{"id":14213,"date":"2023-03-30T12:50:28","date_gmt":"2023-03-30T10:50:28","guid":{"rendered":"https:\/\/ready-os.com\/?post_type=docs&#038;p=14213"},"modified":"2023-03-30T15:49:33","modified_gmt":"2023-03-30T13:49:33","slug":"rejestracja-korespondencji-na-recepcji","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/docs\/samouczki\/rejestracja-korespondencji-na-recepcji\/","title":{"rendered":"Rejestracja korespondencji na recepcji"},"content":{"rendered":"\n<ul><li><a href=\"#1\">Jak skonfigurowa\u0107 dziennik korespondencji przychodz\u0105cej dla recepcji?<\/a><\/li><li><a href=\"#2\">Jak wygl\u0105da rejestracja korespondencji przychodz\u0105cej w systemie Ready_\u2122?<\/a><\/li><li><a href=\"#3\">Co jeszcze pomo\u017ce recepcjoni\u015bcie w pracy?<\/a><ul><li><a href=\"#4\">Wczytywanie danych z kartoteki klienta<\/a><\/li><li><a href=\"#5\">Szablon email z powiadomieniem o czekaj\u0105cej korespondencji<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>W artykule blogowym \u201e<a href=\"\/pl\/zamien-papierowy-dziennik-na-elektroniczny-dziennik-korespondencji\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Zamie\u0144 papierowy dziennik na elektroniczny<\/a>\u201d przedstawili\u015bmy kilka opcji wdro\u017ce\u0144 w zale\u017cno\u015bci od organizacji ewidencji pism i wprowadzania ich do obiegu. Jedn\u0105 z takich opcji jest wdro\u017cenie ewidencji korespondencji przychodz\u0105cej na recepcjach.<\/p>\n\n\n\n<p>W poni\u017cszym samouczku zobaczysz, jak \u0142atwo skonfigurowa\u0107 elektroniczny dziennik korespondencji dla recepcji.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"1\">Jak skonfigurowa\u0107 dziennik korespondencji przychodz\u0105cej dla recepcji?<\/h2>\n\n\n\n<p>W&nbsp;<a href=\"https:\/\/ready-os.com\/pl\/docs\/pierwsze-kroki-kb\/kreator-szybkiego-uruchomienia\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">kreatorze szybkiego uruchomienia<\/a>&nbsp;automatycznie skonfigurowa\u0142e\u015b\/a\u015b struktur\u0119 organizacyjn\u0105 firmy, w kt\u00f3rej doda\u0142e\u015b\/a\u015b recepcj\u0119 jako nowy dzia\u0142y. Modu\u0142y: Dzienniki, Klienci i Poczta pozwol\u0105 na rejestracj\u0119 korespondencji i komunikacj\u0119 z ich odbiorcami.<\/p>\n\n\n\n<p>Przy pierwszym uruchomieniu modu\u0142u Dzienniki zauwa\u017cysz, \u017ce system skonfigurowa\u0142 cztery podstawowe. Aby doda\u0107 dla jednej lub kilku recepcji osobny Dziennik poczty przychodz\u0105cej, wejd\u017a w&nbsp;<strong>Ustawienia Aplikacji<\/strong>&nbsp;i w zak\u0142adce&nbsp;<strong>Korespondencja<\/strong>&nbsp;dodaj nowe dzienniki. Du\u017cym u\u0142atwieniem rozpoznania nowych dziennik\u00f3w b\u0119dzie nazwanie ich wed\u0142ug poni\u017cszego schematu: &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\"><p><\/p><cite>Dziennik korespondencji przychodz\u0105cej recepcja X\u201d, kt\u00f3ry jest podrz\u0119dny wobec \u201eDzienniki\u201d.<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n<p>Aby ka\u017cda z recepcji nie mia\u0142a podgl\u0105du do innych dziennik\u00f3w, ni\u017c ten, do kt\u00f3rego zosta\u0142a przypisana nale\u017cy nada\u0107 im odpowiednie uprawnienia. W tym celu skorzystamy z kartoteki u\u017cytkownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<p>Kliknij&nbsp;<strong>Centrum<\/strong>, czyli trzy pionowe kropki. Wybierz&nbsp;<strong>Pracownicy<\/strong>, a nast\u0119pnie&nbsp;<strong>Konta u\u017cytkownik\u00f3w<\/strong>. Zobaczysz list\u0119 u\u017cytkownik\u00f3w systemu. Wybierz pracownika recepcji, kt\u00f3remu nadasz uprawnienia. W panelu edycji konta u\u017cytkownika przejd\u017a do zak\u0142adki&nbsp;<strong>Prawa do systemu<\/strong>, a nast\u0119pnie wybierz z listy&nbsp;<strong>Dzienniki<\/strong>. Na li\u015bcie dziennik\u00f3w wybierz ten, do kt\u00f3rego nadajesz uprawnienia i zaznacz je zielonym plusem. Pozosta\u0142e dzienniki zaznacz czerwonym minusem. Teraz pracownicy mog\u0105 zobaczy\u0107 zawarto\u015b\u0107 tylko wybranego elektronicznego dziennika korespondencji.<\/p>\n\n\n\n<p>W module Poczta masz domy\u015blnie mo\u017cliwo\u015b\u0107 konfiguracji jednego konta poczty email. Je\u015bli ka\u017cda recepcja ma osobnego emaila musisz skonfigurowa\u0107 kolejne korzystaj\u0105c z rozszerzenia Groupware. Aby zakupi\u0107 to rozszerzenie, skorzystaj z&nbsp;<strong>App Store<\/strong>. Proces zakupu om\u00f3wili\u015bmy w osobnym&nbsp;<a href=\"https:\/\/ready-os.com\/pl\/docs\/system\/zakladka-zamowienie\/#h-zamawianie-pakietow\">artykule<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Aby doda\u0107 nowe konto pocztowe, kliknij modu\u0142 Poczta, a nast\u0119pnie&nbsp;<strong>Konfiguracja<\/strong>&nbsp;i&nbsp;<strong>Dodaj<\/strong>. W nowym oknie wpisz adres email i has\u0142o. Nowe konto pojawi si\u0119 na li\u015bcie.<\/p>\n\n\n\n<p>Gotowe! Recepcjonista mo\u017ce rejestrowa\u0107 poczt\u0119 przychodz\u0105c\u0105 i wysy\u0142a\u0107 powiadomienia o przesy\u0142kach.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"2\">Jak wygl\u0105da rejestracja korespondencji przychodz\u0105cej w Ready_\u2122?<\/h2>\n\n\n\n<p>Aby zarejestrowa\u0107 otrzyman\u0105 poczt\u0119, otw\u00f3rz modu\u0142 Dzienniki i wybierz sw\u00f3j dziennik poczty przychodz\u0105cej np. <a href=\"https:\/\/edokumenty.eu\/rozwiazania\/dziennik-korespondencji\/\">Dziennik korespondencji przychodz\u0105cej<\/a> recepcja X.\u00a0W g\u00f3rnym menu kliknij\u00a0<strong>Korespondencja<\/strong>\u00a0(niebieski dokument), a nast\u0119pnie uzupe\u0142nij dane przesy\u0142ki, w tym dodaj, jaka to przesy\u0142ka np. polecony za potwierdzeniem z s\u0105du.<\/p>\n\n\n\n<p>W rubryce&nbsp;<strong>Nadawca<\/strong>&nbsp;nie musisz ju\u017c wpisywa\u0107 nazwy firmy odbieraj\u0105cej przesy\u0142k\u0119, wystarczy, \u017ce wyszukasz na li\u015bcie klient\u00f3w. Je\u015bli danego odbiorcy nie ma na li\u015bcie, mo\u017cesz go szybko doda\u0107. Opisali\u015bmy to w zak\u0142adce \u201e<a href=\"#3\">Co jeszcze pomo\u017ce recepcjoni\u015bcie w pracy?<\/a>\u201d. Po zatwierdzeniu rejestracji dokument pojawi si\u0119 na li\u015bcie Dziennika.<\/p>\n\n\n\n<p>Gdy zarejestrujesz przesy\u0142k\u0119 kliknij niebieski dokument na li\u015bcie Dziennika. Nast\u0119pnie wybierz&nbsp;<strong>Menu&nbsp;<\/strong>(hamburger) i kliknij&nbsp;<strong>Wy\u015blij poczt\u0105 elektroniczn\u0105<\/strong>. Pojaw si\u0119 okno email. Wpisz adres email odbiorcy i wy\u015blij mu powiadomienie o oczekuj\u0105cej przesy\u0142ce. Kiedy adresat przesy\u0142ki przyjdzie odebra\u0107 poczt\u0119 ponownie uruchomisz modu\u0142 Dzienniki, na li\u015bcie przesy\u0142ek kliknij kolumn\u0119&nbsp;<strong>Nadawca<\/strong>. Dzi\u0119ki temu z \u0142atwo\u015bci\u0105 znajdziesz wszystkie pisma z danego dnia do potwierdzenia.<\/p>\n\n\n\n<p>Je\u015bli przesy\u0142ka wymaga pokwitowania odbioru, wystarczy, \u017ce w kolumnie&nbsp;<strong>Podpis<\/strong>&nbsp;klikniesz symbol zielonego plusa, by uruchomi\u0107 modu\u0142 podpisu. Odr\u0119czny podpis adresata poczty zostaje wgrany do systemu.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"3\">Co jeszcze pomo\u017ce recepcjoni\u015bcie w pracy?<\/h2>\n\n\n\n<p>Funkcjami, kt\u00f3re znacz\u0105co poprawi\u0105 wydajno\u015b\u0107 recepcji s\u0105:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"4\">Wczytywanie danych z kartoteki klienta<\/h3>\n\n\n\n<p>Wpisuj\u0105c dane odbiorc\u00f3w do papierowej ksi\u0105\u017cki korespondencji nieraz zdarzy\u0142o Ci si\u0119 pope\u0142ni\u0107 b\u0142\u0105d. Czasem te\u017c korespondencj\u0119 odbiera\u0142 kto\u015b inny ni\u017c wskazane osoby, wi\u0119c i t\u0119 poprawk\u0119 musia\u0142e\u015b nanie\u015b\u0107. Inn\u0105 wad\u0105 papierowego systemu jest wpisywanie tych samych danych przy ka\u017cdej rejestracji.<\/p>\n\n\n\n<p>W systemie Ready_\u2122 przy pierwszej konfiguracji zostaje automatycznie zainstalowany modu\u0142 Klienci, kt\u00f3ry pozwala na dodawanie danych klient\u00f3w \u2013 odbiorc\u00f3w przesy\u0142ek, a tak\u017ce przechowanie ich dokumentacji.<\/p>\n\n\n\n<p>Aby doda\u0107 nowego klienta, otw\u00f3rz modu\u0142 Klienci i kliknij&nbsp;<strong>Nowy<\/strong>&nbsp;(zielony plus). Pojawi si\u0119 okno, w kt\u00f3rym mo\u017cesz:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>uzupe\u0142ni\u0107 dane r\u0119cznie,<\/li><li>pobra\u0107 dane o kliencie z bazy GUS.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Po uzupe\u0142nieniu danych kliknij&nbsp;<strong>Dodaj<\/strong>, aby nowo utworzona kartoteka Klienta pojawi\u0142a si\u0119 na li\u015bcie. Od teraz rejestruj\u0105c dokumenty tego klienta, mo\u017cesz wyszuka\u0107 go w bazie zamiast wpisywa\u0107 r\u0119cznie.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"5\">Szablon email z powiadomieniem o czekaj\u0105cej korespondencji<\/h3>\n\n\n\n<p>Je\u015bli obawiasz si\u0119, \u017ce ka\u017cdorazowo pracownicy recepcji b\u0119d\u0105 musieli uk\u0142ada\u0107 emaila z informacj\u0105 o dost\u0119pno\u015bci przesy\u0142ki na recepcji, to i na to mamy rad\u0119. W systemie Ready_\u2122 mo\u017cesz ustawi\u0107 szablony wiadomo\u015bci email. &nbsp;Dok\u0142adn\u0105 instrukcj\u0119 dodawania szablonu emaila opisali\u015bmy w artykule \u201e<a href=\"https:\/\/ready-os.com\/pl\/docs\/system\/dodatkowe-funkcjonalnosci\/#7\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Szablony wiadomo\u015bci email<\/a>\u201d.<\/p>\n\n\n\n<p>Po wgraniu swojego szablonu z wiadomo\u015bci\u0105 np.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\"><p><\/p><cite>Informujemy, \u017ce otrzymali Pa\u0144stwo przesy\u0142k\u0119. Prosimy o zg\u0142oszenie si\u0119 na recepcj\u0119,<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n<p>mo\u017cesz przy dodawaniu kont pocztowych ustawi\u0107 ten szablon jako domy\u015blny. Od tej pory recepcjoni\u015bci po zarejestrowaniu przesy\u0142ki, b\u0119d\u0105 wysy\u0142a\u0107 powiadomienia z tre\u015bci\u0105 ustawion\u0105 w szablonie.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Jak skonfigurowa\u0107 dziennik korespondencji przychodz\u0105cej dla recepcji? Jak wygl\u0105da rejestracja korespondencji przychodz\u0105cej w systemie Ready_\u2122? Co jeszcze pomo\u017ce recepcjoni\u015bcie w pracy? Wczytywanie danych z kartoteki klienta Szablon email z powiadomieniem o czekaj\u0105cej korespondencji W artykule blogowym \u201eZamie\u0144 papierowy dziennik na elektroniczny\u201d przedstawili\u015bmy kilka opcji wdro\u017ce\u0144 w zale\u017cno\u015bci od organizacji ewidencji pism i wprowadzania ich do [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":[],"doc_category":[213],"doc_tag":[],"knowledge_base":[212],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/14213"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs"}],"about":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/docs"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=14213"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/14213\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":14251,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/14213\/revisions\/14251"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=14213"}],"wp:term":[{"taxonomy":"doc_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/doc_category?post=14213"},{"taxonomy":"doc_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/doc_tag?post=14213"},{"taxonomy":"knowledge_base","embeddable":true,"href":"https:\/\/www2.ready-os.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/knowledge_base?post=14213"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}