","date_gmt":"2023-05-31T10:55:58","guid":{"rendered":"https:\/\/ready-os.com\/?post_type=docs&p=14472"},"modified":"2023-05-31T12:58:34","modified_gmt":"2023-05-31T10:58:34","slug":"wprowadzenie-faktury-zakupu","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/docs\/faktury\/wprowadzenie-faktury-zakupu\/","title":{"rendered":"Wprowadzenie"},"content":{"rendered":"\n

W ka\u017cdej organizacji na pewnym etapie pracy pojawiaj\u0105 si\u0119 faktury za zakupione materia\u0142y lub elementy wyposa\u017cenia. Rol\u0105 ksi\u0119gowo\u015bci jest zapanowanie nad fakturami zakupowymi. Jednak aby by\u0142o to mo\u017cliwe, wcze\u015bniej jest niezb\u0119dne ich opisanie, przydzielenie do odpowiednich miejsc powstawania koszt\u00f3w i szereg innych dzia\u0142a\u0144, kt\u00f3re zajmuj\u0105 czas i zasoby.<\/p>\n\n\n\n

System Ready_TM<\/sup> zosta\u0142 wyposa\u017cony w modu\u0142 o nazwie Faktury zakupu<\/strong>, kt\u00f3ry usprawnia ca\u0142y proces od pojawienia si\u0119 faktury zakupowej, a\u017c do jej zaksi\u0119gowania w odpowiedni spos\u00f3b. Dodatkowo ca\u0142y proces jest powi\u0105zany z innymi modu\u0142ami systemu. Oznacza to, \u017ce w prosty spos\u00f3b mo\u017cna obs\u0142u\u017cy\u0107 na przyk\u0142ad faktur\u0119, kt\u00f3ra dotar\u0142a do organizacji drog\u0105 mailow\u0105.<\/p>\n\n\n\n

Najwa\u017cniejsze funkcjonalno\u015bci oferowane przez modu\u0142 Faktury zakupu<\/strong> to:<\/p>\n\n\n\n

  1. Workflow:<\/strong>
    1. wyb\u00f3r procedury zale\u017cny od typu dokumentu ksi\u0119gowego, jednostki rozliczeniowej firmy (sp\u00f3\u0142ki), formy p\u0142atno\u015bci, kwoty, kontrahenta;<\/li>
    2. skr\u00f3cony proces obiegu dla sta\u0142ych faktur poprzez zdefiniowanie dedykowanej \u015bcie\u017cki;<\/li>
    3. mo\u017cliwo\u015b\u0107 ustawiania status\u00f3w spo\u015br\u00f3d dost\u0119pnych: Rejestracja, Weryfikacja Formalna, Opis faktury, W akceptacji, Do wyja\u015bnienia, Zwr\u00f3cona, W ksi\u0119gowo\u015bci, Akceptacja p\u0142atno\u015bci, Niezaakceptowana, G\u0142\u00f3wny ksi\u0119gowy, Akceptacja zarz\u0105du, Zwr\u00f3cona do kontrahenta, Zatwierdzenie do uj\u0119cia w ksi\u0119gach, Logistyka, Weryfikacja controllingu, Zako\u0144czono, Anulowana;<\/li>
    4. automatyczne ustawianie status\u00f3w dla faktury na ka\u017cdym etapie obiegu;<\/li>
    5. mo\u017cliwo\u015b\u0107 komentowania dokumentu;<\/li>
    6. pobieranie listy wprowadzonych faktur w XLS. W tym miejscu warto podkre\u015bli\u0107, \u017ce system Ready_TM<\/sup>  posiada specjalne narz\u0119dzia, kt\u00f3re pozwalaj\u0105 na eksport do u\u017cywanych system\u00f3w ksi\u0119gowych;<\/li>
    7. wydruk historii dekretacji faktury i podgl\u0105d historii dokumentu wraz z histori\u0105 zmiany p\u00f3l na szczeg\u00f3\u0142ach faktury;<\/li><\/ol><\/li>
    8. Wprowadzanie OCR:<\/strong>
      1. wprowadzanie faktur z e-maila lub plik\u00f3w PDF do OCR;<\/li>
      2. automatyczna rejestracja faktury w dziennikach faktur przychodz\u0105cych i nadawanie indywidualnego konfigurowalnego wewn\u0119trznego numeru dziennikowego;<\/li>
      3. mo\u017cliwo\u015b\u0107 rejestracji r\u0119cznej w dzienniku faktur przychodz\u0105cych;<\/li>
      4. numeracja faktur indywidualna dla ka\u017cdej sp\u00f3\u0142ki;<\/li>
      5. rejestracja za pomoc\u0105 kod\u00f3w kreskowych;<\/li>
      6. automatyczny lub r\u0119czny wyb\u00f3r \u015bcie\u017cki obiegu;<\/li>
      7. faktura powtarzalna automatycznie rozpisze faktur\u0119 kosztowo;<\/li><\/ol><\/li>
      8. Wyb\u00f3r osoby merytorycznej:<\/strong>
        1. mo\u017cliwo\u015b\u0107 wyboru wielu os\u00f3b opisuj\u0105cych faktur\u0119;<\/li>
        2. \u0142\u0105czenie wybranych os\u00f3b z jednego dzia\u0142u do jednego etapu (wystarczy, \u017ce jedna osoba pobierze dokument do opisu, wtedy pozosta\u0142e nie musz\u0105 ju\u017c go wykonywa\u0107);<\/li>
        3. koszty mog\u0105 by\u0107 rozpisane niezale\u017cnie i r\u00f3wnocze\u015bnie przez wiele os\u00f3b z r\u00f3\u017cnych dzia\u0142\u00f3w;<\/li>
        4. listy dystrybucyjne \u2013 sta\u0142e listy os\u00f3b, do kt\u00f3rych mo\u017cna wys\u0142a\u0107 faktury, na przyk\u0142ad Dzia\u0142 Marketingu, Kierownicy, Logistyka;<\/li><\/ol><\/li>
        5. Opis kosztowy merytoryczny:<\/strong>
          1. koszty mog\u0105 by\u0107 rozpisane niezale\u017cnie przez wiele os\u00f3b z r\u00f3\u017cnych dzia\u0142\u00f3w;<\/li>
          2. opisanie faktury z wykorzystaniem wbudowanych s\u0142ownik\u00f3w \u2013 Projekt, MPK, RK i pi\u0119ciu dodatkowych analityk;<\/li>
          3. mo\u017cliwo\u015b\u0107 ograniczenia dla u\u017cytkownika widoczno\u015bci listy kont analitycznych, co wp\u0142ywa na zmniejszenie ilo\u015bci b\u0142\u0119d\u00f3w przy uzupe\u0142nianiu koszt\u00f3w;<\/li>
          4. weryfikacja rozpisania w 100% koszt\u00f3w;<\/li>
          5. weryfikacja wype\u0142nienia wymaganych analityk na koszcie;<\/li>
          6. import koszt\u00f3w z szablonu XLS;<\/li>
          7. import koszt\u00f3w z za\u0142\u0105cznik\u00f3w XLS do faktur paliwowych dla szablon\u00f3w Orlen, BP i Flotex;<\/li>
          8. wzorce kosztowe procentowe lub kwotowe rozpisuj\u0105ce ca\u0142\u0105 faktur\u0119 lub wybran\u0105 pozycj\u0119 kosztow\u0105 indywidualne lub dost\u0119pne dla wszystkich pracownik\u00f3w;<\/li>
          9. powiadomienie w\u0142a\u015bciciela MPK o dodaniu kosztu na jego MPK przez osoby z innego dzia\u0142u;<\/li><\/ol><\/li>
          10. Akceptacja faktury:<\/strong>
            1. wielostopniowa automatyczna mapa akceptacji wybieraj\u0105ca osob\u0119 lub osoby na podstawie:
              1. Wysoko\u015bci kosztu;<\/li>
              2. MPK;<\/li>
              3. RK;<\/li>
              4. numeru projektu;<\/li>
              5. dodatkowej analityki;<\/li>
              6. osoby opisuj\u0105cej koszt;<\/li>
              7. kontrahenta;<\/li><\/ol><\/li>
              8. mo\u017cliwo\u015b\u0107 przypisania mapy akceptacji do zdefiniowanej \u015bcie\u017cki (na przyk\u0142ad inna mapa akceptacji dla faktur got\u00f3wkowych, a inna dla przelewowych);<\/li>
              9. odrzucenie kosztu powoduje przekazanie faktury do osoby opisuj\u0105cej dany koszt;<\/li>
              10. koszty zaakceptowane nie podlegaj\u0105 podw\u00f3jnej akceptacji, je\u015bli po odrzuceniu nie by\u0142y zmieniane;<\/li>
              11. dedykowana plakietka dla os\u00f3b akceptuj\u0105cych umo\u017cliwiaj\u0105ca szybkie zapoznanie si\u0119 z faktur\u0105 i jej akceptacj\u0119 bez jej otwierania;<\/li>
              12. grupowanie faktur do akceptacji i mo\u017cliwo\u015bci akceptacji zbiorczej, na przyk\u0142ad dla wybranego pracownika opisuj\u0105cego koszt czy rodzaju kosztu;<\/li>
              13. akceptacja z aplikacji mobilnej;<\/li><\/ol><\/li>
              14. Ksi\u0119gowo\u015b\u0107:<\/strong>
                1. pe\u0142ne uprawnienia i przegl\u0105d faktur na ka\u017cdym etapie obiegu dokumentu;<\/li>
                2. mo\u017cliwo\u015b\u0107 przekazania faktury b\u0142\u0119dnie opisanej do wybranej osoby opisuj\u0105cej;<\/li>
                3. mo\u017cliwo\u015b\u0107 przekazania faktury do wybranego akceptanta;<\/li>
                4. automatyczne sprawdzenie, czy podatnik jest czynnym p\u0142atnikiem VAT;<\/li>
                5. automatyczne lub r\u0119czne sprawdzenie konta bankowego z bia\u0142\u0105 list\u0105;<\/li>
                6. dla os\u00f3b z Ksi\u0119gowo\u015bci rejestruj\u0105cych faktur\u0119 mo\u017cliwo\u015b\u0107 pomini\u0119cia etap\u00f3w opisu merytorycznego i akceptacji, na przyk\u0142ad w przypadku faktur za energi\u0119 czy sta\u0142ych op\u0142at;<\/li>
                7. mo\u017cliwo\u015b\u0107 w\u0142\u0105czenia pobierania faktury do realizacji przez jedn\u0105 osob\u0119 z Ksi\u0119gowo\u015bci;<\/li><\/ol><\/li>
                8. Uprawnienia do faktur:<\/strong>
                  1. dost\u0119p do faktur, w kt\u00f3rych procesie brano udzia\u0142;<\/li>
                  2. prze\u0142o\u017cony ma dost\u0119p do faktur swoich podw\u0142adnych. Dok\u0142adniej m\u00f3wi\u0105c, mo\u017ce je wyszuka\u0107 w systemie, ale nie widzi ich w module Faktury zakupu<\/strong>. Mo\u017cna to zmieni\u0107, przypinaj\u0105c grup\u0119 do dzia\u0142u w ramach struktury organizacyjnej;<\/li>
                  3. mo\u017cliwo\u015b\u0107 przydzielania uprawnienia do podgl\u0105du faktury dla dzia\u0142u pracownika, kt\u00f3ry opisywa\u0142 lub akceptowa\u0142 faktur\u0119;<\/li>
                  4. ograniczenie dost\u0119pu do faktur (na przyk\u0142ad B2B) do osoby wprowadzaj\u0105cej, akceptuj\u0105cej i ksi\u0119guj\u0105cej, tzw. faktury poufne;<\/li>
                  5. mo\u017cliwo\u015b\u0107 przypisania grupy maj\u0105cej dost\u0119p do wszystkich faktur danej \u015bcie\u017cki;<\/li>
                  6. mo\u017cliwo\u015b\u0107 przypisania grupy maj\u0105cej dost\u0119p do wszystkich faktur danej jednostki rozliczeniowej;<\/li><\/ol><\/li>
                  7. Wysy\u0142anie powiadomie\u0144 dot. Faktur<\/strong>
                    1. ustawianie powiadomienia na e-mail o ka\u017cdej fakturze do akceptacji;<\/li>
                    2. powiadomienie na aplikacji mobilnej o fakturze do akceptacji;<\/li>
                    3. mo\u017cliwo\u015b\u0107 w\u0142\u0105czenia zbiorczego e-maila do pracownika o nieopisanych fakturach;<\/li>
                    4. mo\u017cliwo\u015b\u0107 w\u0142\u0105czenia zbiorczego e-maila do pracownika o przeterminowanych fakturach;<\/li><\/ol><\/li>
                    5. Proformy<\/strong>
                      1. rozpoznanie niepowi\u0105zanych faktur Proform z fakturami zakupu;<\/li>
                      2. lista powi\u0105zanych i niepowi\u0105zanych faktur Proform;<\/li><\/ol><\/li>
                      3. Powi\u0105zania<\/strong>
                        1. do\u0142\u0105czenie do faktury wniosku zakupowego i akceptacja faktury, je\u015bli kwota wniosku jest przekroczona przez akceptanta wniosku;<\/li>
                        2. powi\u0105zanie faktury z umow\u0105;<\/li>
                        3. powi\u0105zanie z delegacj\u0105 jako faktur\u0119 stanowi\u0105c\u0105 cz\u0119\u015b\u0107 delegacji lub powi\u0105zanie w celach okre\u015blenia ca\u0142kowitego kosztu delegacji;<\/li>
                        4. powi\u0105zanie z innymi dokumentami lub spraw\u0105;<\/li>
                        5. p\u0142atno\u015bci.<\/li><\/ol><\/li><\/ol>\n\n\n\n

                          <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                          W ka\u017cdej organizacji na pewnym etapie pracy pojawiaj\u0105 si\u0119 faktury za zakupione materia\u0142y lub elementy wyposa\u017cenia. Rol\u0105 ksi\u0119gowo\u015bci jest zapanowanie nad fakturami zakupowymi. Jednak aby by\u0142o to mo\u017cliwe, wcze\u015bniej jest niezb\u0119dne ich opisanie, przydzielenie do odpowiednich miejsc powstawania koszt\u00f3w i szereg innych dzia\u0142a\u0144, kt\u00f3re zajmuj\u0105 czas i zasoby. System Ready_TM zosta\u0142 wyposa\u017cony w modu\u0142 o […]<\/p>\n","protected":false},"author":27,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":[],"doc_category":[100],"doc_tag":[],"knowledge_base":[137],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/14472"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs"}],"about":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/docs"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/27"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=14472"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/14472\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":14475,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/14472\/revisions\/14475"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=14472"}],"wp:term":[{"taxonomy":"doc_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/doc_category?post=14472"},{"taxonomy":"doc_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/doc_tag?post=14472"},{"taxonomy":"knowledge_base","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/knowledge_base?post=14472"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}